Chuyển trụ sở công ty khác quận: hồ sơ và thời gian xử lý

Trong quá trình hoạt động, nhiều doanh nghiệp gặp nhu cầu chuyển trụ sở công ty để mở rộng kinh doanh, gần khách hàng, hay tối ưu chi phí vận hành. Việc chuyển trụ sở không chỉ ảnh hưởng đến thủ tục hành chính mà còn liên quan đến mã số thuế, hợp đồng và các giấy phép khác. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết hồ sơ, thủ tục và thời gian xử lý khi chuyển trụ sở công ty khác quận, đồng thời phân biệt một số lưu ý pháp lý quan trọng.

>>> Xem thêm: Văn phòng công chứng hướng dẫn thủ tục công chứng ủy quyền nhà đất đúng luật hiện hành

⚖️ Căn cứ pháp lý

Việc chuyển trụ sở công ty được điều chỉnh bởi các văn bản sau:

Luật Doanh nghiệp 2020 – Điều 30, 31.
Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.
Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn mẫu hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt hành chính khi vi phạm nghĩa vụ kê khai thông tin doanh nghiệp.

📌 Khi nào cần chuyển trụ sở công ty

Doanh nghiệp cần chuyển trụ sở công ty khi:

Thay đổi địa điểm hoạt động kinh doanh trong cùng tỉnh/thành phố nhưng khác quận/huyện.
Công ty mở rộng quy mô và cần trụ sở rộng hơn hoặc thuận tiện giao dịch.
Điều chỉnh địa chỉ trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để hợp pháp hóa hoạt động kinh doanh.

💡 Lưu ý: Nếu chuyển trụ sở trong cùng quận, hồ sơ đơn giản hơn; nếu khác tỉnh/thành phố, cần thực hiện thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và thay đổi mã số thuế.

>>> Xem thêm: Nhiều hộ gia đình lựa chọn dịch vụ sổ đỏ để được hướng dẫn hồ sơ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đúng luật

📝 Hồ sơ chuyển trụ sở công ty khác quận

Theo Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ gồm:

📑 1. Thông báo thay đổi đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu Phụ lục II, Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
📑 2. Quyết định của Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị về việc chuyển trụ sở.
📑 3. Giấy tờ pháp lý của người đại diện nộp hồ sơ (CMND/CCCD/hộ chiếu).
📑 4. Giấy ủy quyền (nếu nộp qua đại diện).
📑 5. Bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc hợp đồng thuê trụ sở mới.

💻 Trình tự thực hiện chuyển trụ sở công ty

📍 Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ hợp lệ

Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ và kiểm tra thông tin chính xác.

📍 Bước 2: Nộp hồ sơ

Trực tiếp: tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT nơi trụ sở mới.
Trực tuyến: qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

Xem thêm: Công chứng giấy ủy quyền nhận tiền – Toàn bộ quy trình 2025

⏳ Bước 3: Thời gian xử lý

Trong cùng quận/huyện: thường mất 1 – 3 ngày làm việc.
Khác quận/huyện cùng tỉnh: 3 – 5 ngày làm việc.
Khác tỉnh/thành phố: 5 – 7 ngày làm việc, có thể lâu hơn nếu hồ sơ cần chỉnh sửa.

📍 Bước 4: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới

Sau khi hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với địa chỉ trụ sở mới.

>>> Xem thêm: Khi lập công chứng di chúc cần xác nhận năng lực hành vi dân sự của người lập

⚠️ Lưu ý quan trọng khi chuyển trụ sở công ty

Phải thông báo trong 10 ngày kể từ ngày chuyển (Điều 31 Luật Doanh nghiệp 2020).
Cập nhật địa chỉ mới trên hóa đơn, hợp đồng, con dấu, tài khoản ngân hàng.
Nếu chuyển trụ sở khác tỉnh, cần cập nhật mã số thuế và cơ quan thuế quản lý.
Treo bảng hiệu công ty đúng địa chỉ mới theo quy định Luật Quảng cáo 2012.

💡 Ví dụ minh họa:
Công ty TNHH ABC tại Quận 3, TP.HCM muốn chuyển sang Quận 7 để gần cảng giao nhận. Công ty nộp hồ sơ chuyển trụ sở, kèm hợp đồng thuê văn phòng mới. Trong 3 ngày làm việc, Sở KH&ĐT cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với địa chỉ trụ sở mới. Sau đó, công ty cập nhật hóa đơn điện tử, con dấu và thông báo cho đối tác.

📊 So sánh thủ tục chuyển trụ sở cùng quận và khác quận

Tiêu chí	Cùng quận/huyện	Khác quận/huyện cùng tỉnh	Khác tỉnh/thành phố
Hồ sơ	Thông báo + quyết định	Thêm hợp đồng thuê/trụ sở mới	Thêm thủ tục điều chỉnh mã số thuế
Thời gian	1 – 3 ngày	3 – 5 ngày	5 – 7 ngày hoặc hơn
Thay đổi mã số thuế	❌ Không cần	✅ Cần nếu thay đổi chi cục thuế quản lý	✅ Bắt buộc
Thay đổi con dấu	Có thể	Có thể	Có thể
Lưu ý	Cập nhật hợp đồng, hóa đơn	Cập nhật hợp đồng, hóa đơn, ngân hàng	Cập nhật toàn bộ hồ sơ thuế, hợp đồng, hóa đơn, ngân hàng

✅ Kết luận

Việc chuyển trụ sở công ty giúp doanh nghiệp thuận lợi trong giao dịch, tối ưu vận hành và phát triển kinh doanh. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy định pháp luật, hồ sơ đầy đủ và thời gian xử lý để tránh bị xử phạt hành chính.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Xem thêm: Danh sách văn phòng công chứng tại quận Long Biên

Các bài viết liên quan:

>>> Phí công chứng thỏa thuận di sản: Bảng giá cập nhật mới nhất

>>> Hiệu lực công chứng hợp đồng mua bán tài sản đấu giá

>>> Người dân cần hiểu rõ quy trình thủ tục công chứng để chuẩn bị hồ sơ hợp lệ

>>> Công chứng thừa kế là bước cần thiết để nhận quyền sử dụng tài sản sau khi người thân qua đời

>>> Khi lập di chúc bạn nên đến văn phòng công chứng Hà Nội để đảm bảo giá trị pháp lý của văn bản

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.