Công chứng giấy tờ bản sao photo – khi nào được, khi nào không?
Công chứng giấy tờ bản sao là nhu cầu phổ biến của người dân trong các thủ tục hành chính, từ xin việc, đi học, vay vốn đến làm hồ sơ pháp lý. Tuy nhiên, không phải trường hợp nào cũng có thể công chứng từ bản sao photo. Vậy pháp luật quy định ra sao? Khi nào được, khi nào không được công chứng từ bản sao? Bài viết sau sẽ giúp bạn hiểu rõ.
>>>Xem thêm: Bạn đã biết hết về quyền lợi khi làm công chứng giấy tờ chưa?
1. Căn cứ pháp lý về công chứng bản sao
1.1. Quy định pháp luật hiện hành về công chứng giấy tờ bản sao
Việc công chứng bản sao từ bản chính được quy định tại:
Điều 77 Luật Công chứng 2014
Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính
Theo khoản 1 Điều 77 Luật Công chứng 2014:
“Công chứng viên được chứng thực bản sao đúng với bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận.”
Điều này có nghĩa là chỉ bản chính hợp lệ mới có thể được dùng để sao y, chứng thực.
Người dân có thể yêu cầu công chứng bản sao khi xuất trình được bản chính giấy tờ hợp pháp, không rách nát, không tẩy xóa.
Ví dụ minh họa: Chị Ngọc đem theo bằng tốt nghiệp đại học bản chính đến Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ để sao y làm hồ sơ xin việc. Công chứng viên kiểm tra tính hợp lệ của bản chính và thực hiện chứng thực đúng quy định.
2.2. Khi bản sao photo rõ nét, đối chiếu được
Bản photo cần đầy đủ nội dung, không bị mờ, cắt xén và có thể đối chiếu được với bản chính.
2.3. Khi giấy tờ không thuộc danh mục cấm sao y
Các giấy tờ được công chứng bản sao phải là những giấy tờ không thuộc danh mục bí mật nhà nước, không bị cấm lưu hành, cấm sao chụp theo quy định pháp luật.
3.1. Khi không xuất trình được bản chính không được công chứng giấy tờ bản sao
Cơ quan công chứng không được phép chứng thực bản sao từ bản sao hoặc từ ảnh chụp, bản scan.
Ví dụ thực tế: Anh Dũng chỉ đem bản photo sổ hộ khẩu (bản sao chụp từ điện thoại) đến công chứng, không có bản chính. Công chứng viên từ chối tiếp nhận vì không thể đối chiếu xác thực tính hợp pháp.
3.2. Khi giấy tờ có dấu hiệu giả mạo công không được công chứng giấy tờ bản sao
Nếu công chứng viên nghi ngờ giấy tờ bị sửa chữa, giả mạo, mâu thuẫn thông tin, họ có quyền từ chối công chứng và lập biên bản ghi nhận.
3.3. Khi giấy tờ thuộc diện bí mật hoặc bị cấm sao y không được công chứng giấy tờ bản sao
Một số loại giấy tờ thuộc danh mục tài liệu mật hoặc bị hạn chế công khai sẽ không được chứng thực bản sao, như tài liệu nội bộ của cơ quan, chứng nhận liên quan đến quốc phòng, an ninh.
4. Thủ tục công chứng bản sao đúng quy định
4.1. Hồ sơ cần chuẩn bị công chứng giấy tờ bản sao
Bản chính giấy tờ cần công chứng
Bản photo tương ứng (có thể photo tại chỗ)
CMND/CCCD của người yêu cầu
4.2. Quy trình công chứng công chứng giấy tờ bản sao
Nộp hồ sơ tại văn phòng công chứng hoặc UBND cấp xã
Công chứng viên kiểm tra, đối chiếu nội dung giữa bản chính và bản photo
Nếu hợp lệ, tiến hành chứng thực và đóng dấu, ghi ngày tháng
Trả kết quả và thu phí chứng thực theo quy định
>>>Xem thêm: Công chứng giấy tờ từ xa – Giải pháp hoàn hảo cho người bận rộn!
5. Lưu ý để tránh bị từ chối công chứng bản sao
Luôn mang theo bản chính khi đi công chứng bản sao
Kiểm tra bản photo rõ nét, đầy đủ thông tin
Không dùng bản scan hoặc bản chụp màn hình thay thế
Tránh sử dụng giấy tờ có dấu hiệu mờ, nhàu, tẩy xóa
>>>Xem thêm: Bạn có đang hiểu đúng vai trò củavăn phòng công chứng trong giao dịch dân sự?
Kết luận
Công chứng bản sao chỉ được thực hiện khi có bản chính hợp lệ để đối chiếu. Người dân cần nắm rõ điều kiện và chuẩn bị đúng giấy tờ để không mất thời gian, tránh bị từ chối.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
