Công chứng giấy tờ bị mờ, rách có được chấp nhận không?
Công chứng giấy tờ bị hỏng như mờ chữ, rách góc, phai màu… là một tình huống khá phổ biến trong thực tiễn. Người dân khi mang giấy tờ không còn nguyên vẹn đi công chứng thường băn khoăn: Liệu tổ chức công chứng có chấp nhận không? Có cần làm lại giấy tờ không? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định pháp luật, điều kiện công chứng và cách xử lý phù hợp khi giấy tờ bị hỏng.
>>>Xem thêm: Làm thế nào để không bị từ chối khi làm công chứng giấy tờ?
1. Căn cứ pháp lý về công chứng giấy tờ
1.1. Luật điều chỉnh
Luật Công chứng 2014, đặc biệt các quy định tại Điều 2, Điều 40, Điều 41
Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 về chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và hợp đồng, giao dịch.
1.2. Điều kiện để giấy tờ được công chứng
Theo Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản chính giấy tờ được dùng làm căn cứ để chứng thực bản sao phải đầy đủ, rõ ràng, không bị sửa chữa, tẩy xóa và không có dấu hiệu giả mạo.
Như vậy, nếu giấy tờ bị rách, mờ, bong tróc hoặc mất góc mà ảnh hưởng đến việc xác minh nội dung, nguồn gốc hoặc độ xác thực thì có thể bị từ chối công chứng, chứng thực.
2. Trường hợp nào được công chứng giấy tờ bị hỏng?
2.1. Giấy tờ bị hỏng nhẹ, không ảnh hưởng nội dung
Nếu giấy tờ bị mờ, rách nhẹ nhưng vẫn đọc rõ thông tin chủ yếu (tên, số, địa chỉ, nội dung pháp lý…) và không có dấu hiệu bị sửa chữa thì vẫn có thể được chấp nhận công chứng.
Ví dụ thực tế: Anh Hưng mang theo sổ hộ khẩu cũ đã sờn gáy để công chứng hợp đồng thuê nhà. Dù gáy sổ bị bong nhẹ nhưng các trang còn đầy đủ, thông tin rõ ràng. Văn phòng công chứng chấp nhận công chứng, sau khi đối chiếu cẩn thận bản chính và bản sao.
2.2. Giấy tờ quan trọng nhưng còn bản gốc gắn chip điện tử
Một số giấy tờ như căn cước công dân (CCCD) gắn chip, dù bị trầy nhẹ hoặc phai chữ nhưng nội dung vẫn thể hiện rõ trên hệ thống quản lý dữ liệu quốc gia, thì công chứng viên có thể sử dụng bản sao điện tử để đối chiếu, nếu phù hợp quy định kỹ thuật.
Ví dụ thực tế: Chị Lan cầm theo sổ đỏ bị ướt, dính mực nhoè không còn đọc rõ thửa đất, diện tích. Công chứng viên từ chối thực hiện công chứng hợp đồng tặng cho vì không đảm bảo tính xác thực.
3.2. Giấy tờ có dấu hiệu giả mạo
Bản gốc có dấu hiệu bị in lại, làm giả dấu mộc, tem chống giả hoặc nội dung không khớp với cơ sở dữ liệu thì công chứng viên sẽ từ chối và lập biên bản ghi nhận sự việc.
4.1. Xin cấp lại hoặc cấp đổi giấy tờ công chứng giấy tờ bị hỏng
Trong hầu hết các trường hợp, người dân nên xin cấp lại bản chính hoặc bản trích lục mới từ cơ quan có thẩm quyền nếu giấy tờ đã hư hỏng nghiêm trọng.
Ví dụ minh họa: Ông Minh cần công chứng Giấy khai sinh để làm hồ sơ đi nước ngoài, nhưng giấy bị rách và phai màu. Ông đến UBND nơi đăng ký khai sinh xin trích lục khai sinh mới để sử dụng trong thủ tục công chứng.
4.2. Chuẩn bị bản sao điện tử (nếu có) công chứng giấy tờ bị hỏng
Một số cơ quan đã cấp bản sao điện tử qua Cổng dịch vụ công. Bạn có thể yêu cầu công chứng viên truy xuất thông tin nếu phù hợp quy định kỹ thuật và được chấp nhận trong trường hợp bản giấy bị mờ nhẹ.
Bảo quản giấy tờ quan trọng bằng cách ép plastic hoặc lưu bản scan
Nên sao y nhiều bản công chứng khi giấy tờ còn mới để dùng dần
Trước khi đi công chứng, hãy kiểm tra tình trạng giấy tờ. Nếu có nghi vấn, nên hỏi trước tổ chức công chứng
Không tự ý sửa chữa, viết thêm, dán giấy lên bản chính
>>>Xem thêm: Tại sao ngày càng nhiều người lựa chọn dịch vụ công chứng tại nhà? Bí mật được tiết lộ!
Kết luận
Công chứng giấy tờ bị hỏng là vấn đề nhạy cảm, đòi hỏi sự thận trọng từ cả người dân và công chứng viên. Để tránh bị từ chối công chứng, người dân nên kiểm tra kỹ tình trạng giấy tờ trước khi mang đi công chứng, đồng thời nên chủ động xin cấp lại nếu cần thiết. Trong mọi trường hợp, việc công chứng chỉ được thực hiện khi giấy tờ đáp ứng các điều kiện pháp lý về tính nguyên vẹn, chính xác và hợp pháp.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
