Công chứng ngoài trụ sở dưới góc nhìn của cơ quan quản lý nhà nước
Trong bối cảnh nhu cầu công chứng ngày càng đa dạng, hoạt động công chứng ngoài trụ sở đã trở thành một giải pháp linh hoạt, đáp ứng kịp thời yêu cầu của người dân trong nhiều trường hợp đặc biệt. Tuy nhiên, chính sự “linh hoạt” này cũng đặt ra không ít thách thức cho công tác quản lý nhà nước về công chứng. Dưới góc nhìn của cơ quan quản lý, công chứng ngoài trụ sở không chỉ là vấn đề nghiệp vụ mà còn liên quan trực tiếp đến kỷ cương pháp luật, phòng ngừa rủi ro và bảo vệ lợi ích công cộng. Việc nhận diện đúng vai trò, trách nhiệm quản lý nhà nước đối với hoạt động này là điều cần thiết để bảo đảm tính minh bạch và an toàn pháp lý.
1. Công chứng ngoài trụ sở trong hệ thống quản lý nhà nước về công chứng
Công chứng ngoài trụ sở là một hình thức thực hiện hoạt động công chứng được pháp luật cho phép trong những trường hợp nhất định, nhằm bảo đảm quyền tiếp cận dịch vụ công chứng của người dân. Theo quy định của Luật Công chứng hiện hành, hoạt động này vẫn thuộc phạm vi quản lý thống nhất của Nhà nước, do Bộ Tư pháp và Sở Tư pháp các địa phương thực hiện.
Dưới góc độ quản lý nhà nước, công chứng ngoài trụ sở không phải là hoạt động “ngoại lệ” tách rời, mà là một bộ phận cấu thành của hoạt động công chứng nói chung. Vì vậy, mọi nguyên tắc, chuẩn mực nghề nghiệp và trách nhiệm pháp lý của công chứng viên vẫn phải được bảo đảm đầy đủ như khi công chứng tại trụ sở.
2. Cơ sở pháp lý cho việc quản lý công chứng ngoài trụ sở
Hoạt động quản lý nhà nước đối với công chứng ngoài trụ sở được xây dựng trên các căn cứ pháp lý rõ ràng. Luật Công chứng quy định nguyên tắc chung rằng việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở, trừ các trường hợp đặc biệt được phép thực hiện ngoài trụ sở theo yêu cầu chính đáng của người dân.
Bên cạnh đó, các văn bản hướng dẫn thi hành và quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực công chứng đã tạo ra khung pháp lý để cơ quan quản lý kiểm soát hoạt động này. Những quy định như “việc công chứng ngoài trụ sở phải có lý do chính đáng, phù hợp với quy định pháp luật và được ghi nhận đầy đủ trong hồ sơ công chứng” là căn cứ quan trọng để đánh giá tính hợp pháp của từng trường hợp cụ thể.
3. Mục tiêu quản lý nhà nước đối với công chứng ngoài trụ sở
Từ góc nhìn của cơ quan quản lý nhà nước, việc quản lý công chứng ngoài trụ sở hướng tới ba mục tiêu cốt lõi.
Thứ nhất, bảo đảm tính tuân thủ pháp luật, tránh việc lợi dụng hình thức công chứng ngoài trụ sở để hợp thức hóa các giao dịch trái pháp luật hoặc có dấu hiệu ép buộc, lừa dối.
Thứ hai, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên tham gia giao dịch, đặc biệt là những đối tượng dễ bị tổn thương như người cao tuổi, người bệnh, người đang bị hạn chế khả năng đi lại.
Thứ ba, giữ gìn uy tín và chuẩn mực của nghề công chứng, tránh tình trạng buông lỏng quản lý, làm suy giảm niềm tin xã hội đối với hoạt động công chứng.
4. Vai trò của Sở Tư pháp trong quản lý công chứng ngoài trụ sở
Ở cấp địa phương, Sở Tư pháp là cơ quan trực tiếp thực hiện chức năng quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng ngoài trụ sở. Vai trò này thể hiện thông qua nhiều hoạt động cụ thể.
Sở Tư pháp thực hiện việc thanh tra, kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất đối với tổ chức hành nghề công chứng, trong đó đặc biệt chú trọng đến các hồ sơ công chứng ngoài trụ sở. Việc kiểm tra tập trung vào tính hợp pháp của lý do công chứng ngoài trụ sở, trình tự thủ tục thực hiện và trách nhiệm của công chứng viên.
Ngoài ra, Sở Tư pháp còn có trách nhiệm tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của người dân liên quan đến sai phạm trong công chứng ngoài trụ sở, từ đó kịp thời chấn chỉnh hoặc đề xuất xử lý theo thẩm quyền.
>>> Xem thêm: Quy trình thực hiệndịch vụ sổ đỏ trọn gói cho khách hàng cá nhân và doanh nghiệp
5. Công chứng ngoài trụ sở dưới góc nhìn phòng ngừa rủi ro pháp lý
Cơ quan quản lý nhà nước nhìn nhận công chứng ngoài trụ sở như một “khu vực tiềm ẩn rủi ro” nếu không được kiểm soát chặt chẽ. Việc công chứng diễn ra ngoài môi trường trụ sở có thể làm giảm khả năng kiểm soát điều kiện ký kết, nhận diện ý chí tự nguyện và năng lực hành vi của người yêu cầu công chứng.
Do đó, quản lý nhà nước không chỉ dừng lại ở việc xử lý vi phạm sau khi xảy ra, mà còn nhấn mạnh yếu tố phòng ngừa. Thông qua việc ban hành hướng dẫn nghiệp vụ, tăng cường đào tạo và yêu cầu báo cáo định kỳ, cơ quan quản lý hướng tới việc giảm thiểu nguy cơ sai phạm ngay từ đầu.
>>> Xem thêm: Những trường hợp cần gấp phảicông chứng giấy tờ ngay trong ngày
6. Xử lý vi phạm trong công chứng ngoài trụ sở theo quan điểm quản lý
Khi phát hiện sai phạm, cơ quan quản lý nhà nước áp dụng các biện pháp xử lý theo quy định pháp luật, từ nhắc nhở, yêu cầu khắc phục, đến xử phạt vi phạm hành chính hoặc kiến nghị xử lý kỷ luật công chứng viên.
Quan điểm quản lý hiện nay không chỉ tập trung vào “phạt”, mà còn đặt trọng tâm vào việc làm rõ nguyên nhân sai phạm, trách nhiệm của tổ chức hành nghề công chứng và vai trò giám sát nội bộ. Điều này nhằm bảo đảm tính răn đe nhưng đồng thời cũng góp phần nâng cao chất lượng hoạt động công chứng ngoài trụ sở một cách bền vững.
7. Nhận định chung về công chứng ngoài trụ sở từ góc độ quản lý nhà nước
Dưới góc nhìn của cơ quan quản lý nhà nước, công chứng ngoài trụ sở là một nhu cầu thực tế, cần được thừa nhận và tạo điều kiện thực hiện, nhưng không thể buông lỏng kiểm soát. Việc cân bằng giữa tính linh hoạt và kỷ cương pháp luật là yêu cầu xuyên suốt trong quản lý lĩnh vực này.
Chỉ khi công chứng ngoài trụ sở được đặt trong khuôn khổ quản lý chặt chẽ, minh bạch và có trách nhiệm, hoạt động này mới thực sự phát huy ý nghĩa hỗ trợ người dân mà không làm phát sinh tranh chấp, rủi ro pháp lý hay hệ lụy tiêu cực cho xã hội.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
