Công chứng viên chuyển nơi làm việc: xử lý hồ sơ lưu trữ
Trong thực tiễn hành nghề công chứng, việc công chứng viên chuyển nơi hành nghề (chuyển từ văn phòng công chứng này sang tổ chức hành nghề khác) diễn ra khá phổ biến. Tuy nhiên, điều này cũng đặt ra vấn đề pháp lý quan trọng: trách nhiệm lưu trữ hồ sơ công chứng thuộc về ai và được thực hiện như thế nào để bảo đảm tính liên tục, an toàn và giá trị pháp lý lâu dài của hồ sơ. Bài viết dưới đây phân tích cụ thể quy định pháp luật về trách nhiệm lưu trữ hồ sơ công chứng khi công chứng viên chuyển nơi hành nghề, giúp làm rõ nghĩa vụ pháp lý của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng.
>>> Xem thêm: Đừng để việc công chứng làm bạn mất thời gian; quy trình tại đây cực kỳ nhanh gọn.
1. Nguyên tắc pháp lý về lưu trữ hồ sơ công chứng
Theo Điều 61 Luật Công chứng 2014, mỗi việc công chứng phải được lập thành hồ sơ công chứng và được lưu trữ theo quy định của pháp luật. Hồ sơ công chứng bao gồm:
Phiếu yêu cầu công chứng
Dự thảo hợp đồng, giao dịch
Bản chính văn bản công chứng
Bản sao giấy tờ liên quan
Tài liệu xác minh trong quá trình công chứng
Pháp luật xác định rõ: 👉 Hồ sơ công chứng gắn với tổ chức hành nghề công chứng, không gắn với cá nhân công chứng viên.
Đây là nguyên tắc nền tảng để xử lý vấn đề lưu trữ hồ sơ khi công chứng viên chuyển nơi hành nghề.
2. Trách nhiệm lưu trữ hồ sơ công chứng khi công chứng viên chuyển nơi hành nghề
Theo Điều 62 Luật Công chứng 2014, trách nhiệm lưu trữ HS công chứng thuộc về:
Văn phòng công chứng
Phòng công chứng nơi thực hiện việc công chứng
Khi công chứng viên chuyển nơi hành nghề:
Không được mang theo HS công chứng đã thực hiện tại tổ chức cũ
Hồ sơ tiếp tục được lưu trữ tại tổ chức hành nghề công chứng nơi đã thực hiện công chứng
➡️ Như vậy, trách nhiệm lưu trữ HS không chuyển theo công chứng viên, mà vẫn thuộc về tổ chức hành nghề công chứng ban đầu.
>>> Xem thêm: Nếu bạn đang lo lắng vì hồ sơ bị trả về, hãy nhờ dịch vụ làm sổ hồng rà soát và xử lý giúp bạn.
3. Nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng đối với hồ sơ lưu trữ
Theo quy định pháp luật:
Tổ chức hành nghề công chứng có nghĩa vụ bảo quản an toàn hồ sơ
Bảo đảm việc khai thác, sử dụng HS khi có yêu cầu hợp pháp
Căn cứ Điều 62 Luật Công chứng 2014, tổ chức hành nghề công chứng phải:
Lưu trữ hồ sơ tối thiểu 20 năm (đối với hợp đồng, giao dịch)
Bố trí điều kiện vật chất, nhân sự để quản lý hồ sơ
Việc công chứng viên chuyển nơi hành nghề không làm thay đổi nghĩa vụ lưu trữ của tổ chức hành nghề công chứng đối với các hồ sơ đã lập trước đó.
5. Vai trò của hồ sơ công chứng lưu trữ khi phát sinh tranh chấp sau khi công chứng viên đã chuyển nơi hành nghề
Trong thực tế, nhiều tranh chấp phát sinh:
Sau nhiều năm kể từ thời điểm công chứng
Khi công chứng viên đã chuyển sang tổ chức hành nghề khác
Khi đó:
Hs công chứng lưu trữ tại tổ chức cũ là căn cứ pháp lý duy nhất
Cơ quan tố tụng, thanh tra sẽ làm việc với tổ chức lưu trữ hồ sơ, không phải nơi công chứng viên đang hành nghề mới
➡️ Điều này cho thấy, việc lưu trữ HS đúng quy định giúp:
Bảo đảm tính liên tục của hoạt động công chứng
Tránh “đứt gãy” trách nhiệm pháp lý khi có sự dịch chuyển nhân sự
6. Ví dụ minh họa thực tế
Ví dụ: Một công chứng viên từng hành nghề tại Văn phòng công chứng A, sau đó chuyển sang Văn phòng công chứng B. Nhiều năm sau, một hợp đồng mua bán nhà đất do công chứng viên này thực hiện tại Văn phòng A bị khởi kiện.
Trong quá trình giải quyết tranh chấp:
Tòa án yêu cầu Văn phòng công chứng A cung cấp hồ sơ công chứng
Công chứng viên đang hành nghề tại Văn phòng B chỉ tham gia với tư cách người có nghĩa vụ liên quan
➡️ Trách nhiệm lưu trữ hồ sơ và cung cấp tài liệu hoàn toàn thuộc về Văn phòng công chứng A, đúng theo Luật Công chứng 2014.
7. Kết luận
Pháp luật công chứng hiện hành quy định rõ ràng rằng trách nhiệm lưu trữ hồ sơ công chứng thuộc về tổ chức hành nghề công chứng, không phụ thuộc vào việc công chứng viên còn hay đã chuyển nơi hành nghề. Việc tuân thủ nghiêm ngặt quy định này không chỉ bảo đảm giá trị pháp lý lâu dài của hồ sơ công chứng mà còn là cơ chế quan trọng để xác định trách nhiệm, bảo vệ quyền lợi của người dân, tổ chức hành nghề công chứng và chính công chứng viên khi phát sinh tranh chấp.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
