Công chứng giấy tờ nước ngoài – Thủ tục hợp pháp hóa như thế nào?
Công chứng giấy tờ nước ngoài là bước không thể thiếu trong các thủ tục hành chính, dân sự, thương mại có yếu tố nước ngoài tại Việt Nam như: kết hôn, xin giấy phép lao động, mua bán tài sản, thành lập doanh nghiệp… Để giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp có giá trị pháp lý sử dụng tại Việt Nam, người dân phải tiến hành hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chứng nhận lãnh sự theo đúng quy định pháp luật.
1. Căn cứ pháp lý về công chứng giấy tờ nước ngoài
1.1. Văn bản quy định pháp luật về công chứng giấy tờ nước ngoài
Nghị định 111/2011/NĐ-CP ngày 5/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự
Thông tư 01/2012/TT-BNG của Bộ Ngoại giao hướng dẫn thực hiện Nghị định 111
Luật Công chứng 2014, đặc biệt là Điều 78 và Điều 79
1.2. Khái niệm hợp pháp hóa lãnh sự
Theo Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP:
“Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu do cơ quan nước ngoài cấp để tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.”
2.1. Các trường hợp phổ biến công chứng giấy tờ nước ngoài
Người dân, tổ chức cần công chứng giấy tờ nước ngoài trong các trường hợp như:
Sử dụng bằng cấp, bảng điểm, chứng chỉ do nước ngoài cấp tại Việt Nam
Sử dụng giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, hộ chiếu của người nước ngoài cho mục đích kết hôn, nhập quốc tịch, nhận con nuôi…
Dùng hợp đồng thương mại, thư ủy quyền, giấy phép kinh doanh nước ngoài để thực hiện giao dịch tại Việt Nam
2.2. Ví dụ minh họa thực tế công chứng giấy tờ nước ngoài
Ông Park Sang Joon (quốc tịch Hàn Quốc) muốn kết hôn với chị Mai (người Việt Nam). Ông cần dùng giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do Hàn Quốc cấp để đăng ký kết hôn tại UBND phường tại TP.HCM. Trước khi nộp hồ sơ, ông phải hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ này và dịch công chứng sang tiếng Việt theo đúng quy định.
3. Thủ tục công chứng giấy tờ nước ngoài tại Việt Nam
3.1. Bước 1: Hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự giấy tờ tại cơ quan chức năng
Người có nhu cầu cần thực hiện các bước sau:
Liên hệ với Bộ Ngoại giao nước sở tại để chứng nhận chữ ký, con dấu của cơ quan cấp giấy tờ
Sau đó mang giấy tờ đến Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam tại nước đó để được hợp pháp hóa lãnh sự
Lưu ý: Nếu Việt Nam và quốc gia cấp giấy tờ cùng là thành viên của Công ước La Hay 1961, giấy tờ có thể miễn hợp pháp hóa lãnh sự, chỉ cần Apostille là đủ.
3.2. Bước 2: Dịch sang tiếng Việt và công chứng
Sau khi đã được hợp pháp hóa, giấy tờ cần được:
Dịch sang tiếng Việt bởi công ty dịch thuật có công chứng viên hoặc người dịch được đăng ký tại Phòng Tư pháp
Công chứng bản dịch tại văn phòng công chứng hoặc phòng công chứng để được sử dụng hợp pháp tại Việt Nam
3.3. Hồ sơ cần chuẩn bị
Bản chính và bản sao giấy tờ cần công chứng
Bản hợp pháp hóa lãnh sự/Apostille
Giấy tờ tùy thân của người yêu cầu (CMND/CCCD/hộ chiếu)
Văn bản dịch (nếu có)
>>>Xem thêm: Hé lộ cách chọnvăn phòng công chứng khiến thủ tục giấy tờ trở nên nhẹ nhàng hơn.
4. Các trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự
4.1. Trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế
Theo Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, một số giấy tờ nước ngoài được miễn hợp pháp hóa lãnh sự nếu:
Là thành viên của Công ước La Hay 1961
Có ký kết điều ước song phương với Việt Nam về miễn hợp pháp hóa
4.2. Ví dụ minh họa thực tế
Chị Linh làm việc tại Pháp và có bằng Thạc sĩ cấp tại Paris. Khi về Việt Nam, chị dùng bằng này để xin việc tại một trường đại học quốc tế ở TP.HCM. Vì Pháp là thành viên Công ước Apostille, bằng cấp của chị chỉ cần có dấu Apostille, sau đó dịch và công chứng là được chấp nhận mà không cần hợp pháp hóa lãnh sự tại đại sứ quán Việt Nam.
5. Một số lưu ý quan trọng
Không được tự ý dịch và công chứng tại các điểm không được cấp phép, dễ dẫn đến việc giấy tờ không hợp lệ
Mỗi loại giấy tờ có thể cần thời hạn hiệu lực riêng, nên cần kiểm tra kỹ trước khi nộp
Cần sắp xếp thời gian hợp pháp hóa và công chứng phù hợp với thời hạn nộp hồ sơ, tránh trễ hạn trong các thủ tục hành chính
>>>Xem thêm: Tưởng không cần mà rất cần — lý do khiếnCông chứng hợp đồng đặt cọc trở thành “vũ khí” pháp lý quan trọng.
Kết luận
Việc công chứng giấy tờ nước ngoài là bước cần thiết để đảm bảo tính hợp pháp khi sử dụng tài liệu do cơ quan nước ngoài cấp tại Việt Nam. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tuy không quá phức tạp nhưng cần thực hiện đúng trình tự và đúng cơ quan có thẩm quyền.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
