Công chứng giấy ủy quyền nhận tiền trong nội bộ công ty
Trong hoạt động doanh nghiệp, việc một cá nhân hoặc bộ phận được giao nhiệm vụ thay mặt công ty nhận tiền – như tiền thanh toán hợp đồng, tiền hoàn thuế, tiền hỗ trợ, hoặc lương thưởng – diễn ra thường xuyên. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp băn khoăn liệu có bắt buộc phải công chứng giấy ủy quyền nhận tiền nội bộ công ty hay chỉ cần xác nhận nội bộ là đủ. Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết căn cứ pháp lý, tình huống thực tế và hướng dẫn cụ thể theo quy định pháp luật mới nhất năm 2024 – 2025.
>>> Xem thêm: Hỗ trợ công chứng tận nơi – ưu đãi chỉ có tạivăn phòng công chứng.
1. Căn cứ pháp lý
Các quy định liên quan đến việc ủy quyền trong nội bộ doanh nghiệp hiện được điều chỉnh bởi:
Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 562 – 566 về hợp đồng ủy quyền);
Luật Doanh nghiệp 2020 (Điều 13, Điều 14 quy định về người đại diện theo pháp luật và người được ủy quyền);
Luật Công chứng 2014 và Nghị định 29/2015/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết;
Thông tư 01/2021/TT-BTP của Bộ Tư pháp.
Theo Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có thể ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình. Còn theo Điều 562 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, trong đó bên được ủy quyền nhân danh bên ủy quyền để thực hiện công việc.
=> Như vậy, việc lập giấy ủy quyền trong nội bộ công ty là hoàn toàn hợp pháp, và có thể không bắt buộc công chứng, tùy theo mục đích sử dụng của giấy ủy quyền.
2. Khi nào công chứng giấy ủy quyền nhận tiền nội bộ công ty là cần thiết?
Không phải mọi trường hợp trong nội bộ công ty đều phải công chứng. Việc công chứng chỉ cần thiết trong những trường hợp sau:
Ủy quyền cho cá nhân bên ngoài doanh nghiệp (ví dụ: nhân viên kế toán nhận tiền thay giám đốc từ đối tác, ngân hàng, cơ quan nhà nước).
Ủy quyền thực hiện giao dịch có yếu tố pháp lý, tài chính quan trọng, như nhận tiền bồi thường, thanh toán hợp đồng, hoặc giải ngân vốn vay.
Đơn vị, cơ quan chi trả yêu cầu bắt buộc có giấy ủy quyền công chứng hoặc chứng thực.
Theo Điều 55 Luật Công chứng 2014, công chứng viên chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng hoặc giao dịch dân sự, đảm bảo giá trị pháp lý cao hơn so với văn bản ủy quyền nội bộ thông thường.
Ví dụ thực tế: Công ty A ủy quyền cho kế toán trưởng đến ngân hàng BIDV nhận khoản thanh toán hợp đồng trị giá 2 tỷ đồng. Ngân hàng yêu cầu giấy ủy quyền có công chứng, vì đây là giao dịch tài chính có giá trị lớn. Trong trường hợp này, việc công chứng giấy ủy quyền nhận tiền nội bộ công ty là bắt buộc để tránh rủi ro pháp lý.
3. Trường hợp không bắt buộc công chứng giấy ủy quyền nhận tiền nội bộ công ty
Có nhiều trường hợp, giấy ủy quyền nội bộ không cần công chứng, chỉ cần người đại diện hợp pháp ký, đóng dấu doanh nghiệp là đủ:
Ủy quyền giữa các cá nhân trong công ty để thực hiện nhiệm vụ hành chính, nội bộ (ví dụ: giám đốc ủy quyền cho phó giám đốc ký bảng lương, nhận tiền mặt từ thủ quỹ).
Ủy quyền nội bộ không liên quan đến giao dịch với bên thứ ba, mà chỉ mang tính nội bộ tổ chức.
Cơ quan hoặc tổ chức chi trả không yêu cầu công chứng hoặc chứng thực.
Theo Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020, việc ủy quyền trong nội bộ doanh nghiệp có thể thực hiện bằng văn bản nội bộ có chữ ký và con dấu của công ty, mà không cần công chứng, trừ khi pháp luật hoặc bên liên quan yêu cầu.
Ví dụ thực tế: Giám đốc Công ty TNHH B ủy quyền cho kế toán trưởng rút tiền mặt từ phòng tài chính nội bộ để chi lương. Trường hợp này chỉ cần giấy ủy quyền có chữ ký và con dấu công ty, không cần công chứng, vì đây là hoạt động nội bộ doanh nghiệp.
4. Lưu ý khi lập và công chứng giấy ủy quyền nhận tiền nội bộ công ty
Để đảm bảo giá trị pháp lý của giấy ủy quyền, dù công chứng hay không, doanh nghiệp cần chú ý:
Nội dung ủy quyền rõ ràng, cụ thể: phải ghi rõ phạm vi (nhận tiền gì, từ ai), thời hạn và trách nhiệm của người được ủy quyền.
Người ký ủy quyền phải là người đại diện theo pháp luật hoặc người có thẩm quyền được giao.
Có đóng dấu công ty (theo quy định tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020).
Nếu công chứng, phải xuất trình đầy đủ giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp (giấy đăng ký kinh doanh, quyết định bổ nhiệm, CCCD của người đại diện…).
Giấy ủy quyền công chứng chỉ có hiệu lực kể từ ngày công chứng viên ký và đóng dấu.
Ví dụ minh họa: Công ty TNHH C ủy quyền cho nhân viên pháp chế đến Kho bạc Nhà nước nhận khoản hoàn thuế. Do Kho bạc yêu cầu giấy tờ công chứng, công ty thực hiện công chứng giấy ủy quyền nhận tiền nội bộ tại Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ, kèm giấy phép đăng ký doanh nghiệp và quyết định bổ nhiệm. Việc công chứng giúp giao dịch được chấp thuận ngay, tránh tranh chấp hoặc bị trả hồ sơ.
Tùy theo tính chất và đối tượng của giao dịch, việc công chứng giấy ủy quyền nhận tiền nội bộ công ty có thể bắt buộc hoặc không bắt buộc. Nếu ủy quyền chỉ trong nội bộ doanh nghiệp, không phát sinh nghĩa vụ pháp lý với bên thứ ba thì không cần công chứng. Ngược lại, khi giao dịch liên quan đến ngân hàng, cơ quan nhà nước hoặc bên ngoài doanh nghiệp, nên công chứng để đảm bảo an toàn pháp lý và tránh rủi ro.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ:Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy:Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
