Trong bối cảnh các giao dịch về quyền sử dụng đất ngày càng đa dạng, hợp đồng chuyển nhượng quyền thuê đất trở thành một loại giao dịch phổ biến, đặc biệt trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh và đầu tư. Khi hợp đồng này được công chứng, việc lưu trữ hồ sơ công chứng không chỉ là nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng mà còn là cơ sở pháp lý quan trọng để bảo đảm hiệu lực hợp đồng và giải quyết tranh chấp phát sinh. Bài viết sau phân tích toàn diện vấn đề lưu trữ hồ sơ công chứng đối với hợp đồng chuyển nhượng quyền thuê đất theo quy định pháp luật hiện hành.

>>> Xem thêm: Uy tín được khẳng định qua hàng nghìn giao dịch tại văn phòng công chứng.

1. Cơ sở pháp lý của hợp đồng chuyển nhượng quyền thuê đất

Theo Luật Đất đai 2024, người sử dụng đất được Nhà nước cho thuê đất trả tiền thuê đất một lần cho cả thời gian thuê hoặc trả tiền thuê đất hằng năm có quyền chuyển nhượng quyền thuê đất khi đáp ứng đủ điều kiện luật định.

Cụ thể, theo Điều 45 và Điều 54 Luật Đất đai 2024:

• Người thuê đất có Giấy chứng nhận hợp pháp

• Đất không có tranh chấp

• Quyền thuê đất không bị kê biên để bảo đảm thi hành án

• Việc chuyển nhượng phải được đăng ký tại cơ quan đăng ký đất đai

Theo Điều 502 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng về quyền sử dụng đất, trong đó có hợp đồng chuyển nhượng quyền thuê đất, phải được lập thành văn bản và công chứng theo quy định của pháp luật.

2. Yêu cầu công chứng và lưu trữ hồ sơ công chứng đối với hợp đồng chuyển nhượng quyền thuê đất

2.1. Nghĩa vụ công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền thuê đất

Theo Điều 167 Luật Đất đai 2024, hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất và quyền thuê đất bắt buộc phải được công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng, trừ một số trường hợp đặc biệt theo luật định.

Việc công chứng nhằm:

• Xác nhận tính hợp pháp của giao dịch

• Bảo đảm ý chí tự nguyện của các bên

• Làm căn cứ để đăng ký biến động đất đai

2.2. Nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ công chứng

Theo Điều 40 và Điều 61 Luật Công chứng 2014, mỗi hợp đồng chuyển nhượng quyền thuê đất phải được lập một hồ sơ công chứng riêng và lưu trữ đầy đủ, đúng trình tự tại tổ chức hành nghề công chứng.

>>> Xem thêm: Bất cứ khi nào cần tư vấn pháp lý về đất đai, dịch vụ sang tên sổ đỏ trọn gói luôn sẵn sàng hỗ trợ.

3. Nội dung hồ sơ công chứng lưu trữ đối với hợp đồng chuyển nhượng quyền thuê đất

Hồ sơ công chứng lưu trữ đối với hợp đồng chuyển nhượng quyền thuê đất thường bao gồm:

• Phiếu yêu cầu công chứng

• Dự thảo hợp đồng chuyển nhượng quyền thuê đất

• Bản chính hợp đồng đã được công chứng

• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc quyền thuê đất

• Hợp đồng thuê đất với Nhà nước hoặc với chủ đầu tư

• Giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý của các bên

• Tài liệu xác minh điều kiện chuyển nhượng quyền thuê đất

• Ghi chép nghiệp vụ và lời chứng của công chứng viên

Việc lưu trữ đầy đủ các tài liệu này phản ánh toàn bộ quá trình xác lập hợp đồng và là căn cứ pháp lý quan trọng khi phát sinh tranh chấp.

4. Vai trò của lưu trữ hồ sơ công chứng trong bảo đảm hiệu lực hợp đồng chuyển nhượng quyền thuê đất

4.1. Lưu trữ hồ sơ công chứng giúp xác định điều kiện có hiệu lực của hợp đồng

Theo Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng có hiệu lực khi đáp ứng đủ điều kiện về chủ thể, ý chí, nội dung và hình thức.

Hồ sơ công chứng lưu trữ cho phép cơ quan có thẩm quyền xác định:

• Các bên có đủ quyền chuyển nhượng và nhận chuyển nhượng quyền thuê đất

• Việc ký kết hợp đồng diễn ra trên cơ sở tự nguyện

• Hợp đồng được lập đúng hình thức bắt buộc

4.2. Lưu trữ hồ sơ công chứng là chứng cứ khi xảy ra tranh chấp

Theo Điều 5 Luật Công chứng 2014, văn bản công chứng có giá trị chứng cứ và không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên vô hiệu.

Khi có tranh chấp liên quan đến hợp đồng chuyển nhượng quyền thuê đất, hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ để:

• Xác định nội dung giao dịch

• Đánh giá trách nhiệm của các bên

• Xem xét tính hợp pháp của việc chuyển nhượng

>>> Xem thêm: Phí công chứng thay đổi như thế nào theo giá trị hợp đồng?

5. Ví dụ minh họa thực tế

Công ty A được Nhà nước cho thuê đất trong khu công nghiệp với thời hạn 40 năm và trả tiền thuê đất một lần. Sau 10 năm sử dụng, Công ty A ký hợp đồng chuyển nhượng quyền thuê đất cho Công ty B tại một văn phòng công chứng.

Sau đó phát sinh tranh chấp khi Công ty A cho rằng mình chỉ chuyển nhượng tài sản gắn liền với đất, không chuyển nhượng quyền thuê đất. Tòa án đã trích lục hồ sơ công chứng lưu trữ và xác định:

• Phiếu yêu cầu công chứng ghi rõ nội dung là hợp đồng chuyển nhượng quyền thuê đất

• Hợp đồng được công chứng đúng hình thức

• Có đầy đủ tài liệu chứng minh quyền chuyển nhượng của Công ty A

Từ hồ sơ công chứng lưu trữ, Tòa án kết luận hợp đồng có hiệu lực và bác yêu cầu của Công ty A.

6. Kết luận

Có thể khẳng định rằng, lưu trữ hồ sơ công chứng đối với hợp đồng chuyển nhượng quyền thuê đất là yếu tố then chốt bảo đảm tính an toàn pháp lý cho giao dịch đất đai. Hồ sơ công chứng lưu trữ đầy đủ, đúng quy định không chỉ giúp xác định hiệu lực hợp đồng mà còn là căn cứ quan trọng để giải quyết tranh chấp, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên tham gia giao dịch. Trong bối cảnh Luật Đất đai mới có hiệu lực, việc tuân thủ chặt chẽ quy định về công chứng và lưu trữ hồ sơ càng có ý nghĩa quyết định trong thực tiễn áp dụng pháp luật.