Hồ sơ cấp Sổ đỏ lần đầu gồm những giấy tờ nào?

1. Điều kiện cấp Sổ đỏ lần đầu gồm những gì?

Điều kiện cấp Sổ đỏ lần đầu cho hộ gia đình, cá nhân được xác định căn cứ vào việc người sử dụng đất có hay không có giấy tờ về quyền sử dụng đất theo quy định tại Điều 137 và Điều 138 Luật Đất đai 2024.

Tùy thuộc vào nguồn gốc, thời điểm sử dụng đất và giấy tờ hiện có, điều kiện được cấp Sổ đỏ sẽ khác nhau. Cụ thể, các trường hợp được xem xét cấp Giấy chứng nhận bao gồm:

>>> Có thể bạn quan tâm: Trường hợp nào được miễn tất cả các loại thuế phí khi làm dịch vụ sang tên sổ đỏ nhanh cho căn hộ chung cư năm 2026.

Trường hợp có giấy tờ về quyền sử dụng đất, người sử dụng đất có thể thuộc một trong những nhóm sau:

– Hộ gia đình, cá nhân sử dụng đất ổn định và có một trong các loại giấy tờ được lập trước ngày 15/10/1993 thì có thể được cấp Sổ đỏ mà không phải nộp tiền sử dụng đất theo quy định. Các giấy tờ này có thể là giấy tờ về quyền sử dụng đất do cơ quan có thẩm quyền thuộc chế độ cũ cấp hoặc sổ mục kê, sổ kiến điền được lập trước ngày 18/12/1980 có ghi tên người sử dụng đất.

– Hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng đất có giấy tờ do nông trường quốc doanh hoặc lâm trường quốc doanh cấp, lập theo quy định pháp luật.

– Hộ gia đình, cá nhân sử dụng đất ổn định và có giấy tờ hợp pháp về thừa kế, tặng cho quyền sử dụng đất hoặc giấy tờ thanh lý, hóa giá nhà ở gắn liền với đất ở cùng các giấy tờ hợp pháp khác theo quy định.

– Hộ gia đình, cá nhân có giấy tờ chứng minh việc được Nhà nước giao đất hoặc cho thuê đất đúng quy định trong khoảng thời gian từ ngày 15/10/1993 đến trước ngày 01/8/2024.

– Hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng đất có giấy tờ ghi tên người khác nhưng có giấy tờ về việc chuyển quyền sử dụng đất, chưa hoàn thành thủ tục chuyển quyền trước ngày 01/8/2024 và thửa đất không có tranh chấp.

– Hộ gia đình, cá nhân sử dụng đất theo các văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, chẳng hạn như bản án, quyết định của Tòa án hoặc quyết định, phán quyết của Trọng tài thương mại Việt Nam theo quy định pháp luật.

– Hộ gia đình, cá nhân có bản sao các giấy tờ về quyền sử dụng đất nêu trên nhưng bị mất bản gốc, đồng thời không còn hồ sơ lưu trữ về việc cấp giấy tờ đó. Trường hợp này cần có xác nhận của UBND cấp xã nơi có đất về tình trạng sử dụng đất ổn định, không có tranh chấp theo quy định.

Trường hợp không có giấy tờ về quyền sử dụng đất, việc cấp Sổ đỏ được xem xét theo quy định tại Điều 138 Luật Đất đai 2024. Đối với nhóm trường hợp sử dụng đất có vi phạm pháp luật đất đai trước ngày 01/7/2014 hoặc được giao đất không đúng thẩm quyền, người sử dụng đất phải đáp ứng các điều kiện tương ứng theo quy định. Trong đó, các trường hợp được xem xét bao gồm:

– Hộ gia đình, cá nhân sử dụng đất trước ngày 18/12/1980 và được UBND cấp xã xác nhận đất không có tranh chấp.

– Hộ gia đình, cá nhân sử dụng đất từ ngày 18/12/1980 đến trước ngày 15/10/1993.

– Hộ gia đình, cá nhân sử dụng đất từ ngày 15/10/1993 đến trước ngày 01/7/2014.

Đối với từng nhóm thời gian sử dụng đất, việc cấp Sổ đỏ còn phụ thuộc vào nguồn gốc đất, hiện trạng sử dụng, tình trạng tranh chấp và các điều kiện cụ thể khác theo quy định của Luật Đất đai 2024.

2. Hồ sơ cấp Sổ đỏ lần đầu gồm những giấy tờ nào?

Theo Điều 15 Nghị định 49/2026/NĐ-CP, UBND cấp tỉnh có trách nhiệm quy định trình tự, thủ tục hành chính về đất đai chậm nhất đến ngày 01/7/2026, bảo đảm việc cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính theo yêu cầu.

Vì vậy, hồ sơ đề nghị cấp Sổ đỏ lần đầu cần được chuẩn bị căn cứ vào quyết định công bố thủ tục hành chính về đất đai do từng địa phương ban hành.

>>> Xem thêm: Công chứng văn bản thừa kế bất động sản có phải thủ tục bắt buộc không?

Bên cạnh đó, Điều 14 Nghị định 49/2026/NĐ-CP quy định về thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất. Theo đó:

– Cơ quan có chức năng quản lý đất đai cấp tỉnh thực hiện cấp Sổ đỏ đối với trường hợp cơ quan, người có thẩm quyền cấp tỉnh quyết định giao đất hoặc công nhận quyền sử dụng đất theo quy định.

– Chủ tịch UBND cấp xã thực hiện cấp Sổ đỏ đối với trường hợp thuộc thẩm quyền cấp xã quyết định giao đất, công nhận quyền sử dụng đất hoặc xác định lại diện tích đất ở.

– Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện đăng ký đất đai lần đầu, đăng ký biến động đất đai và các nhiệm vụ liên quan theo thẩm quyền.

Để làm rõ thành phần hồ sơ cần chuẩn bị, có thể tham khảo thủ tục cấp Sổ đỏ lần đầu tại thành phố Hà Nội.

Cụ thể, UBND thành phố Hà Nội đã ban hành Quyết định 1102/QĐ-TTPVHCC về việc công bố thủ tục hành chính trong lĩnh vực đất đai trên địa bàn thành phố. Trong đó, thủ tục cấp Sổ đỏ lần đầu cho cá nhân, hộ gia đình và cộng đồng dân cư thuộc nhóm thủ tục hành chính cấp xã có thành phần hồ sơ như sau:

– Đơn đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất theo mẫu ban hành kèm Quyết định 1102/QĐ-TTPVHCC (bản chính).

– Một trong các loại giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất tương ứng với trường hợp có giấy tờ hoặc không có giấy tờ về quyền sử dụng đất đã nêu ở trên. Nếu thửa đất có diện tích tăng thêm đã được cấp Sổ đỏ, người đề nghị cần nộp giấy tờ chuyển quyền sử dụng đất và Sổ đỏ đã cấp đối với phần diện tích tăng thêm theo yêu cầu của thủ tục.

– Sơ đồ nhà ở, công trình xây dựng (bản sao, nếu có).

– Mảnh trích đo bản đồ địa chính thửa đất (bản chính, nếu có).

– Chứng từ chứng minh đã thực hiện nghĩa vụ tài chính và giấy tờ liên quan đến việc được miễn, giảm nghĩa vụ tài chính đối với đất đai, tài sản gắn liền với đất (bản sao, nếu có).

– Giấy xác nhận của cơ quan có chức năng quản lý về xây dựng cấp huyện trước ngày 01/7/2025 về việc nhà ở, công trình xây dựng đủ điều kiện tồn tại, nếu người sử dụng đất có nhu cầu cấp Sổ đỏ đối với nhà ở, công trình thuộc trường hợp phải xin phép xây dựng (bản sao, nếu có).

– Văn bản thỏa thuận về việc cấp chung một Giấy chứng nhận trong trường hợp nhiều người cùng có quyền sử dụng đất hoặc quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất (bản chính, nếu có).

– Văn bản xác định việc đại diện theo quy định của pháp luật dân sự đối với trường hợp người sử dụng đất thực hiện thủ tục đăng ký thông qua người đại diện (bản chính, nếu có).

– Tờ khai lệ phí trước bạ nhà, đất.

– Tờ khai thuế sử dụng đất phi nông nghiệp.

– Tờ khai thuế thu nhập cá nhân, nếu thuộc trường hợp phải thực hiện nghĩa vụ thuế này.

– Đơn cam kết hạn mức, lựa chọn thửa đất duy nhất, nếu người sử dụng đất thuộc trường hợp đề nghị miễn, giảm tiền sử dụng đất đối với diện tích đất ở được công nhận trong hạn mức.

Sau khi chuẩn bị đầy đủ giấy tờ theo trường hợp của mình, người dân tại Hà Nội có thể nộp hồ sơ thông qua một trong các phương thức sau:

– Nộp trực tiếp tại chi nhánh thuộc Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội.

– Nộp trực tuyến thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia tại địa chỉ: https://dichvucong.gov.vn.

– Gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính công ích theo quy định của Thủ tướng Chính phủ, sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện theo quy định pháp luật.

Đối với hồ sơ nộp trực tiếp, người thực hiện thủ tục có thể lựa chọn nộp bản sao giấy tờ kèm bản chính để cán bộ tiếp nhận kiểm tra, đối chiếu; nộp bản chính giấy tờ hoặc nộp bản sao đã được công chứng, chứng thực theo quy định.

Nếu lựa chọn nộp hồ sơ trực tuyến, giấy tờ phải được số hóa từ bản chính hoặc bản sao đã được công chứng, chứng thực theo yêu cầu. Khi tiếp nhận và giải quyết hồ sơ trực tuyến, người thực hiện thủ tục phải nộp bản chính giấy tờ, hồ sơ theo quy định, trừ các loại giấy tờ thuộc trường hợp được miễn nộp bản chính như giấy phép xây dựng, quyết định phê duyệt dự án đầu tư, quyết định đầu tư, giấy phép đầu tư và giấy chứng nhận đầu tư.

Thời hạn giải quyết hồ sơ cấp Sổ đỏ lần đầu được quy định như sau:

– 17 ngày làm việc đối với thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất lần đầu.

– 20 ngày làm việc đối với trường hợp đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất đồng thời cấp Giấy chứng nhận lần đầu. Trong đó, thời gian đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất lần đầu là 17 ngày làm việc và thời gian cấp Giấy chứng nhận là 03 ngày làm việc.

Trong quá trình giải quyết, cơ quan có thẩm quyền sẽ thực hiện các công việc cần thiết như trích lục bản đồ địa chính đối với khu vực đã có bản đồ địa chính; xác minh hiện trạng sử dụng đất và tình trạng tranh chấp; chuyển thông tin hồ sơ đến cơ quan thuế để xác định nghĩa vụ tài chính của người sử dụng đất.

Riêng đối với việc xác minh các nội dung liên quan đến quyền sử dụng đất, cơ quan có thẩm quyền thực hiện niêm yết công khai trong thời hạn 15 ngày. Khoảng thời gian niêm yết này không được tính vào thời gian giải quyết thủ tục hành chính theo quy định.

>>> Xem thêm: Từ 01/01/2025, có thể kiểm tra Sổ đỏ thật giả bằng mã QR?