Hồ sơ, thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội mới nhất

>>> Xem thêm: Thủ tục làm sổ đỏ lần đầu năm 2026: Giấy tờ, chi phí bao nhiêu?

1. Người lao động có từ 02 sổ BHXH có cần gộp sổ?

Theo Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024, số 41/2024/QH15, sổ BHXH được cấp cho từng người lao động nhằm lưu trữ thông tin nhân thân, quá trình đóng, hưởng và giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội cùng những thông tin liên quan khác.

Hiện nay, thủ tục hành chính về BHXH có quy định về việc gộp sổ trong trường hợp một người có từ hai sổ BHXH trở lên. Thủ tục này được áp dụng đối với cả tổ chức và cá nhân trực tiếp thực hiện.

Vì vậy, người lao động có nhiều sổ BHXH nên thực hiện gộp sổ để thống nhất thông tin về quá trình tham gia BHXH, bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), đồng thời tạo thuận lợi khi giải quyết các chế độ bảo hiểm về sau.

Đáng chú ý, từ ngày 01/01/2026, sổ BHXH được cấp dưới dạng điện tử; sổ BHXH bản giấy được cấp khi người tham gia có yêu cầu. Theo Điều 25 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024, sổ BHXH bản điện tử và bản giấy có giá trị pháp lý như nhau.

2. Hồ sơ, thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội mới nhất

Căn cứ Quyết định 366/QĐ-BHXH, việc thu BHXH, BHYT, BHTN và cấp sổ BHXH được thực hiện theo trình tự sau:

– Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Theo Điều 4 Quy trình ban hành kèm Quyết định 366/QĐ-BHXH, người tham gia BHXH thực hiện kê khai Tờ khai đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT theo Mẫu TK1-TS và cung cấp bản sao giấy tờ liên quan nếu có.

Đối với trường hợp thực hiện thủ tục gộp sổ BHXH, thành phần hồ sơ theo thủ tục hành chính hiện hành gồm:

• Tờ khai đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT theo Mẫu TK1-TS ban hành kèm Quyết định 366/QĐ-BHXH.
• Các sổ BHXH bản giấy đề nghị gộp, nếu có.

Nếu phát sinh yêu cầu điều chỉnh thông tin hoặc cần bổ sung tài liệu để xác minh các thông tin liên quan, người tham gia phải cung cấp thêm giấy tờ tương ứng theo quy định.

Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

– Bước 2: Nộp hồ sơ gộp sổ BHXH

Theo điểm c khoản 1 Điều 4 Quy trình ban hành kèm Quyết định 366/QĐ-BHXH, người lao động có thể lựa chọn một trong các cách nộp hồ sơ gộp sổ sau:

• Thực hiện nộp hồ sơ thông qua đơn vị sử dụng lao động.
• Trực tiếp nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH có thẩm quyền.

>>> Xem thêm: Văn phòng công chứng duy nhất tại Hà Nội làm việc cả thứ 7 và CN. Không thu thêm phụ phí, miễn phí ký ngoài tại trại giam, bệnh viện, trụ sở,…

Việc tiếp nhận và giải quyết thủ tục gộp sổ thuộc thẩm quyền của cơ quan BHXH theo phân cấp hiện hành. Theo Quyết định 366/QĐ-BHXH, việc gộp sổ được thực hiện tại đơn vị sử dụng lao động đang tham gia BHXH hoặc cơ quan BHXH nơi người tham gia cư trú theo quy định.

Bên cạnh hình thức nộp trực tiếp, thủ tục gộp sổ BHXH còn được cung cấp dưới hình thức dịch vụ công trực tuyến toàn trình cho tổ chức và cá nhân. Người thực hiện có thể lựa chọn giao dịch điện tử hoặc gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính theo hướng dẫn của hệ thống dịch vụ công BHXH.

– Bước 3: Cơ quan BHXH tiếp nhận và giải quyết hồ sơ

Sau khi nhận đủ hồ sơ, cơ quan BHXH tiến hành kiểm tra, đối chiếu và cập nhật dữ liệu theo Điều 5 Quy trình ban hành kèm Quyết định 366/QĐ-BHXH.

Trường hợp hồ sơ hoặc dữ liệu cung cấp chưa đầy đủ, chưa chính xác, cơ quan BHXH sẽ hướng dẫn người nộp bổ sung, hoàn thiện hoặc trả lại hồ sơ kèm theo lý do. Thời hạn thông báo trả hồ sơ hoặc hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.

3. Gộp sổ BHXH có thời gian đóng trùng được xử lý thế nào?

Theo điểm e khoản 2.2 Điều 5 Quy trình ban hành kèm Quyết định 366/QĐ-BHXH, việc gộp sổ BHXH được thực hiện theo Phiếu đề nghị gộp sổ BHXH (Mẫu C18-TS). Nếu phát hiện có thời gian đóng trùng, cơ quan BHXH sẽ thực hiện hoàn trả phần thời gian đóng trùng theo quy định.

Cụ thể, việc xử lý được thực hiện như sau:

• Trường hợp thời gian đóng BHXH trên các sổ không bị trùng: Cơ quan BHXH tổng hợp và cập nhật toàn bộ quá trình tham gia vào dữ liệu BHXH của người lao động.
• Trường hợp có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau: Cơ quan BHXH kiểm tra, xử lý khoảng thời gian trùng và thực hiện hoàn trả phần tiền đóng trùng theo quy định pháp luật.

4. Sau khi gộp sổ, người lao động nhận kết quả thế nào?

Căn cứ Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024, số 41/2024/QH15 và Quyết định 366/QĐ-BHXH, sổ BHXH hiện được quản lý dưới hình thức điện tử và bản giấy theo quy định.

Đối với người đăng ký nhận kết quả điện tử, sau khi hồ sơ được xử lý, thông tin sổ BHXH có thể được cập nhật và cung cấp qua kho dữ liệu điện tử, ứng dụng VssID hoặc thư điện tử của người tham gia theo phương thức đã đăng ký. Người lao động cũng có thể tra cứu thông tin liên quan thông qua VNeID mức độ 2, VssID hoặc thư điện tử khi được hỗ trợ theo quy định.

Trường hợp người tham gia có yêu cầu nhận sổ BHXH bản giấy, cơ quan BHXH thực hiện cấp, trả sổ theo hình thức đã đăng ký và quy định hiện hành.

>>> Xem thêm: Tại Hà Nội, có văn phòng công chứng nào hỗ trợ làm dịch vụ sổ đỏ trọn gói ngoài giờ hành chính không?