Trong hoạt động công chứng, người làm chứng giữ vai trò hỗ trợ xác nhận tính khách quan và tự nguyện của giao dịch trong những trường hợp pháp luật yêu cầu. Tuy nhiên, thực tiễn cho thấy có không ít trường hợp giao dịch có người làm chứng không đủ điều kiện theo quy định của Luật Công chứng. Khi phát sinh tranh chấp, lưu trữ hồ sơ công chứng trở thành căn cứ quan trọng để xác định tính hợp pháp của giao dịch, trách nhiệm của công chứng viên và hệ quả pháp lý của việc sử dụng người làm chứng không đủ điều kiện. Bài viết sau phân tích vấn đề này trên cơ sở pháp luật hiện hành.

>>> Xem thêm: Tìm nơi công chứng uy tín để bảo vệ quyền lợi của bạn trong mọi giao dịch pháp lý.

1. Quy định pháp luật về người làm chứng trong hoạt động công chứng

Theo Điều 47 Luật Công chứng 2014, việc có người làm chứng được áp dụng trong các trường hợp:

• Người yêu cầu công chứng không biết chữ

• Người yêu cầu công chứng không thể ký hoặc không thể điểm chỉ

• Trường hợp khác theo quy định của pháp luật

Theo Điều 48 Luật Công chứng 2014, người làm chứng phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện:

• Từ đủ 18 tuổi trở lên

• Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ

• Không có quyền, lợi ích liên quan đến hợp đồng, giao dịch

• Không phải là người thân thích của người yêu cầu công chứng trong một số trường hợp luật định

Như vậy, nếu người làm chứng không đủ điều kiện, giao dịch công chứng có nguy cơ phát sinh tranh chấp về hiệu lực.

2. Lưu trữ hồ sơ công chứng và yêu cầu thể hiện thông tin người làm chứng

2.1. Nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ công chứng khi có người làm chứng

Theo Điều 40 và Điều 61 Luật Công chứng 2014, hồ sơ công chứng phải được lập và lưu trữ đầy đủ các tài liệu liên quan đến việc công chứng, trong đó bao gồm:

• Thông tin nhân thân của người làm chứng

• Chữ ký hoặc điểm chỉ của người làm chứng

• Ghi nhận vai trò của người làm chứng trong hợp đồng

Hồ sơ công chứng lưu trữ phải phản ánh rõ việc có hay không có người làm chứng và người làm chứng có đủ điều kiện theo luật hay không.

2.2. Ý nghĩa của việc lưu trữ thông tin người làm chứng

Việc lưu trữ đầy đủ thông tin người làm chứng giúp:

• Xác minh tư cách pháp lý của người làm chứng

• Làm rõ lý do phải có người làm chứng

• Đánh giá tính khách quan của giao dịch khi phát sinh tranh chấp

>>> Xem thêm: Từ nay bạn không phải lo lắng mỗi khi mua bán đất – chỉ cần sử dụng dịch vụ sang tên sổ đỏ trọn gói tại Hà Nội là xong.

3. Lưu trữ hồ sơ công chứng khi giao dịch có người làm chứng không đủ điều kiện

3.1. Giá trị hồ sơ công chứng lưu trữ trong việc xác định sai phạm

Khi phát hiện người làm chứng không đủ điều kiện, hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ để xác định:

• Công chứng viên có kiểm tra điều kiện của người làm chứng hay không

• Việc sử dụng người làm chứng có đúng quy định hay không

• Mức độ ảnh hưởng của sai phạm đến hiệu lực giao dịch

Theo Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015, nếu vi phạm điều kiện về hình thức hoặc chủ thể mà luật quy định là điều kiện có hiệu lực, giao dịch có thể bị tuyên vô hiệu.

3.2. Phân biệt sai phạm về người làm chứng và hiệu lực hợp đồng

Không phải mọi trường hợp người làm chứng không đủ điều kiện đều làm giao dịch vô hiệu. Tòa án thường căn cứ vào:

• Mức độ vi phạm

• Khả năng xác định ý chí tự nguyện của các bên

• Nội dung hồ sơ công chứng lưu trữ

Nếu hồ sơ thể hiện rõ các bên vẫn tự nguyện và hiểu rõ nội dung giao dịch, sai phạm về người làm chứng có thể chỉ là vi phạm thủ tục.

4. Trách nhiệm pháp lý của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng

Theo Điều 7 và Điều 17 Luật Công chứng 2014, công chứng viên có nghĩa vụ:

• Kiểm tra điều kiện của người làm chứng

• Giải thích quyền và nghĩa vụ cho các bên

• Chịu trách nhiệm về văn bản công chứng

Nếu hồ sơ công chứng lưu trữ thể hiện việc công chứng viên không kiểm tra điều kiện người làm chứng:

• Công chứng viên có thể bị xử lý kỷ luật

• Tổ chức hành nghề công chứng có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định 82/2020/NĐ-CP

• Trường hợp gây thiệt hại, có thể phát sinh trách nhiệm bồi thường

>>> Xem thêm: Dành cho dân văn phòng: Văn phòng công chứng thứ 7 chủ nhật – linh hoạt và uy tín.

5. Ví dụ minh họa thực tế

Bà H không biết chữ nên khi ký hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, văn phòng công chứng bố trí người làm chứng là cháu ruột của bên nhận chuyển nhượng. Sau đó, bà H khởi kiện yêu cầu tuyên hợp đồng vô hiệu với lý do người làm chứng không đủ điều kiện.

Tòa án trích lục hồ sơ công chứng lưu trữ và xác định:

• Người làm chứng có quan hệ thân thích và có lợi ích liên quan

• Hồ sơ không có tài liệu thể hiện việc công chứng viên kiểm tra điều kiện người làm chứng

Từ đó, Tòa án xem xét trách nhiệm của văn phòng công chứng và đánh giá lại hiệu lực hợp đồng trên cơ sở mức độ vi phạm thủ tục công chứng.

6. Kết luận

Có thể khẳng định rằng, lưu trữ hồ sơ công chứng khi giao dịch có người làm chứng không đủ điều kiện là yếu tố then chốt trong việc xác định tính hợp pháp của giao dịch và trách nhiệm pháp lý của các chủ thể liên quan. Hồ sơ công chứng lưu trữ đầy đủ, rõ ràng giúp cơ quan có thẩm quyền đánh giá chính xác mức độ vi phạm, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên và nâng cao tính an toàn pháp lý trong hoạt động công chứng. Việc tuân thủ nghiêm ngặt quy định về người làm chứng và lưu trữ hồ sơ là yêu cầu bắt buộc trong thực tiễn áp dụng pháp luật hiện nay.