Lưu trữ hồ sơ hợp đồng nhiều phụ lục đã công chứng
Lưu trữ hồ sơ hợp đồng là khâu đặc biệt quan trọng sau khi hợp đồng và các phụ lục đã được công chứng, giúp đảm bảo giá trị pháp lý lâu dài và phục vụ việc tra cứu khi phát sinh tranh chấp. Trong thực tế, nhiều hợp đồng có số lượng phụ lục lớn, nội dung phức tạp nên yêu cầu lưu trữ phải chặt chẽ, khoa học và đúng quy định pháp luật hiện hành.
>>> Xem thêm: Khái niệm Văn phòng công chứng được tiếp cận như thế nào dưới góc nhìn khoa học pháp lý?
I. Khái niệm và ý nghĩa của Lưu trữ hồ sơ hợp đồng 🏛️
Lưu trữ hồ sơ hợp đồng được hiểu là việc bảo quản toàn bộ hợp đồng chính, các phụ lục kèm theo, văn bản sửa đổi, bổ sung đã được công chứng theo trình tự, thời hạn luật định.
Ý nghĩa của việc lưu trữ:
Bảo đảm giá trị chứng cứ khi có tranh chấp
Thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra nội dung đã thỏa thuận
Hạn chế rủi ro pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng
II. Căn cứ pháp lý về Lưu trữ hồ sơ hợp đồng đã công chứng ⚖️
Lưu trữ hồ sơ hợp đồng có căn cứ tại các quy định quan trọng sau:
Luật Công chứng 2014
Bộ luật Dân sự 2015
Luật Lưu trữ 2011
Theo quy định, hồ sơ công chứng bao gồm hợp đồng chính và toàn bộ phụ lục phải được lưu giữ đầy đủ, không tách rời, đảm bảo tính toàn vẹn về nội dung và hình thức.
>>> Xem thêm: Dịch vụ sổ đỏ được xây dựng dựa trên những nguyên tắc pháp lý nào trong quản lý đất đai hiện nay?
II.1. Thời hạn Lưu trữ hồ sơ hợp đồng trong tổ chức hành nghề công chứng ⏳
Lưu trữ hồ sơ được thực hiện theo thời hạn tối thiểu 20 năm đối với hồ sơ công chứng, bao gồm:
Bản chính hợp đồng
Các phụ lục hợp đồng
Phiếu yêu cầu công chứng
Bản sao giấy tờ liên quan
Việc lưu trữ không đầy đủ phụ lục có thể làm giảm giá trị chứng minh của hợp đồng khi có tranh chấp phát sinh.
III. Nguyên tắc Lưu trữ hồ sơ hợp đồng nhiều phụ lục 📚
Lưu trữ hồ sơ có nhiều phụ lục cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
Một hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất có 01 hợp đồng chính và 05 phụ lục điều chỉnh diện tích, giá chuyển nhượng và tiến độ thanh toán. Khi phát sinh tranh chấp, cơ quan có thẩm quyền chỉ công nhận hiệu lực đầy đủ khi Lưu trữ hồ sơ thể hiện rõ toàn bộ phụ lục đã được công chứng hợp lệ và lưu giữ cùng hợp đồng chính.
>>> Xem thêm: Cơ sở pháp lý của hoạt động công chứng nhà đất trong giao dịch bất động sản.
IV. Trách nhiệm của các bên trong việc lưu trữ hồ sơ 🧑⚖️
Các chủ thể có trách nhiệm lưu trữ bao gồm:
Tổ chức hành nghề công chứng
Cá nhân, tổ chức ký kết hợp đồng
Cơ quan, đơn vị có liên quan
Việc không lưu giữ đầy đủ hồ sơ và phụ lục có thể dẫn đến rủi ro pháp lý nghiêm trọng, đặc biệt trong các hợp đồng giá trị lớn.
Kết luận về lưu trữ hồ sơ hợp đồng nhiều phụ lục ✅
Lưu trữ hồ sơ không chỉ là yêu cầu về mặt thủ tục mà còn là biện pháp bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên tham gia giao dịch. Đối với hợp đồng có nhiều phụ lục đã công chứng, việc lưu trữ đầy đủ, đúng trình tự giúp hạn chế tranh chấp và tăng tính an toàn pháp lý. Thực hiện nghiêm túc Lưu trữ hồ sơ hợp đồng chính là nền tảng quan trọng để đảm bảo hiệu lực lâu dài của hợp đồng trong thực tiễn.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
