Làm thế nào để chuẩn bị hồ sơ công chứng hợp đồng chia tách đất nhanh nhất?
Khi nhu cầu tách thửa đất để chia cho con cái, anh em, hoặc chuyển nhượng một phần đất vườn, đất ở tăng cao, nhiều người gặp khó khăn do thiếu hồ sơ hoặc không nắm rõ quy trình pháp lý. Việc chuẩn bị hồ sơ công chứng chia tách đất nhanh không chỉ tiết kiệm thời gian, công sức mà còn giúp tránh rủi ro khi thực hiện thủ tục tại văn phòng công chứng và cơ quan đăng ký đất đai. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách chuẩn bị đầy đủ, chi tiết, đúng luật.
>>> Xem thêm: Có cần làm lại Công chứng tách thửa khi đổi tên người sử dụng đất?
1. Căn cứ pháp lý quy định hồ sơ công chứng chia tách đất
1.1 Quy định công chứng bắt buộc với hợp đồng chia tách đất
Theo Điều 167 Luật Đất đai 2013, việc chuyển nhượng, tặng cho, chia tách quyền sử dụng đất phải lập thành văn bản và bắt buộc công chứng hoặc chứng thực tại UBND xã nơi có đất.
“Việc công chứng, chứng thực hợp đồng, văn bản về quyền sử dụng đất được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất.”
Nếu không công chứng/chứng thực, hợp đồng chia tách sẽ không đủ điều kiện đăng ký biến động, sang tên quyền sử dụng đất theo Khoản 3 Điều 188 Luật Đất đai 2013.
1.2 Hồ sơ công chứng phải đầy đủ, rõ ràng
Theo Điều 40 Luật Công chứng 2014, người yêu cầu công chứng có trách nhiệm chuẩn bị và cung cấp đầy đủ hồ sơ, giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản và các giấy tờ nhân thân hợp pháp.
2. Những loại giấy tờ không thể thiếu để chuẩn bị hồ sơ công chứng chia tách đất nhanh
Để tránh thiếu sót khiến phải đi lại nhiều lần, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ sau:
2.1 Giấy tờ về quyền sử dụng đất
Bản gốc Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ) của thửa đất dự định chia tách.
Nếu đất đã thế chấp, cần giấy xác nhận giải chấp hoặc chấp thuận của ngân hàng.
2.2 Giấy tờ nhân thân các bên
Chứng minh nhân dân (CMND)/Căn cước công dân (CCCD) còn hiệu lực, đúng thông tin.
Sổ hộ khẩu của bên chia đất và bên nhận đất.
Nếu là chia đất cho con, vợ/chồng, anh chị em thì chuẩn bị thêm giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn để chứng minh quan hệ nhân thân (có thể được miễn thuế thu nhập cá nhân).
2.3 Hồ sơ kỹ thuật thửa đất
Bản vẽ hiện trạng vị trí thửa đất dự kiến chia tách. Bản vẽ này phải được công ty đo đạc có chức năng lập, ký tên, đóng dấu.
Trích lục thửa đất, bản đồ địa chính mới nhất (nếu có).
2.4 Giấy tờ bổ sung
Văn bản xác nhận quy hoạch (nếu đất nằm trong khu quy hoạch, chuyển đổi mục đích).
Giấy ủy quyền có công chứng hợp lệ nếu một trong các bên không thể có mặt để ký hợp đồng chia tách.
>>> Xem thêm: Tổng hợp các văn phòng công chứng uy tín, được đánh giá tại Hà Nội
3. Các bước chuẩn bị hồ sơ công chứng chia tách đất nhanh và hiệu quả
Để tránh sai sót, bạn nên thực hiện theo các bước tuần tự dưới đây:
3.1 Xác minh điều kiện tách thửa
Kiểm tra xem thửa đất có nằm trong quy hoạch treo hay không, có tranh chấp không.
Xác minh diện tích sau tách có đảm bảo diện tích tối thiểu theo quy định của UBND tỉnh/thành phố không (Ví dụ: TP.HCM quy định tối thiểu 50m² đối với đất ở đô thị, 500m² với đất nông nghiệp).
Nếu diện tích không đạt điều kiện, hồ sơ sẽ bị trả lại, hợp đồng không được công chứng.
3.2 Đo vẽ và xin bản vẽ kỹ thuật thửa đất
Liên hệ công ty đo đạc để đo thực địa, lập bản vẽ mới.
Gửi bản vẽ cho Văn phòng đăng ký đất đai để kiểm tra tính pháp lý và phù hợp quy hoạch.
Mẹo tiết kiệm thời gian: Thực hiện song song đo vẽ và chuẩn bị giấy tờ nhân thân để tránh chờ đợi.
3.3 Hoàn thiện giấy tờ nhân thân
Đảm bảo CMND/CCCD còn hạn. Nếu giấy tờ cũ đã hết hạn hoặc có sai lệch thông tin, nên làm lại trước khi nộp.
Kiểm tra thông tin trên sổ đỏ và giấy tờ cá nhân phải trùng khớp. Nếu sai số CMND hoặc họ tên, phải đính chính trước.
3.4 Chuẩn bị hồ sơ bổ sung nếu cần
Nếu một bên không thể đến ký, cần làm giấy ủy quyền có công chứng/chứng thực hợp lệ.
Nếu là chia đất tặng cho giữa cha mẹ và con, nên chuẩn bị giấy tờ chứng minh quan hệ để miễn thuế TNCN.
3.5 Liên hệ trước với văn phòng công chứng
Gửi trước bản scan hồ sơ qua email hoặc Zalo để công chứng viên kiểm tra, phát hiện thiếu sót.
Đặt lịch hẹn ký công chứng để tránh xếp hàng chờ đợi.
4. Quy trình công chứng hợp đồng chia tách đất sau khi có hồ sơ đầy đủ
Sau khi chuẩn bị đủ hồ sơ công chứng chia tách đất nhanh, quy trình thực hiện như sau:
4.1 Công chứng viên tiếp nhận và thẩm định hồ sơ
Công chứng viên kiểm tra giấy tờ bản gốc, soạn thảo dự thảo hợp đồng chia tách đất.
4.2 Ký hợp đồng chia tách
Các bên liên quan ký hợp đồng trực tiếp trước mặt công chứng viên.
Công chứng viên giải thích quyền, nghĩa vụ, rủi ro phát sinh.
4.3 Công chứng viên đóng dấu chứng nhận
Sau khi xác minh tính hợp pháp, công chứng viên ký và đóng dấu, phát hành bản chính hợp đồng chia tách đất.
4.4 Kê khai thuế và sang tên quyền sử dụng đất
Người nhận đất thực hiện kê khai thuế thu nhập cá nhân (có thể được miễn thuế nếu chia tách cho người thân theo quy định tại Điều 4 Luật Thuế TNCN 2007).
Làm thủ tục đăng ký biến động tại Văn phòng đăng ký đất đai để được cấp sổ mới.
Việc chuẩn bị hồ sơ công chứng chia tách đất nhanh không chỉ giúp giao dịch diễn ra thuận lợi mà còn bảo vệ quyền lợi pháp lý của các bên, tránh phát sinh tranh chấp và rủi ro vô hiệu hợp đồng. Hãy chuẩn bị đầy đủ, đúng quy định, phối hợp chặt chẽ với công chứng viên và cơ quan địa chính để quy trình chia tách đất hoàn tất nhanh chóng, an toàn.
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ:Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.Ngoài ra, chúng tôi có đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Công chứng ngoài trụ sở, tại nhà riêng miễn phí
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Hotline: 09.66.22.7979 hoặc 0935.669.669
Địa chỉ: số 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
