Hồ sơ công chứng lưu trữ trong tranh chấp hiệu lực
Trong các tranh chấp dân sự liên quan đến hợp đồng được công chứng, vấn đề hiệu lực hợp đồng luôn là trọng tâm xem xét của Tòa án. Khi một bên yêu cầu tuyên hợp đồng vô hiệu do vi phạm điều kiện có hiệu lực, bị nhầm lẫn, lừa dối hoặc không tự nguyện, thì lưu trữ hồ sơ công chứng đóng vai trò đặc biệt quan trọng. Hồ sơ này không chỉ phản ánh nội dung giao dịch mà còn thể hiện toàn bộ quá trình xác lập ý chí của các bên. Bài viết sau phân tích vai trò của việc lưu trữ hồ sơ công chứng khi phát sinh tranh chấp về hiệu lực hợp đồng theo quy định pháp luật hiện hành.
1. Hiệu lực hợp đồng và tranh chấp về hiệu lực hợp đồng theo pháp luật dân sự
Theo Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng có hiệu lực khi đáp ứng đủ các điều kiện:
Chủ thể có năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự phù hợp
Chủ thể tham gia giao dịch hoàn toàn tự nguyện
Mục đích và nội dung của giao dịch không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội
Hình thức của giao dịch phù hợp với quy định của luật
Khi phát sinh tranh chấp, một hoặc các bên thường yêu cầu Tòa án tuyên hợp đồng vô hiệu do:
Vi phạm điều kiện về ý chí tự nguyện
Nhầm lẫn, lừa dối, đe dọa
Người ký kết không đủ năng lực hành vi dân sự
Hình thức hợp đồng không hợp pháp
Trong các trường hợp này, hồ sơ công chứng lưu trữ là nguồn chứng cứ quan trọng để xác định hợp đồng có đáp ứng đủ điều kiện có hiệu lực hay không.
2. Khái niệm và nội dung lưu trữ hồ sơ công chứng theo Luật Công chứng
2.1. Khái niệm
Theo Điều 40 và Điều 61 Luật Công chứng 2014, hồ sơ công chứng là tập hợp các giấy tờ, tài liệu liên quan trực tiếp đến việc công chứng một hợp đồng, giao dịch và phải được tổ chức hành nghề công chứng lưu trữ theo thời hạn luật định.
2.2. Nội dung hồ sơ công chứng lưu trữ
Hồ sơ công chứng lưu trữ bao gồm:
Phiếu yêu cầu công chứng
Dự thảo hợp đồng, giao dịch
Bản chính hợp đồng đã được công chứng
Bản sao giấy tờ tùy thân của các bên
Bản sao giấy tờ về tài sản giao dịch
Tài liệu xác minh năng lực hành vi dân sự
Ghi chép nghiệp vụ, lời chứng của công chứng viên
Các tài liệu này phản ánh đầy đủ quá trình hình thành và xác lập hợp đồng.
>>> Xem thêm: Giải pháp tốt nhất để sang tên nhà đất đúng hạn chính là chọn dịch vụ sổ đỏ có kinh nghiệm thực tế.
3. Vai trò của lưu trữ hồ sơ công chứng khi có tranh chấp về hiệu lực hợp đồng
3.1. Lưu trữ hồ sơ công chứng giúp xác định ý chí tự nguyện của các bên
Theo Điều 7 Luật Công chứng 2014, công chứng viên có nghĩa vụ giải thích quyền, nghĩa vụ và hậu quả pháp lý của hợp đồng cho các bên. Hồ sơ công chứng lưu trữ thể hiện:
Việc các bên tự mình ký kết
Việc hợp đồng được đọc lại trước khi ký
Việc các bên hiểu và đồng ý với nội dung giao dịch
Đây là căn cứ quan trọng để Tòa án đánh giá có hay không việc ép buộc, lừa dối hoặc nhầm lẫn làm ảnh hưởng đến hiệu lực hợp đồng.
3.2. Lưu trữ hồ sơ công chứng là chứng cứ xác định năng lực hành vi dân sự
Hồ sơ công chứng thường kèm theo giấy tờ tùy thân, xác minh độ tuổi, tình trạng nhận thức tại thời điểm công chứng. Trong tranh chấp về hiệu lực hợp đồng, đặc biệt với người cao tuổi hoặc người có dấu hiệu hạn chế năng lực hành vi, hồ sơ lưu trữ giúp xác định:
Chủ thể có đủ năng lực hành vi dân sự hay không
Công chứng viên có thực hiện việc kiểm tra năng lực hành vi theo quy định hay không
4. Lưu trữ hồ sơ công chứng và trách nhiệm của công chứng viên trong tranh chấp hiệu lực hợp đồng
Theo Điều 17 Luật Công chứng 2014, công chứng viên phải chịu trách nhiệm về văn bản công chứng do mình thực hiện. Khi có tranh chấp:
Hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ để xác định công chứng viên có thực hiện đúng quy trình hay không
Nếu hồ sơ thể hiện việc bỏ qua nghĩa vụ giải thích hoặc xác minh, hợp đồng có thể bị xem xét vô hiệu
Ngược lại, nếu hồ sơ đầy đủ, rõ ràng, công chứng viên có thể được loại trừ trách nhiệm pháp lý khi hợp đồng bị tranh chấp.
>>> Xem thêm: Cách người mua đất thông minh luôn ưu tiên Kiểm tra sổ đỏ giả đầu tiên
5. Ví dụ minh họa thực tế
Ông A ký hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất tại một văn phòng công chứng. Sau đó, ông A khởi kiện yêu cầu tuyên hợp đồng vô hiệu với lý do bị lừa dối, cho rằng không hiểu rõ nội dung hợp đồng.
Trong quá trình giải quyết, Tòa án trích lục hồ sơ công chứng lưu trữ và xác định:
Phiếu yêu cầu công chứng ghi rõ nội dung là hợp đồng chuyển nhượng
Hợp đồng được công chứng viên đọc lại toàn bộ
Ông A ký tên đầy đủ và không có ghi nhận nào về tình trạng mất khả năng nhận thức
Từ hồ sơ công chứng lưu trữ, Tòa án kết luận hợp đồng đáp ứng đủ điều kiện có hiệu lực và bác yêu cầu tuyên vô hiệu của ông A.
6. Kết luận
Có thể thấy rằng, lưu trữ hồ sơ công chứng khi có tranh chấp về hiệu lực hợp đồng không chỉ là nghĩa vụ pháp lý của tổ chức hành nghề công chứng mà còn là cơ sở quan trọng để bảo vệ tính ổn định và an toàn pháp lý của các giao dịch dân sự. Hồ sơ công chứng lưu trữ đầy đủ, chặt chẽ giúp Tòa án xác định chính xác ý chí của các bên, điều kiện có hiệu lực của hợp đồng và trách nhiệm của công chứng viên, từ đó hạn chế tranh chấp và bảo đảm sự tôn trọng pháp luật trong thực tiễn giao dịch.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
