Công chứng là gì? Phân biệt công chứng và chứng thực?

“Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch) bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng”.
“Chứng thực” là việc cơ quan Nhà nước có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính, hoặc chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực .

Chứng thực là gì?

“Chứng thực” là việc cơ quan Nhà nước có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính, hoặc chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực .

Phân biệt công chứng và chứng thực?

Thứ nhất, về thẩm quyền, công chứng do cơ quan bổ trợ Tư pháp thực hiện (phòng công chứng, văn phòng công chứng); chứng thực do cơ quan hành chính Nhà nước, cụ thể là UBND cấp xã, huyện thực hiện.
Thứ hai, chứng thực là chứng nhận sự việc, không đề cập đến nội dung; trong khi công chứng bảo đảm nội dung của một hợp đồng, một giao dịch, công chứng viên chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch đó và qua việc bảo đảm tính hợp pháp để giảm thiểu rủi ro. Hoạt động công chứng mang tính pháp lý cao hơn.

Đặc điểm

Công chứng do cơ quan bổ trợ Tư pháp thực hiện ví dụ như phòng công chứng, văn phòng công chứng và công chứng bảo đảm nội dung của một hợp đồng, một giao dịch, công chứng viên chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch đó và qua việc bảo đảm tính hợp pháp để giảm thiểu rủi ro. Văn bản công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan, trường hợp một bên không thực hiện thì bên kia có quyền yêu cầu Toà án giải quyết, trừ trường hợp có thoả thuận khác. Ngoài ra văn bản công chứng thì có giá trị chứng cứ và những tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh.

Người có quyền yêu cầu công chứng quy định khác nhau ở các nước, trong đó tại Việt Nam thì người yêu cầu công chứng là cá nhân, tổ chức Việt Nam hoặc cá nhân, tổ chức nước ngoài. Người yêu cầu công chứng là tổ chức thì việc yêu cầu công chứng được thực hiện thông qua người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo uỷ quyền của tổ chức đó. Người yêu cầu công chứng phải có năng lực hành vi dân sự, xuất trình đủ các giấy tờ cần thiết liên quan đến việc công chứng và chịu trách nhiệm về tính chính xác, tính hợp pháp của các giấy tờ đó.[2] Được quy định rõ trong Luật Công Chứng 2014

>>CÔNG CHỨNG TẠI NHÀ MIỄN PHÍ

Thủ tục công chứng tại Việt Nam gồm một số bước sau đây:

• Bước 1: Người yêu cầu công chứng tập hợp đủ các giấy tờ theo hướng dẫn (Bản photo và bản gốc để đối chiếu) và nộp tại phòng tiếp nhận hồ sơ
• Bước 2: Bộ phận tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra hồ sơ đã nhận và hồ sơ lưu trữ. Nếu thấy đủ điều kiện thì sẽ nhận hồ sơ, nếu thiếu sẽ yêu cầu bổ sung thêm.
• Bước 3: Ngay sau khi đã nhận đủ hồ sơ, bộ phận nghiệp vụ sẽ tiến hành soạn thảo hợp đồng giao dịch. Hợp đồng giao dịch sau khi soạn thảo sẽ được chuyển sang bộ phận thẩm định nội dung, thẩm định kỹ thuật để rà soát lại, và chuyển cho các bên đọc lại.
• Bước 4: Các bên sẽ ký và điểm chỉ vào từng trang của hợp đồng. Công chứng viên sẽ ký sau đó để chuyển sang bộ phận đóng dấu, lưu hồ sơ và trả hồ sơ.
• Bước 5: Người yêu cầu công chứng hoặc một trong các bên nộp lệ phí công chứng, nhận các bản hợp đồng, giao dịch đã được công chứng.

Giá trị pháp lý của văn bản công chứng:

“1. Có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Toà án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thoả thuận khác.

2. Có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Toà án tuyên bố là vô hiệu”.
   Gía trị pháp lý của văn bản được chứng thực:
   “1. Bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch.
3. Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản”.

• Khi nào thì gọi là “phòng công chứng” và “văn phòng công chứng”?
  Phòng công chứng do Uỷ ban tỉnh quyết định thành lập, là đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng. Người đại diện theo pháp luật là Trưởng phòng, phải là công chứng viên và do Chủ tịch Uỷ ban tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức
  Văn phòng công chứng do công chứng viên thành lập, được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân. Văn phòng công chứng do hai công chứng viên trở lên thành lập được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh.
• Liên quan đến thủ tục chứng thực, có những thuật ngữ nào mà người dân cần biết để thực hiện?

2. “Bản chính” là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên có giá trị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao.
3. “Bản sao” là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc bản viết tay có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính.
4. “Sổ gốc” là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản chính lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính, trong đó có ghi đầy đủ những nội dung như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp.
5. “Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc phải có nội dung đúng với nội dung ghi trong sổ gốc.
6. “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
7. “Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực.

• Có nhiều người hiểu rằng thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, chữ ký phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực?
  Cách hiểu như vậy là sai. Thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, chữ ký quy định không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực. Nói cách khác là người dân chứng thực ở đâu cũng được.
• Những hợp đồng, giao dịch nào theo quy định của pháp luật bắt buộc phải thực hiện thủ tục công chứng?
  Hiện nay, các giao dịch, hợp đồng bắt buộc phải công chứng được quy định rải rác từ các luật chuyên ngành, chưa có văn bản quy phạm pháp luật nào quy định một cách có hệ thống. Tuy nhiên, căn cứ vào luật thực định, dấu hiệu dễ nhận biết nhất là các loại tài sản, kể cả quyền sử dụng đất mà có liên quan đến việc đăng ký quyền sở hữu thì đều bắt buộc phải công chứng.
  Ví dụ: Hợp đồng mua bán nhà ở (trừ trường hợp bên bán nhà ở là tổ chức có chức năng kinh doanh nhà ở); hợp đồng thuê nhà từ 6 tháng trở lên; Hợp đồng thế chấp nhà ở; Hợp đồng chuyển đổi, chuyển nhượng, cho thuê, tặng cho, thế chấp, bảo lãnh, quyền sử dụng đất…
• Hậu quả pháp lý trong trường hợp giao dịch, hợp đồng không thực hiện công chứng theo quy định của pháp luật?
  Giao dịch, hợp đồng không tuân thủ hình thức về công chứng sẽ bị Tòa án tuyên vô hiệu. Giao dịch dân sự vô hiệu không làm phát sinh, thay đổi, chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự của các bên kể từ thời điểm xác lập. Khi giao dịch dân sự vô hiệu thì các bên khôi phục lại tình trạng ban đầu, hoàn trả cho nhau những gì đã nhận; nếu không hoàn trả được bằng hiện vật thì phải hoàn trả bằng tiền, trừ trường hợp tài sản giao dịch, hoa lợi, lợi tức thu được bị tịch thu theo quy định của pháp luật. Bên có lỗi gây thiệt hại phải bồi thường”.

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Địa chỉ: Số 165 phố Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, TP. Hà Nội.

Tel: 0966.22.7979 – 024.3880.1212

Hotline : 0966.22.7979 – 0935.669.669

Email: ccnguyenhue165@gmail.com