Trong hoạt động công chứng, hồ sơ công chứng lưu trữ không chỉ là tài liệu nghiệp vụ mà còn là nguồn chứng cứ pháp lý có giá trị lâu dài. Việc ghi chép sai thông tin trong hồ sơ công chứng lưu trữ, dù do lỗi kỹ thuật hay lỗi chủ quan của người hành nghề, đều có thể dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng, đặc biệt khi phát sinh tranh chấp. Thực tiễn cho thấy, nhiều vụ việc tranh chấp hợp đồng bị kéo dài chỉ vì thông tin trong hồ sơ công chứng không trùng khớp với thực tế giao dịch. Do đó, việc xác định trách nhiệm pháp lý khi hồ sơ công chứng lưu trữ bị ghi chép sai thông tin là vấn đề cần được phân tích đầy đủ dưới góc độ pháp luật hiện hành.
1. Hồ sơ công chứng lưu trữ và yêu cầu về tính chính xác thông tin
Khoản 1 Điều 61 Luật Công chứng 2014 quy định: “Hồ sơ công chứng phải được lưu trữ đầy đủ, an toàn, bảo đảm tính nguyên vẹn, chính xác và có giá trị sử dụng lâu dài”.
Hồ sơ công chứng lưu trữ bao gồm toàn bộ tài liệu phản ánh quá trình công chứng như: dự thảo hợp đồng, văn bản công chứng đã ký, giấy tờ tùy thân, giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng và các tài liệu có liên quan. Việc ghi chép sai thông tin trong hồ sơ có thể xảy ra ở nhiều khâu, bao gồm:
Sai lệch thông tin về nhân thân của các bên
Ghi không đúng đối tượng, diện tích, tình trạng pháp lý của tài sản
Sai sót trong việc ghi nhận thời điểm, địa điểm công chứng
Nhầm lẫn giữa bản gốc, bản sao hoặc bản dịch
Những sai lệch này trực tiếp ảnh hưởng đến giá trị chứng cứ của hồ sơ công chứng.
2. Giá trị chứng cứ của hồ sơ công chứng và tác động của việc ghi chép sai thông tin
Khoản 1 Điều 7 Luật Công chứng 2014 khẳng định: “Văn bản công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh”.
Tuy nhiên, giá trị chứng cứ này chỉ được bảo đảm khi hồ sơ công chứng lưu trữ phản ánh đúng và đầy đủ thông tin thực tế. Trường hợp hồ sơ bị ghi chép sai, Tòa án có thể:
Nghi ngờ tính xác thực của hồ sơ công chứng
Yêu cầu xác minh bổ sung, giám định tài liệu
Đánh giá lại trách nhiệm của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng
Trong một số trường hợp, sai sót trong hồ sơ lưu trữ có thể là căn cứ để xem xét trách nhiệm bồi thường thiệt hại.
3. Trách nhiệm pháp lý của công chứng viên khi hồ sơ lưu trữ bị ghi chép sai
3.1. Trách nhiệm nghề nghiệp và trách nhiệm cá nhân
Khoản 2 Điều 17 Luật Công chứng 2014 quy định: “Công chứng viên phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản công chứng và hồ sơ công chứng do mình thực hiện”.
Khi hồ sơ công chứng lưu trữ bị ghi chép sai thông tin, công chứng viên có thể phải chịu trách nhiệm nếu xác định được lỗi thuộc về quá trình kiểm tra, ghi nhận hoặc hoàn thiện hồ sơ. Trách nhiệm này có thể phát sinh ngay cả khi sai sót không làm thay đổi toàn bộ nội dung giao dịch nhưng gây nhầm lẫn hoặc thiệt hại cho các bên.
3.2. Trách nhiệm bồi thường thiệt hại
Khoản 1 Điều 38 Luật Công chứng 2014 quy định: “Tổ chức hành nghề công chứng phải bồi thường thiệt hại cho người yêu cầu công chứng nếu do lỗi của mình hoặc của công chứng viên mà gây thiệt hại”.
Trong trường hợp hồ sơ công chứng lưu trữ bị ghi chép sai thông tin dẫn đến thiệt hại thực tế, tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm bồi thường, sau đó có quyền yêu cầu công chứng viên hoàn trả theo quy định của pháp luật.
4. Trách nhiệm của tổ chức hành nghề công chứng trong quản lý và lưu trữ hồ sơ
Không chỉ công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng cũng phải chịu trách nhiệm trong việc tổ chức lưu trữ hồ sơ công chứng. Theo Luật Công chứng 2014, tổ chức hành nghề công chứng có nghĩa vụ:
Bảo đảm quy trình lập, kiểm tra và lưu trữ hồ sơ
Kiểm soát sai sót trong việc ghi chép, sao lưu, phân loại hồ sơ
Phục vụ việc tra cứu, cung cấp hồ sơ khi có yêu cầu hợp pháp
Việc để xảy ra tình trạng ghi chép sai thông tin trong hồ sơ lưu trữ có thể bị xem xét trách nhiệm hành chính hoặc trách nhiệm dân sự tùy theo mức độ vi phạm và hậu quả phát sinh.
5. Hệ quả pháp lý khi hồ sơ công chứng lưu trữ bị ghi chép sai thông tin
Việc ghi chép sai thông tin trong hồ sơ công chứng lưu trữ có thể dẫn đến các hệ quả pháp lý sau:
Gây khó khăn trong việc xác minh nội dung giao dịch khi tranh chấp phát sinh
Ảnh hưởng đến quyền lợi của bên ngay tình
Làm suy giảm giá trị chứng cứ của văn bản công chứng
Phát sinh trách nhiệm bồi thường và trách nhiệm kỷ luật đối với công chứng viên
Trong một số trường hợp nghiêm trọng, sai sót còn có thể bị xem xét dưới góc độ vi phạm pháp luật khác nếu có yếu tố cố ý.
6. Ví dụ minh họa thực tiễn
Một hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất được công chứng, tuy nhiên trong hồ sơ công chứng lưu trữ, diện tích thửa đất bị ghi chép sai so với Giấy chứng nhận. Khi tranh chấp phát sinh, bên nhận chuyển nhượng gặp khó khăn trong việc chứng minh phạm vi quyền lợi của mình. Tòa án xác định sai sót xuất phát từ quá trình lập và lưu trữ hồ sơ công chứng, từ đó xem xét trách nhiệm bồi thường thiệt hại của tổ chức hành nghề công chứng theo quy định pháp luật.
Kết luận
Hồ sơ công chứng lưu trữ giữ vai trò trung tâm trong việc bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự. Việc ghi chép sai thông tin trong hồ sơ công chứng lưu trữ không chỉ làm giảm giá trị chứng cứ của văn bản công chứng mà còn có thể kéo theo trách nhiệm pháp lý nghiêm trọng đối với công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng. Do đó, việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về ghi chép, kiểm tra và lưu trữ hồ sơ công chứng là yêu cầu bắt buộc nhằm bảo vệ quyền lợi của các bên và bảo đảm sự ổn định của các quan hệ dân sự đã được công chứng.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
