Hóa đơn điện tử là một phần không thể thiếu trong việc giao dịch kinh doanh hiện đại. Để đảm bảo tính minh bạch, tiện lợi và bảo mật trong quá trình giao dịch, việc lưu trữ hóa đơn điện tử đóng một vai trò quan trọng. Tuy nhiên, lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau.

>>> Xem ngay: Cách đọc thông tin trên sổ đỏ để kiểm tra sổ đỏ thật giả, tránh bị mất tiền oan khi mua đất qua môi giới

1. Hóa đơn điện tử phải lưu trữ như thế nào?

Cụ thể, khoản 1, khoản 2 Điều 6 Nghị định số 123 quy định cách bảo quản hóa đơn điện tử như sau:

– Hóa đơn điện tử phải được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

– Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thủ hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của đơn vị mình.

– Hóa đơn điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy/tra cứu được khi có yêu cầu

Lưu trữ hóa đơn điện tử

Đồng thời, hóa đơn điện tử khi lưu trữ phải đảm bảo:

– Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ: Khi hóa đơn đã được lập, ký số gửi cho bên mua và kê khai thì tuyệt đối không được làm thay đổi, sai lệch thông tin trong suốt thời gian lưu trữ.

– Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán (thông thường là 10 năm theo điểm b khoản 5 Điều 41 Luật Kế toán năm 2015).

– Những hóa đơn điện tử hết thời hạn lưu trữ theo quy định, nếu như không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, khi tiêu hủy, doanh nghiệp phải đảm bảo việc tiêu hủy không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.

>>> Tìm hiểu thêm: Địa chỉ cung cấp dịch vụ công chứng di chúc tại nhà không mất phí phụ thu.

2. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào, đầu ra

Hóa đơn giấy chỉ có 01 bản thể hiện là bản giấy còn hóa đơn điện thì có 02 file luôn đi cùng nhau là file thể hiện nội dung nghiệp vụ của hóa đơn (file PDF) và file dữ liệu hóa đơn (file XML). Trong đó, chỉ có file XML là có giá trị pháp lý (khi chưa bị sửa đổi) còn file PDF chỉ là bản thể hiện để giúp người dùng xem và in ra bản giấy.

Xem thêm:  Tìm hiểu về các loại chế tài đang được áp dụng hiện nay

Người dùng cần lưu cả 2 file này vào các thiết bị ngoài như USB, đĩa CD… phòng trường hợp máy tính gặp sự cố và để không bị mất dữ liệu.

Hóa đơn điện tử

2.1. Đối với hóa đơn điện tử đầu vào

+ Tạo một email riêng để lưu hóa đơn và thông báo email này tới tất cả bên bán. Đồng thời email này sẽ được cài đặt để chuyển tiếp về email cấp quản lý.

+ Lập thư mục Google Drive với chính email lưu nhận hóa đơn đó.

+ Khi nhận được email kế toán tải xuống lưu trữ tại thư mục trên máy tính, đổi tên file hóa đơn đó tương ứng với mã số thuế, tên người bán, số hóa đơn.

+ Mở hóa đơn ra kiểm tra sơ bộ và cập nhật một số thông tin trên tờ hóa đơn vào 01 file Excel như: Mã số thuế người bán, mã tra cứu hóa đơn và chèn link hóa đơn đó để tiện tra cứu khi cần.

+ Đồng bộ thư mục máy tính chứa hóa đơn lên Google Drive.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn thực hiện thủ tục công chứng hợp đồng chuyển nhượng nhà đất theo quy định mới 2023.

2.2. Đối với hóa đơn điện tử bán ra

Doanh nghiệp có thể lưu trữ hóa đơn đầu ra theo quy định như sau:

– Lưu trữ hóa đơn điện tử vào thư mục trên máy tính cập nhật nội dung trên hóa đơn điện tử vào file excel: Tên khách hàng, mã số thuế, số tiền trước và sau VAT, mã tra cứu.

– Đồng bộ thư mục chứa file excel này với Google Drive để đảm bảo an toàn dữ liệu.

Trên đây là bài viết giải đáp về “Hướng dẫn cách lưu trữ hóa đơn điện tử mới cập nhật”. Ngoài ra, nếu như bạn đọc còn thắc mắc gì liên quan đến nội dung trên hoặc cần tư vấn các vấn đề pháp lý khác về công chứng và sổ đỏ, xin vui lòng liên hệ theo thông tin:

Xem thêm:  Người đào được cổ vật nhưng không khai báo có bị xử phạt hay không?

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.

2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Ngoài ra, chúng tôi có đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội

Hotline : 0966.22.7979 – 0935.669.669

Email: ccnguyenhue165@gmail.com

XEM THÊM TỪ KHÓA:

>>> Thời hạn chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế là bao lâu?

>>> Top 5 văn phòng công chứng dịch thuật uy tín tại Hà Nội

>>> UBND xã có được công chứng hợp đồng ủy quyền về đất đai hay không?

>>> Công chứng viên có được công chứng ngoài giờ hành chính hay không?

>>> Thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký cần chuẩn bị những giấy tờ gì?

Đánh giá

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *