Công chứng bản sao giấy xác nhận hoàn thành nghĩa vụ quân sự: Khi nào cần bản gốc?
Trong nhiều hồ sơ tuyển dụng, xét học bổng, xin việc nhà nước hoặc bổ sung giấy tờ hạ tầng nhân sự, bản sao giấy xác nhận hoàn thành nghĩa vụ quân sự là tài liệu bắt buộc. Khi thực hiện công chứng nghĩa vụ quân sự, không ít người thắc mắc liệu có cần mang bản gốc để đối chiếu hay không và trường hợp nào được phép dùng bản sao thay thế. Việc hiểu rõ quy định về công chứng, chứng thực giúp tiết kiệm thời gian, tránh rủi ro bị từ chối hồ sơ do giấy tờ không hợp lệ. Bài viết dưới đây phân tích đầy đủ căn cứ pháp lý và hướng dẫn chính xác theo quy định hiện hành.
1. Giấy xác nhận hoàn thành nghĩa vụ quân sự là gì và dùng để làm gì?
“Giấy xác nhận hoàn thành nghĩa vụ quân sự” là giấy tờ do Ban Chỉ huy Quân sự cấp huyện hoặc đơn vị quân đội nơi công dân phục vụ cấp cho quân nhân đã hoàn thành nghĩa vụ theo quy định của “Luật Nghĩa vụ quân sự 2015”.
Giấy này được sử dụng trong các trường hợp sau:
Bổ sung hồ sơ nhân sự khi xin việc.
Hồ sơ xét tuyển công chức, viên chức.
Hồ sơ đăng ký học nghề, học đại học theo chế độ ưu tiên.
Minh chứng nghĩa vụ công dân theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức.
Khi dùng nhiều lần, người dân thường phải sao y công chứng hoặc chứng thực để nộp cho các cơ quan tiếp nhận.
Tuy nhiên, giấy xác nhận hoàn thành nghĩa vụ quân sự do quân đội cấp, nên:
➡️ Không có cơ quan công chứng/chứng thực nào đồng thời là nơi cấp bản chính, vì vậy người dân luôn phải mang bản gốc để đối chiếu.
Trường hợp bản chính bị mất?
Nhà nước không cho phép công chứng với bản sao từ bản sao, hoặc bản scan, bản chụp. Người dân phải xin cấp lại giấy xác nhận tại Ban Chỉ huy Quân sự huyện hoặc đơn vị đã cấp trước đó.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn lập văn bản thỏa thuận phân chia khi công chứng – công chứng thừa kế
4. Hồ sơ cần chuẩn bị khi công chứng nghĩa vụ quân sự
Hồ sơ gồm:
Bản chính giấy xác nhận hoàn thành nghĩa vụ quân sự.
Bản sao cần chứng thực (hoặc yêu cầu văn phòng công chứng photocopy).
CMND/CCCD/hộ chiếu.
Phiếu yêu cầu công chứng (khi công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng).
>>> Xem thêm: Quy trình chuẩn củadịch vụ làm sổ đỏ theo quy định pháp luật
5. Quy trình công chứng – chứng thực bản sao nghĩa vụ quân sự
Bước 1 – Nộp hồ sơ
Gồm bản gốc và bản sao tại văn phòng công chứng hoặc UBND.
Bước 2 – Kiểm tra tính hợp lệ
Công chứng viên hoặc công chức tư pháp đối chiếu thông tin, kiểm tra dấu, chữ ký và tính rõ ràng của bản gốc.
Bước 3 – Chứng nhận bản sao
Cơ quan xác nhận bản sao đúng với bản gốc, đóng dấu và ghi số chứng thực.
Bước 4 – Trả kết quả
Thực hiện ngay trong ngày, thông thường chỉ từ 3–10 phút.
6. Phí công chứng – chứng thực bản sao
Theo biểu phí:
Chứng thực bản sao tại UBND: 2.000 – 3.000 đồng/trang.
Công chứng bản sao tại văn phòng công chứng: mức phí tương tự hoặc theo bảng giá của đơn vị.
Một số văn phòng có thể thu thêm chi phí photocopy hoặc soạn phiếu yêu cầu theo thỏa thuận.
7. Các lưu ý quan trọng để tránh bị từ chối công chứng
Khi công chứng nghĩa vụ quân sự, cần lưu ý:
• Bản gốc phải rõ ràng, không rách, không tẩy xóa.
Giấy có dấu hiệu chỉnh sửa sẽ bị từ chối.
• Thông tin trên giấy xác nhận phải trùng khớp với CCCD/CMND.
Nếu sai ngày sinh, địa chỉ, họ tên… phải làm thủ tục điều chỉnh tại cơ quan quân sự.
• Không được công chứng bản sao từ ảnh chụp hoặc file PDF.
Chỉ được sử dụng bản gốc để đối chiếu.
• Mỗi cơ quan tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu bản sao trong vòng 3–6 tháng.
Dù luật không quy định thời hạn, người dân vẫn nên kiểm tra trước.
8. Kết luận
Công chứng bản sao giấy xác nhận hoàn thành nghĩa vụ quân sự là thủ tục phổ biến, phục vụ cho nhiều yêu cầu học tập, nghề nghiệp và hành chính. Người dân cần nắm rõ nguyên tắc: bắt buộc phải mang bản gốc để đối chiếu, vì không có bất kỳ cơ quan nào được phép chứng thực bản sao giấy tờ này nếu không có bản chính. Thực hiện đúng quy định sẽ giúp quá trình nộp hồ sơ diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và hợp pháp.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
