Quản lý hồ sơ lưu trữ đối với hợp đồng được công chứng ngoài văn phòng
Công chứng ngoài trụ sở ngày càng được áp dụng rộng rãi nhằm đáp ứng nhu cầu thực tiễn của người dân trong các trường hợp đặc biệt. Tuy nhiên, sau khi việc ký kết và chứng nhận hoàn tất, vấn đề quản lý và lưu trữ hồ sơ công chứng ngoài trụ sở lại trở thành yếu tố then chốt quyết định giá trị pháp lý lâu dài của hợp đồng. Dưới góc độ quản lý nhà nước và nghiệp vụ công chứng, việc lưu trữ hồ sơ không chỉ mang ý nghĩa hành chính mà còn là căn cứ quan trọng để giải quyết tranh chấp, thanh tra, kiểm tra và xác định trách nhiệm pháp lý khi có rủi ro phát sinh.
1. Hồ sơ công chứng ngoài trụ sở có phải lưu trữ riêng không?
Về nguyên tắc, pháp luật hiện hành không phân biệt chế độ lưu trữ giữa hợp đồng được công chứng tại trụ sở và hợp đồng được công chứng ngoài trụ sở. Theo quy định của Luật Công chứng, mọi văn bản công chứng hợp pháp đều phải được lưu trữ đầy đủ, thống nhất tại tổ chức hành nghề công chứng.
Tuy nhiên, trên thực tế, hồ sơ công chứng ngoài trụ sở thường tiềm ẩn rủi ro cao hơn, do điều kiện ký kết không diễn ra trong môi trường kiểm soát trực tiếp của văn phòng công chứng. Vì vậy, yêu cầu quản lý hồ sơ đối với các trường hợp này thường được đặt ra chặt chẽ hơn về mặt nội dung, chứng cứ kèm theo và tính đầy đủ của tài liệu lưu trữ.
2. Thành phần hồ sơ lưu trữ đối với công chứng ngoài trụ sở
Hồ sơ lưu trữ đối với hợp đồng được công chứng ngoài trụ sở về cơ bản vẫn bao gồm các tài liệu theo quy định chung, nhưng cần chú trọng một số thành phần đặc thù.
Thứ nhất là bản chính hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, có đầy đủ chữ ký, điểm chỉ (nếu có) và lời chứng của công chứng viên.
Thứ hai là các giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng, bao gồm giấy tờ tùy thân, giấy tờ chứng minh quyền, lợi ích liên quan đến tài sản hoặc giao dịch.
Thứ ba là tài liệu thể hiện lý do công chứng ngoài trụ sở. Đây là nội dung đặc biệt quan trọng, bởi theo Luật Công chứng, việc công chứng ngoài trụ sở chỉ được thực hiện trong những trường hợp có lý do chính đáng như “người yêu cầu công chứng già yếu, ốm đau, không thể đi lại” hoặc các trường hợp tương tự.
Thứ tư là các tài liệu bổ trợ khác như biên bản xác minh, ghi chú nghiệp vụ, thông tin về người làm chứng, người phiên dịch (nếu có), nhằm chứng minh tính khách quan và hợp pháp của quá trình công chứng ngoài trụ sở.
3. Trách nhiệm của tổ chức hành nghề công chứng trong lưu trữ hồ sơ
Theo quy định pháp luật, trách nhiệm lưu trữ hồ sơ công chứng ngoài trụ sở thuộc về tổ chức hành nghề công chứng nơi công chứng viên đang hành nghề. Việc công chứng được thực hiện ở đâu không làm thay đổi nghĩa vụ lưu trữ tập trung hồ sơ tại trụ sở văn phòng hoặc phòng công chứng.
Luật Công chứng quy định rõ rằng “tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm quản lý, lưu trữ hồ sơ công chứng theo đúng trình tự, thời hạn và bảo đảm an toàn cho hồ sơ”. Điều này đồng nghĩa với việc mọi hồ sơ công chứng ngoài trụ sở sau khi hoàn tất đều phải được đưa về lưu trữ tại trụ sở, không được để phân tán hoặc lưu giữ cá nhân.
Ngoài ra, người đứng đầu tổ chức hành nghề công chứng còn có trách nhiệm tổ chức kiểm tra nội bộ, bảo đảm hồ sơ công chứng ngoài trụ sở được lập đầy đủ, sắp xếp khoa học và sẵn sàng phục vụ cho công tác tra cứu, thanh tra khi cần thiết.
>>> Xem thêm: Top các đơn vị cung cấpdịch vụ sổ đỏ chuyên nghiệp, giá hợp lý
4. Thời hạn và hình thức lưu trữ hồ sơ công chứng ngoài trụ sở
Về thời hạn lưu trữ, hồ sơ công chứng ngoài trụ sở được áp dụng thống nhất theo quy định chung của pháp luật về công chứng. Trong đó, hồ sơ công chứng phải được lưu trữ lâu dài, nhiều loại hồ sơ có thời hạn lưu trữ vĩnh viễn do gắn liền với quyền tài sản và nhân thân của cá nhân, tổ chức.
Về hình thức lưu trữ, ngoài lưu trữ bản giấy truyền thống, pháp luật hiện nay khuyến khích tổ chức hành nghề công chứng thực hiện số hóa hồ sơ. Đối với hồ sơ công chứng ngoài trụ sở, việc số hóa càng có ý nghĩa quan trọng nhằm hạn chế rủi ro mất mát, hư hỏng tài liệu và tăng khả năng truy xuất thông tin khi phát sinh tranh chấp.
Tuy nhiên, việc số hóa không thay thế hoàn toàn nghĩa vụ lưu trữ bản gốc hồ sơ công chứng theo quy định pháp luật.
5. Lưu trữ hồ sơ công chứng ngoài trụ sở và công tác thanh tra, kiểm tra
Dưới góc độ quản lý nhà nước, hồ sơ lưu trữ là căn cứ quan trọng nhất để đánh giá tính hợp pháp của hoạt động công chứng ngoài trụ sở. Khi tiến hành thanh tra, kiểm tra, cơ quan quản lý như Sở Tư pháp thường tập trung rà soát các nội dung sau:
Một là, hồ sơ có đầy đủ căn cứ chứng minh lý do công chứng ngoài trụ sở hay không.
Hai là, trình tự, thủ tục công chứng có được phản ánh đầy đủ trong hồ sơ lưu trữ hay không.
Ba là, việc lưu trữ có bảo đảm tính toàn vẹn, không bị sửa chữa, tẩy xóa hoặc thất lạc tài liệu quan trọng.
Việc lưu trữ hồ sơ không đầy đủ hoặc không đúng quy định có thể bị xem là vi phạm hành chính trong lĩnh vực công chứng, kể cả trong trường hợp nội dung hợp đồng không có tranh chấp.
6. Rủi ro pháp lý khi quản lý hồ sơ công chứng ngoài trụ sở không chặt chẽ
Trong thực tiễn, nhiều tranh chấp phát sinh không xuất phát từ nội dung hợp đồng, mà từ việc không chứng minh được tính hợp pháp của quá trình công chứng ngoài trụ sở. Khi hồ sơ lưu trữ thiếu tài liệu chứng minh lý do công chứng, thiếu thông tin về người làm chứng hoặc người phiên dịch, tổ chức hành nghề công chứng có thể gặp bất lợi lớn khi bị khiếu nại hoặc khởi kiện.
Thậm chí, trong một số trường hợp, việc lưu trữ hồ sơ không đầy đủ còn có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng như hợp đồng bị tuyên vô hiệu, công chứng viên bị xem xét trách nhiệm nghề nghiệp hoặc tổ chức hành nghề công chứng bị xử phạt.
>>> Xem thêm: Phí công chứng cho hợp đồng bất động sản: Lý do tại sao có sự chênh lệch giữa các văn phòng công chứng
7. Nhận định và khuyến nghị về lưu trữ hồ sơ công chứng ngoài trụ sở
Có thể thấy, lưu trữ hồ sơ công chứng ngoài trụ sở không chỉ là nghĩa vụ hành chính, mà là “hàng rào pháp lý” bảo vệ cả công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng và các bên tham gia giao dịch. Trong bối cảnh công chứng ngoài trụ sở ngày càng phổ biến, yêu cầu hoàn thiện quy trình lưu trữ hồ sơ càng trở nên cấp thiết.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
