Hồ sơ công chứng lưu trữ là nguồn chứng cứ có giá trị pháp lý đặc biệt trong việc xác định hiệu lực hợp đồng và giải quyết tranh chấp dân sự. Tuy nhiên, trong thực tiễn đã phát sinh những trường hợp hồ sơ công chứng lưu trữ bị che giấu, không được cung cấp đầy đủ cho cơ quan có thẩm quyền hoặc cho các bên liên quan. Hành vi này không chỉ làm suy giảm giá trị chứng cứ của văn bản công chứng mà còn kéo theo nhiều hệ quả pháp lý nghiêm trọng. Bài viết sau phân tích trách nhiệm pháp lý khi hồ sơ công chứng lưu trữ bị che giấu theo quy định pháp luật hiện hành.

>>> Xem thêm: Mỗi hồ sơ được công chứng tại đây đều được kiểm tra kỹ để đảm bảo hợp lệ 100%.

1. Quy định pháp luật về lưu trữ và cung cấp hồ sơ công chứng

Theo Điều 40 Luật Công chứng 2014, mỗi việc công chứng phải được lập thành một hồ sơ công chứng và lưu trữ đầy đủ tại tổ chức hành nghề công chứng.

Theo Điều 61 Luật Công chứng 2014, hồ sơ công chứng phải được:

• Lưu trữ an toàn

• Bảo đảm tính đầy đủ, chính xác và toàn vẹn

• Cung cấp theo yêu cầu hợp pháp của cơ quan có thẩm quyền

Ngoài ra, Luật Lưu trữ 2011 quy định tài liệu lưu trữ phải được quản lý, sử dụng đúng mục đích, không được che giấu, hủy hoại hoặc làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ.

Như vậy, việc che giấu hồ sơ công chứng lưu trữ là hành vi vi phạm trực tiếp nghĩa vụ pháp lý của tổ chức hành nghề công chứng.

2. Thế nào là hồ sơ công chứng lưu trữ bị che giấu

2.1. Khái niệm che giấu hồ sơ công chứng lưu trữ

Hồ sơ công chứng lưu trữ bị che giấu được hiểu là hành vi:

• Không cung cấp hồ sơ công chứng khi có yêu cầu hợp pháp

• Chỉ cung cấp một phần hồ sơ, che giấu tài liệu quan trọng

• Trì hoãn, kéo dài việc cung cấp hồ sơ nhằm gây khó khăn cho việc giải quyết tranh chấp

• Cố ý không ghi nhận hoặc không lưu trữ một số tài liệu bắt buộc trong hồ sơ

Những hành vi này làm gián đoạn việc tiếp cận chứng cứ và ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp của các bên.

2.2. Phân biệt che giấu hồ sơ và hạn chế cung cấp thông tin hợp pháp

Cần phân biệt giữa:

• Che giấu HS công chứng lưu trữ trái pháp luật

• Việc từ chối cung cấp hồ sơ vì lý do bảo mật theo quy định của pháp luật

Theo Điều 62 Luật Công chứng 2014, HS công chứng chỉ được cung cấp trong các trường hợp luật định. Nếu đáp ứng đủ điều kiện mà vẫn không cung cấp thì bị coi là che giấu hồ sơ.

>>> Xem thêm: Nếu bạn đang vướng mắc trong khâu đăng ký biến động, hãy nhờ dịch vụ làm sổ đỏ hỗ trợ.

3. Trách nhiệm pháp lý của tổ chức hành nghề công chứng khi che giấu hồ sơ công chứng lưu trữ

3.1. Trách nhiệm hành chính

Theo Nghị định 82/2020/NĐ-CP, hành vi vi phạm quy định về quản lý, lưu trữ và cung cấp HS công chứng có thể bị xử phạt hành chính nếu:

• Không cung cấp hồ sơ theo yêu cầu hợp pháp

• Cố ý che giấu, không lưu trữ đầy đủ HS công chứng

Hình thức xử phạt có thể bao gồm:

• Phạt tiền

• Buộc khắc phục hậu quả

• Buộc cung cấp đầy đủ hồ sơ công chứng lưu trữ

3.2. Trách nhiệm bồi thường thiệt hại

Theo Điều 38 Luật Công chứng 2014, tổ chức hành nghề công chứng phải bồi thường thiệt hại nếu lỗi trong hoạt động công chứng gây thiệt hại cho người yêu cầu công chứng.

Trường hợp che giấu HS công chứng lưu trữ dẫn đến:

• Bên đương sự không chứng minh được quyền lợi hợp pháp

• Giao dịch bị kéo dài tranh chấp

• Phát sinh thiệt hại về tài sản hoặc cơ hội kinh doanh

thì tổ chức hành nghề công chứng có thể phải bồi thường theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015.

4. Trách nhiệm cá nhân của công chứng viên và người quản lý hồ sơ

Theo Điều 7 và Điều 17 Luật Công chứng 2014, công chứng viên có nghĩa vụ tuân thủ quy định về lưu trữ hồ sơ và chịu trách nhiệm đối với văn bản công chứng do mình thực hiện.

Khi hồ sơ công chứng lưu trữ bị che giấu:

• Công chứng viên có thể bị xử lý kỷ luật

• Người phụ trách lưu trữ có thể bị xử lý trách nhiệm nội bộ

• Trường hợp có dấu hiệu cố ý làm sai lệch hoặc cản trở hoạt động tố tụng, có thể bị xem xét trách nhiệm hình sự theo Bộ luật Hình sự 2015 sửa đổi bổ sung 2017

Việc xác định trách nhiệm cá nhân căn cứ vào mức độ lỗi và hậu quả thực tế.

>>> Xem thêm: Đừng để nhầm lẫn giữa chứng thực chữ ký và Chứng thực bản sao.

5. Ví dụ minh họa thực tế

Trong một vụ tranh chấp hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất, Tòa án yêu cầu văn phòng công chứng cung cấp HS công chứng lưu trữ để làm rõ việc giải thích quyền và nghĩa vụ cho bên thế chấp.

Tuy nhiên, văn phòng công chứng chỉ cung cấp bản hợp đồng công chứng mà không cung cấp:

• Phiếu yêu cầu công chứng

• Ghi chép nghiệp vụ của công chứng viên

• Tài liệu xác minh năng lực hành vi dân sự

Sau khi bị yêu cầu bổ sung nhiều lần, hồ sơ mới được cung cấp đầy đủ. Tòa án xác định có dấu hiệu che giấu HS công chứng lưu trữ, từ đó xem xét trách nhiệm của văn phòng công chứng và đánh giá thận trọng giá trị chứng cứ của hồ sơ trong quá trình giải quyết vụ án.

6. Kết luận

Có thể khẳng định rằng, trách nhiệm pháp lý khi hồ sơ công chứng lưu trữ bị che giấu là vấn đề đặc biệt nghiêm trọng trong hoạt động công chứng. Hành vi che giấu hồ sơ không chỉ vi phạm nghĩa vụ pháp lý về lưu trữ mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của các bên, làm suy giảm niềm tin vào giá trị pháp lý của văn bản công chứng. Việc tuân thủ đầy đủ quy định về lưu trữ và cung cấp hồ sơ công chứng là yêu cầu bắt buộc nhằm bảo đảm tính minh bạch, an toàn pháp lý và hiệu quả trong giải quyết tranh chấp dân sự hiện nay.