Lưu trữ hồ sơ tranh chấp là nội dung đặc biệt quan trọng trong hoạt động công chứng, nhất là khi phát sinh khiếu nại, tố tụng liên quan đến chữ ký đã được chứng nhận hợp pháp. Việc lưu trữ đúng quy định giúp bảo vệ quyền lợi các bên, đồng thời là căn cứ pháp lý quan trọng để cơ quan có thẩm quyền giải quyết tranh chấp phát sinh trên thực tế.
>>> Xem thêm: Phạm vi thẩm quyền công chứng của Văn phòng công chứng được giới hạn như thế nào?
I. Khái niệm Lưu trữ hồ sơ tranh chấp trong hoạt động công chứng 📂
Trong lĩnh vực công chứng, Lưu trữ hồ sơ tranh chấp được hiểu là việc bảo quản, quản lý và khai thác hồ sơ công chứng khi phát sinh mâu thuẫn, khiếu kiện liên quan đến chữ ký đã được công chứng hoặc chứng thực.
Hồ sơ này bao gồm bản gốc văn bản công chứng, giấy tờ tùy thân, tài liệu chứng minh năng lực hành vi dân sự và các tài liệu liên quan khác nhằm phục vụ việc xác minh tính hợp pháp của chữ ký.
II. Căn cứ pháp lý về Lưu trữ hồ sơ tranh chấp ⚖️
Pháp luật hiện hành quy định rõ nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ công chứng để phục vụ giải quyết tranh chấp. Theo Luật Công chứng 2014, tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ công chứng tối thiểu 20 năm, bảo đảm an toàn, đầy đủ và chính xác.
Đối với Lưu trữ hồ sơ, hồ sơ phải được bảo quản nguyên trạng, không sửa đổi, không tiêu hủy, nhằm phục vụ hoạt động thanh tra, kiểm tra, điều tra và xét xử khi có yêu cầu từ cơ quan có thẩm quyền.
>>> Xem thêm: Dịch vụ sang tên sổ đỏ có vai trò gì trong việc bảo vệ quyền lợi của các bên khi chuyển nhượng đất đai?
III. Nội dung hồ sơ phục vụ Lưu trữ hồ sơ tranh chấp 🗂️
Hồ sơ công chứng được lưu trữ để giải quyết tranh chấp chữ ký thường bao gồm:
1. Văn bản công chứng gốc ✍️
Là tài liệu trung tâm để đối chiếu chữ ký, nội dung cam kết và thời điểm công chứng.
2. Giấy tờ tùy thân của người ký 🪪
Chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu tại thời điểm ký kết.
Là căn cứ chứng minh quy trình tiếp nhận, thẩm tra hồ sơ đã được thực hiện đúng pháp luật trong Lưu trữ hồ sơ.
IV. Ví dụ thực tế về Lưu trữ hồ sơ tranh chấp 🧾
Một trường hợp tranh chấp hợp đồng ủy quyền xảy ra khi một bên cho rằng chữ ký trong hợp đồng bị giả mạo. Tòa án đã yêu cầu văn phòng công chứng cung cấp hồ sơ lưu trữ.
Nhờ Lưu trữ hồ sơ, văn phòng công chứng đã xuất trình đầy đủ bản gốc hợp đồng, bản sao giấy tờ tùy thân và sổ công chứng. Kết quả giám định xác nhận chữ ký là hợp pháp, giúp giải quyết vụ việc nhanh chóng và đúng pháp luật.
V. Ý nghĩa pháp lý của Lưu trữ hồ sơ tranh chấp 🛡️
Việc thực hiện đúng quy định về Lưu trữ hồ sơ mang lại nhiều giá trị pháp lý quan trọng:
Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên tham gia giao dịch
Là chứng cứ có giá trị cao trong tố tụng dân sự, hình sự
Giảm thiểu rủi ro pháp lý cho tổ chức hành nghề công chứng
Góp phần nâng cao tính minh bạch và an toàn pháp lý
Lưu trữ hồ sơ tranh chấp không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là yếu tố then chốt bảo đảm hiệu lực của hoạt động công chứng. Việc lưu trữ đúng, đủ và an toàn giúp phòng ngừa rủi ro, hỗ trợ cơ quan giải quyết tranh chấp và bảo vệ niềm tin của người dân đối với giá trị pháp lý của văn bản công chứng.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
