Hồ sơ công chứng lưu trữ và xác định lỗi công chứng viên
Trong các vụ việc khiếu nại, tố cáo hoặc tranh chấp liên quan đến hoạt động công chứng, việc xác định lỗi của công chứng viên là nội dung cốt lõi để làm rõ trách nhiệm pháp lý. Trên thực tế, hồ sơ công chứng lưu trữ chính là căn cứ quan trọng nhất phản ánh toàn bộ quá trình tiếp nhận, thẩm tra, giải thích và chứng nhận giao dịch. Do đó, việc phân tích vai trò của hồ sơ công chứng lưu trữ trong việc xác định lỗi của công chứng viên có ý nghĩa đặc biệt quan trọng cả về mặt pháp lý lẫn quản trị rủi ro nghề nghiệp.
1. Hồ sơ công chứng lưu trữ – căn cứ pháp lý trung tâm để xem xét trách nhiệm công chứng viên
Theo Điều 61 Luật Công chứng 2014, hồ sơ công chứng bao gồm:
Phiếu yêu cầu công chứng
Dự thảo hợp đồng, giao dịch
Bản chính văn bản đã được công chứng
Bản sao giấy tờ tùy thân, giấy tờ về tài sản
Tài liệu xác minh, giải thích, ghi nhận quá trình công chứng
Những tài liệu này phản ánh:
Trình tự, thủ tục công chứng có đúng quy định hay không
Mức độ thẩm tra, xác minh của công chứng viên
Việc giải thích quyền, nghĩa vụ và hậu quả pháp lý cho các bên
➡️ Vì vậy, hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ trực tiếp để xác định có hay không lỗi của công chứng viên khi xảy ra tranh chấp.
2. Vai trò của hồ sơ công chứng lưu trữ trong việc xác định lỗi chuyên môn
Theo Điều 7 và Điều 17 Luật Công chứng 2014, công chứng viên có nghĩa vụ:
Kiểm tra tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch
Đánh giá năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng
Bảo đảm ý chí tự nguyện của các bên
Hồ sơ công chứng lưu trữ giúp xác định:
Công chứng viên đã kiểm tra đầy đủ giấy tờ hay chưa
Có ghi nhận việc xác minh tình trạng pháp lý của tài sản không
Có dấu hiệu bỏ sót, làm qua loa, không đúng chuẩn mực nghề nghiệp hay không
📌 Nếu hồ sơ thiếu tài liệu cần thiết, ghi chép sơ sài hoặc không phản ánh quá trình thẩm tra, đó là dấu hiệu quan trọng để xác định lỗi chuyên môn của công chứng viên.
>>> Xem thêm: Giúp bạn hoàn thiện mọi thủ tục chỉ trong vài ngày làm việc – đó là cam kết của dịch vụ làm sổ đỏ trọn gói.
3. Hồ sơ công chứng lưu trữ và việc xác định lỗi do vi phạm nghĩa vụ giải thích
Theo Điều 40 Luật Công chứng 2014, công chứng viên phải:
Giải thích rõ nội dung hợp đồng
Thông báo hậu quả pháp lý của việc giao kết
Trong thực tiễn tranh chấp, các bên thường cho rằng:
Không được giải thích đầy đủ
Không hiểu rõ rủi ro của giao dịch
Khi đó, hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ để:
Xem xét có biên bản giải thích hay ghi nhận quá trình tư vấn hay không
Đánh giá mức độ tuân thủ nghĩa vụ giải thích của công chứng viên
5. Hồ sơ công chứng lưu trữ trong thanh tra, kiểm tra và xử lý kỷ luật công chứng viên
Theo quy định về quản lý nhà nước trong lĩnh vực công chứng:
Thanh tra, kiểm tra hoạt động công chứng luôn dựa vào hồ sơ lưu trữ
Việc xử lý kỷ luật công chứng viên phụ thuộc lớn vào nội dung hồ sơ
HS công chứng lưu trữ giúp cơ quan quản lý:
Đánh giá mức độ tuân thủ quy trình
Xác định lỗi hành chính, lỗi nghề nghiệp
Làm căn cứ áp dụng hình thức xử lý phù hợp
📌 Trong nhiều trường hợp, lỗi của công chứng viên không được xác định từ lời khai mà từ chính hồ sơ công chứng lưu trữ.
6. Ví dụ minh họa thực tế
Ví dụ thực tế: Một công chứng viên thực hiện công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất cho người cao tuổi. Sau đó, hợp đồng bị khiếu kiện với lý do người ký không minh mẫn. Khi thanh tra:
Hồ sơ công chứng lưu trữ không có biên bản đánh giá tình trạng nhận thức
Không có tài liệu y tế hoặc người làm chứng
Cơ quan có thẩm quyền kết luận:
Công chứng viên không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thẩm tra
Hồ sơ lưu trữ không phản ánh đúng quy trình công chứng
➡️ Công chứng viên bị xác định có lỗi và phải chịu trách nhiệm pháp lý tương ứng.
7. Kết luận
Hồ sơ công chứng lưu trữ giữ vai trò then chốt trong việc xác định lỗi của công chứng viên khi phát sinh tranh chấp, khiếu nại hoặc yêu cầu bồi thường. Đây không chỉ là tài liệu hành chính mà còn là chứng cứ pháp lý phản ánh chất lượng và tính hợp pháp của hoạt động công chứng. Việc lập và lưu trữ hồ sơ đầy đủ, trung thực chính là cơ chế bảo vệ hiệu quả nhất cho công chứng viên trước các rủi ro pháp lý và trách nhiệm nghề nghiệp trong dài hạn.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
