Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuHiện nay, không ít người vẫn còn khá xa lạ với thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự khi có nhu cầu sử dụng giấy tờ nước ngoài tại Việt Nam hoặc ngược lại. Đây là một thủ tục quan trọng nhằm bảo đảm tính pháp lý của giấy tờ, tài liệu do cơ quan nước ngoài cấp. Vậy hợp pháp hóa lãnh sự là gì và quy trình thực hiện thủ tục này như thế nào? Hãy cùng Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ tìm hiểu thông tin qua bài viết dưới đây.
1. Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?
Theo quy định tại Điều 4 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, ngoại trừ những trường hợp thuộc diện được miễn, giấy tờ, tài liệu do nước ngoài cấp muốn được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.
>>> Có thể bạn quan tâm: Danh sách các Văn phòng công chứng làm việc cả thứ 7 và chủ nhật tại Hà Nội.
Đồng thời, Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP cũng giải thích rõ về khái niệm này. Theo đó, hợp pháp hóa lãnh sự được hiểu là việc cơ quan Nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam xác nhận chữ ký, con dấu và chức danh trên giấy tờ, tài liệu do nước ngoài cấp để các giấy tờ đó có giá trị pháp lý và được sử dụng hợp lệ tại Việt Nam.
Nói cách khác, đây là bước xác thực nhằm bảo đảm giấy tờ được ban hành đúng cơ quan có thẩm quyền của quốc gia nước ngoài trước khi được chấp nhận sử dụng trong nước.
2. Những loại giấy tờ không được hợp pháp hóa lãnh sự
Theo Điều 10 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, không phải mọi loại giấy tờ đều đủ điều kiện để thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự. Một số trường hợp sẽ bị từ chối tiếp nhận gồm:
– Giấy tờ, tài liệu bị tẩy xóa, chỉnh sửa nhưng không được xác nhận hoặc đính chính hợp lệ;
– Giấy tờ có thông tin hoặc nội dung thể hiện sự mâu thuẫn;
– Tài liệu giả mạo hoặc giấy tờ được cấp không đúng thẩm quyền theo quy định;
– Giấy tờ có chữ ký, con dấu không phải bản gốc hoặc không đúng mẫu hợp lệ;
– Tài liệu có nội dung gây phương hại hoặc xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam.
Những giấy tờ thuộc các trường hợp nêu trên sẽ không được cơ quan có thẩm quyền chấp nhận xử lý.
3. Các trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự
Theo Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, một số giấy tờ và tài liệu được miễn thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, cụ thể gồm:
– Giấy tờ thuộc diện miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và quốc gia liên quan cùng tham gia hoặc theo nguyên tắc có đi có lại giữa các nước;
– Giấy tờ, tài liệu được chuyển trực tiếp hoặc thông qua đường ngoại giao giữa cơ quan Nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam với cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài;
– Giấy tờ, tài liệu thuộc trường hợp được pháp luật quy định miễn hợp pháp hóa lãnh sự;
– Trường hợp cơ quan tiếp nhận hồ sơ của Việt Nam hoặc cơ quan nước ngoài không yêu cầu thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.
Do đó, trước khi làm thủ tục, người dân nên kiểm tra kỹ yêu cầu của cơ quan tiếp nhận để tránh mất thời gian và phát sinh chi phí không cần thiết.
>>> Xem thêm: Công chứng hợp đồng tặng cho đối với đất thổ cư được thực hiện thế nào?
4. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự năm 2026
Theo Điều 5 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, hiện nay có 02 cơ quan có thẩm quyền thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự gồm Bộ Ngoại giao và Cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài.
Quy trình thực hiện thủ tục tại các cơ quan này được quy định tại Điều 14 và Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP với các bước cụ thể như sau:
4.1. Trình tự thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự
* Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ
Người yêu cầu thực hiện thủ tục cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ đầy đủ và nộp trực tiếp hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính đến Bộ Ngoại giao.
Thành phần hồ sơ bao gồm:
– 01 tờ khai đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu;
– Giấy tờ tùy thân:
- Nếu nộp trực tiếp: xuất trình bản chính để đối chiếu;
- Nếu gửi qua bưu điện: nộp 01 bản chụp giấy tờ tùy thân;
– Giấy tờ, tài liệu cần hợp pháp hóa lãnh sự đã được cơ quan có thẩm quyền chứng nhận, kèm bản chụp;
– 01 bản dịch giấy tờ cần hợp pháp hóa sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, kèm theo bản sao.
* Bước 2: Cơ quan có thẩm quyền tiến hành hợp pháp hóa lãnh sự
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu mẫu chữ ký, con dấu và chức danh của cơ quan nước ngoài ghi nhận trên giấy tờ với thông tin đã được quốc gia đó thông báo chính thức.
Trong trường hợp cần xác minh tính chính xác của giấy tờ, cán bộ tiếp nhận có thể yêu cầu người nộp xuất trình bản chính và nộp thêm bản sao để lưu hồ sơ.
>>> Xem thêm: Thủ tục làm sổ đỏ lần đầu năm 2026: Giấy tờ, chi phí bao nhiêu?
Nếu chữ ký, con dấu hoặc chức danh chưa được đăng ký hoặc có nghi ngờ về tính xác thực, cơ quan xử lý sẽ gửi yêu cầu xác minh đến cơ quan liên quan.
Ngay sau khi có kết quả xác minh, cơ quan chức năng sẽ giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho người yêu cầu theo đúng quy định.
4.2. Thời gian giải quyết thủ tục
Theo khoản 5 Điều 11 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, thời hạn xử lý hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự được thực hiện tương đối nhanh.
Cụ thể, hồ sơ hợp lệ sẽ được giải quyết trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận đầy đủ giấy tờ theo yêu cầu.
Tuy nhiên, đối với trường hợp số lượng hồ sơ từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên, thời gian xử lý có thể kéo dài hơn nhưng tối đa không vượt quá 05 ngày làm việc.
5. Chi phí thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự
Theo Điều 8 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, khi thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, người yêu cầu phải nộp lệ phí theo quy định.
Mức thu, chế độ quản lý và sử dụng lệ phí được hướng dẫn tại Điều 5 Thông tư 157/2016/TT-BTC. Theo đó, phí hợp pháp hóa lãnh sự hiện nay là 30.000 đồng/lần thực hiện.
Ngoài khoản lệ phí nêu trên, nếu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ thông qua đường bưu điện, người yêu cầu còn phải tự thanh toán chi phí vận chuyển hồ sơ theo chiều gửi và chiều nhận kết quả.
Như vậy, việc hiểu rõ khái niệm hợp pháp hóa lãnh sự, các trường hợp miễn hoặc không được thực hiện thủ tục cùng quy trình, thời gian và chi phí sẽ giúp cá nhân, tổ chức chủ động hơn khi sử dụng giấy tờ nước ngoài tại Việt Nam, tránh phát sinh sai sót hoặc kéo dài thời gian xử lý hồ sơ.
>>> Xem thêm: Phí công chứng hợp đồng chuyển nhượng mua bán nhà đất hết bao nhiêu tiền?
Trên đây là giải đáp của chúng tôi về vấn đề “Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Hướng dẫn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự mới nhất 2026”. Ngoài ra, nếu có bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần hỗ trợ pháp lý, quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo thông tin:
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012, có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com
XEM THÊM CÁC TỪ KHÓA TÌM KIẾM:
>>> Văn phòng công chứng gần nhất có cung cấp dịch vụ công chứng lưu động không?
>>> Thủ tục công chứng hợp đồng mua bán xe được thực hiện qua mấy bước?
>>> Cần lưu ý gì khi ký kết hợp đồng thế chấp nhà đất?
>>> Các văn phòng công chứng tại quận Ba Đình có công chứng ngoài giờ hành chính không?
>>> Giờ UTC là gì? Cách đổi giờ UTC sang giờ Việt Nam dễ hiểu nhất