Hồ sơ công chứng lưu trữ không chỉ là tài liệu nghiệp vụ của tổ chức hành nghề công chứng mà còn là nguồn chứng cứ có giá trị pháp lý cao trong việc giải quyết tranh chấp. Trong thực tế, việc hồ sơ công chứng lưu trữ bị thay đổi trình tự sắp xếp có thể dẫn đến nghi ngờ về tính toàn vẹn, trung thực của hồ sơ, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu lực hợp đồng và quyền lợi của các bên. Bài viết sau phân tích trách nhiệm pháp lý phát sinh khi trình tự sắp xếp hồ sơ công chứng bị thay đổi theo quy định pháp luật hiện hành.
Theo Điều 40 Luật Công chứng 2014, mỗi việc công chứng phải được lập một HS công chứng và được lưu trữ đầy đủ, đúng trình tự tại tổ chức hành nghề công chứng.
Theo Điều 61 Luật Công chứng 2014, HS công chứng phải được lưu trữ theo chế độ lưu trữ hồ sơ nghiệp vụ, bảo đảm:
Tính đầy đủ
Tính chính xác
Tính toàn vẹn
Khả năng truy xuất khi cần thiết
Ngoài ra, Luật Lưu trữ 2011 cũng yêu cầu tài liệu lưu trữ phải được sắp xếp theo đúng trật tự hình thành, phản ánh trung thực quá trình phát sinh của tài liệu.
Như vậy, việc thay đổi trình tự sắp xếp hồ sơ công chứng là hành vi vi phạm nguyên tắc lưu trữ nếu không có căn cứ hợp pháp.
2. Thay đổi trình tự sắp xếp hồ sơ công chứng và rủi ro pháp lý phát sinh
2.1. Thế nào là thay đổi trình tự sắp xếp hồ sơ công chứng lưu trữ
Thay đổi trình tự sắp xếp HS công chứng được hiểu là việc:
Hoán đổi vị trí các tài liệu trong cùng một hồ sơ
Bổ sung tài liệu không đúng thứ tự thời gian
Rút bớt tài liệu gốc rồi đưa lại vào hồ sơ
Sắp xếp lại hồ sơ không theo trình tự nghiệp vụ ban đầu
Những hành vi này làm sai lệch cấu trúc HS công chứng lưu trữ so với thời điểm công chứng.
2.2. Rủi ro đối với giá trị chứng cứ của hồ sơ công chứng
Theo Điều 5 Luật Công chứng 2014, văn bản công chứng có giá trị chứng cứ và các tình tiết trong văn bản công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên vô hiệu.
Khi trình tự sắp xếp hồ sơ bị thay đổi:
Tòa án có thể nghi ngờ tính khách quan của hồ sơ
Giá trị chứng minh của hồ sơ công chứng lưu trữ có thể bị xem xét lại
Phát sinh nguy cơ hợp đồng bị yêu cầu tuyên vô hiệu hoặc yêu cầu giám định
Buộc sắp xếp, chỉnh lý lại hồ sơ theo đúng quy định
3.2. Trách nhiệm bồi thường thiệt hại
Theo Điều 38 Luật Công chứng 2014, tổ chức hành nghề công chứng phải bồi thường thiệt hại nếu lỗi trong hoạt động công chứng gây thiệt hại cho người yêu cầu công chứng.
Nếu việc thay đổi trình tự sắp xếp HS công chứng:
Làm mất tài liệu quan trọng
Gây bất lợi cho một bên khi xảy ra tranh chấp
Dẫn đến hợp đồng bị tuyên vô hiệu
thì tổ chức hành nghề công chứng có thể phải bồi thường thiệt hại phát sinh.
4. Trách nhiệm cá nhân của công chứng viên và nhân viên lưu trữ
Theo Điều 17 Luật Công chứng 2014, công chứng viên chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản công chứng do mình thực hiện.
Trong trường hợp HS công chứng lưu trữ bị thay đổi trình tự sắp xếp:
Công chứng viên có thể bị xem xét trách nhiệm nghề nghiệp nếu buông lỏng quản lý hồ sơ
Nhân viên lưu trữ có thể bị xử lý kỷ luật nội bộ
Trường hợp có dấu hiệu cố ý làm sai lệch hồ sơ, có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của Bộ luật Hình sự
Việc xác định trách nhiệm sẽ căn cứ vào mức độ lỗi và hậu quả thực tế xảy ra.
>>> Xem thêm: Toàn bộ quy trình Thủ tục công chứng chỉ trong vài bước đơn giản.
5. Ví dụ minh họa thực tế về thay đổi trình tự sắp xếp hồ sơ công chứng
Tại một tranh chấp hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất, bên vay cho rằng mình không được giải thích đầy đủ nội dung hợp đồng. Khi Tòa án trưng cầu HS công chứng lưu trữ, phát hiện:
Phiếu yêu cầu công chứng được đặt sau hợp đồng
Một số tài liệu xác minh năng lực hành vi được bổ sung sau thời điểm công chứng
Trình tự hồ sơ không thống nhất với sổ công chứng
Tòa án đã yêu cầu giải trình và xem xét trách nhiệm của văn phòng công chứng vì không bảo đảm tính nguyên vẹn của hồ sơ lưu trữ, đồng thời đánh giá thận trọng hơn đối với giá trị chứng cứ của hồ sơ này.
6. Kết luận
Có thể khẳng định rằng, trách nhiệm pháp lý khi hồ sơ công chứng lưu trữ bị thay đổi trình tự sắp xếp là vấn đề có ý nghĩa đặc biệt trong hoạt động công chứng và giải quyết tranh chấp dân sự. Việc không tuân thủ đúng quy định về lưu trữ không chỉ làm suy giảm giá trị chứng cứ của hồ sơ công chứng mà còn có thể phát sinh trách nhiệm hành chính, dân sự và thậm chí là hình sự đối với tổ chức hành nghề công chứng và cá nhân có liên quan. Do đó, bảo đảm tính nguyên vẹn và trình tự sắp xếp đúng quy định của hồ sơ công chứng lưu trữ là yêu cầu bắt buộc để bảo vệ an toàn pháp lý cho các giao dịch đã được công chứng.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
