Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính – Quy trình cụ thể

Trong thời đại công nghệ số hiện nay, việc sử dụng bản sao điện tử đã trở nên phổ biến và tiện lợi hơn bao giờ hết. Để đảm bảo tính hợp lệ và sự tin cậy của bản sao điện tử, quy trình chứng thực từ bản chính là điều cần thiết. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ tìm chúng tôi tìm hiểu về quy trình chứng thực bản sao điện tử từ bản chính.

_^>>> Click để xem thêm: Văn phòng công chứng thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính uy tín gần nhất tại Hà Nội

1. Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính là gì?

Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử là đúng với bản chính.

Bản sao điện tử chứng thực từ bản chính dạng văn bản giấy này có thể được sử dụng thay thế cho bản chính trong các giao dịch, trừ khi có quy định khác trong luật.

Đối với thẩm quyền chứng thực sao điện tử từ chính quyền, theo Điều 5 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP:

+ Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức của Việt Nam; cơ quan, tổ chức của nước ngoài; cơ quan, tổ chức của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.

+ Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.

_^>>> Xem thêm: Địa chỉ dịch vụ làm sổ đỏ khi chuyển nhượng nhà đất nhanh, giá rẻ tại Hà Nội

2. Hướng dẫn quy trình thực hiện

Quy trình chứng thực sao điện tử từ bản chính theo hướng dẫn của Nghị định 45/2020 được thực hiện theo các bước sau:

1. Cá nhân hoặc tổ chức cần chứng thực sao điện tử xuất trình bản chính của giấy tờ, tài liệu gốc làm cơ sở cho quá trình chứng thực.
2. Trong trường hợp hợp bản chính giấy tờ, tài liệu được cấp, công chứng hoặc bằng chứng được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài xác nhận, phải được hợp pháp hóa lãnh sự trước khi yêu cầu chứng thực bản sao điện tử.
3. Người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra bản chính, chụp điện tử, nhập lời chứng thực và xác thực số của người thực chứng, cùng với ký hiệu của cơ quan có thẩm quyền chứng thực. Thông báo về quá trình chứng thực sẽ được cập nhật vào sổ chứng thực.

Qua quy trình này, bản sao điện tử từ bản chính sẽ được chứng thực và có giá trị tương đương với bản chính trong các giao dịch phù hợp với quy định của Nghị định 45/2020.

_^>>> Xem thêm: Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ theo đúng quy định về thủ tục làm sổ đỏ lần đầu .

Hiện nay, người dân có thể đặt lịch chứng thực bản sao điện tử từ bản chính thông qua cổng thông tin Dịch vụ công quốc gia. Quy trình này được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập vào trang web của Dịch vụ công quốc gia tại địa chỉ https://dichvucong.gov.vn/ và chọn menu “Dịch vụ công nổi bật”.

Bước 2: Tiếp tục bạn hãy chọn mục “Thủ tục chứng thực sao từ bản chính” trên trang web.

Bước 3: Tại màn hình hướng dẫn thông tin thủ tục hành chính, chọn Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc Phòng Tư pháp cấp huyện để đăng ký đặt lịch hẹn chứng thực, sau đó nhấn nút [Đồng ý]

Bước 4:  Sau khi chọn cơ quan chứng thực, hệ thống hiển thị màn hình đặt lịch hẹn

_^>>> Vị trí việc làm hấp dẫn: Cộng tác viên bất động sản thời gian tự do, lương hấp dẫn.

Bước 5: Sau khi bạn đã chọn loại giấy tờ và lựa chọn ngày giờ hẹn, hãy nhấn vào nút [Đặt lịch hẹn].

Hệ thống sẽ hiển thị thông báo thành công và hiển thị mã lịch hẹn trên màn hình. Đồng thời, một tin nhắn SMS sẽ được gửi tới số điện thoại di động của bạn, thông báo về mã lịch hẹn và thời gian đã đặt.

Nếu bạn cần thay đổi lịch hẹn cho một thời điểm khác, hệ thống sẽ gửi một tin nhắn SMS đến số điện thoại hoặc tài khoản dịch vụ công của bạn để thông báo về thời gian hẹn mới.

Bước 6: Khi đến cơ quan theo lịch đã đăng ký, công dân sẽ mang theo bản chính của tờ giấy cần chứng thực. Tại đây, công dân sẽ nộp phí chứng thực cho quy trình này

Nhận kết quả chứng thực bản sao điện tử:

Trong trường hợp dân (ND) hoặc doanh nghiệp (DN) đã có tài khoản trên cổng Dịch vụ công quốc gia (DVCQG) và đã đăng ký chứng thực thông qua việc đặt lịch hẹn hoặc khi đến cơ quan tư pháp, khi gặp cán bộ tư pháp, NĐ/DN cần thông báo về việc có tài khoản trên DVCQG và cung cấp CMND/CCCD (đối với NĐ) hoặc MST (đối với doanh nghiệp). Sau khi cơ quan tư pháp hoàn tất quá trình cấp chứng thực điện tử, hồ sơ sẽ được gửi trực tiếp vào tài khoản DVCQG của NĐ/DN như sau:

Nếu tổ chức hoặc cá nhân chưa có tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia, thì bản sao điện tử đã được ký số sẽ được gửi đến tổ chức hoặc cá nhân thông qua thông tin địa chỉ thư điện tử mà họ đã cung cấp.

Như vậy, trên đây là giải đáp của chúng tôi về việc: Hướng dẫn quy trình chứng thực bản sao điện tử từ bản chính. Ngoài ra, nếu có bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần hỗ trợ pháp lý, quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo thông tin: 

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.

2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Ngoài ra, chúng tôi có đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội

Hotline : 0966.22.7979 – 0935.669.669

Email: ccnguyenhue165@gmail.com

XEM THÊM:

_^>>> Cập nhật phí công chứng sơ yếu lý lịch mới nhất hiện nay tại Hà Nội.

_^>>> Lập di chúc có cần công chứng không? Phí công chứng di chúc mất bao nhiêu tiền?

_^>>> Có bắt buộc công chứng di chúc bằng văn bản có người làm chứng không?

_^>>> Click để tìm hiểu thêm: Văn phòng công chứng làm việc thứ 7 và chủ nhật không?

_^>>> Cách thức kiểm tra sổ đỏ thật giả tại nhà đơn giản, nhằm tránh những rủi ro đáng tiếc khi mua bán nhà đất.