Lưu trữ hồ sơ công chứng là khâu cuối cùng nhưng có ý nghĩa quyết định đối với giá trị pháp lý lâu dài của văn bản công chứng. Trong thực tế, không ít tổ chức hành nghề công chứng rơi vào tình trạng hồ sơ công chứng bị tách rời, lưu trữ không đồng bộ, như văn bản công chứng lưu một nơi, giấy tờ gốc lưu nơi khác, hoặc phụ lục không gắn kết với hồ sơ chính. Những sai sót này tiềm ẩn rủi ro lớn khi phát sinh tranh chấp, thanh tra hoặc giải quyết trách nhiệm bồi thường. Việc xác định đúng trách nhiệm pháp lý trong các trường hợp này là vấn đề có ý nghĩa cả về lý luận và thực tiễn hành nghề công chứng.
>>> Xem thêm: Sự thật thú vị:Văn phòng công chứng không chỉ công chứng hợp đồng!
1. Hồ sơ công chứng bị tách rời, lưu trữ không đồng bộ là gì?
Hồ sơ công chứng bị tách rời, lưu trữ không đồng bộ thường thể hiện ở các dạng sau:
Văn bản công chứng lưu trữ riêng, không gắn kèm giấy tờ làm căn cứ
Phiếu yêu cầu công chứng, dự thảo hợp đồng, giấy tờ nhân thân không nằm trong cùng một bộ hồ sơ
Phụ lục, sơ đồ, bản vẽ, tài liệu đính kèm không được lưu cùng hồ sơ chính
Hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử không thống nhất về nội dung
Những biểu hiện này làm mất tính toàn vẹn của hồ sơ công chứng và ảnh hưởng trực tiếp đến giá trị chứng cứ của văn bản công chứng khi được sử dụng.
2. Cơ sở pháp lý điều chỉnh việc lưu trữ hồ sơ công chứng
Khoản 1 Điều 61 Luật Công chứng 2014 quy định: “Hồ sơ công chứng phải được lưu trữ đầy đủ, an toàn, bảo đảm tính nguyên vẹn, chính xác và có giá trị sử dụng lâu dài”.
Khoản 2 Điều 40 Luật Công chứng 2014 cũng xác định hồ sơ công chứng phải bao gồm đầy đủ các giấy tờ có liên quan đến việc công chứng, không chỉ riêng văn bản công chứng.
Ngoài ra, Điều 62 Luật Công chứng 2014 quy định trách nhiệm cụ thể của tổ chức hành nghề công chứng trong việc quản lý, lưu trữ hồ sơ công chứng.
Như vậy, lưu trữ đồng bộ, thống nhất là yêu cầu mang tính pháp lý bắt buộc, không phải vấn đề kỹ thuật tùy nghi.
3. Trách nhiệm pháp lý khi hồ sơ công chứng lưu trữ bị tách rời
3.1. Trách nhiệm của tổ chức hành nghề công chứng
Tổ chức hành nghề công chứng chịu trách nhiệm trực tiếp đối với việc quản lý và lưu trữ hồ sơ công chứng. Khi hồ sơ bị tách rời, lưu trữ không đồng bộ, tổ chức hành nghề công chứng có thể bị xác định là:
Vi phạm nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ theo Luật Công chứng
Không bảo đảm tính toàn vẹn của hồ sơ công chứng
Gây khó khăn cho việc kiểm tra, xác minh, giải quyết tranh chấp
Trong trường hợp hậu quả phát sinh, tổ chức hành nghề công chứng có thể phải bồi thường thiệt hại theo Điều 38 Luật Công chứng 2014 nếu chứng minh được mối quan hệ nhân quả giữa sai sót lưu trữ và thiệt hại thực tế.
3.2. Trách nhiệm của công chứng viên trực tiếp thực hiện công chứng
Công chứng viên là người chịu trách nhiệm về tính hợp pháp và đầy đủ của hồ sơ công chứng tại thời điểm thực hiện công chứng. Nếu hồ sơ bị tách rời do:
Không kiểm tra việc hoàn thiện hồ sơ trước khi lưu trữ
Không yêu cầu bổ sung, sắp xếp, đóng dấu giáp lai đầy đủ
Buông lỏng trách nhiệm quản lý hồ sơ sau khi ký văn bản
thì công chứng viên có thể bị xem xét trách nhiệm nghề nghiệp, trách nhiệm kỷ luật theo quy định của Luật Công chứng và pháp luật có liên quan.
3.3. Trách nhiệm trong trường hợp bị thanh tra, kiểm tra
Khi thanh tra, kiểm tra hoạt động công chứng, hồ sơ công chứng lưu trữ không đồng bộ thường bị đánh giá là:
Không đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước
Vi phạm quy trình nghiệp vụ công chứng
Có nguy cơ che giấu hoặc làm sai lệch thông tin
Tùy mức độ vi phạm, tổ chức hành nghề công chứng có thể bị xử lý hành chính, yêu cầu khắc phục hoặc chịu các biện pháp quản lý nghiêm ngặt hơn.
4. Hệ quả pháp lý khi hồ sơ công chứng lưu trữ không đồng bộ
Việc lưu trữ hồ sơ công chứng bị tách rời có thể dẫn đến nhiều hệ quả pháp lý nghiêm trọng như:
Khó chứng minh tính hợp pháp của nội dung công chứng
Làm suy giảm giá trị chứng cứ của văn bản công chứng
Gia tăng nguy cơ hợp đồng bị tuyên vô hiệu hoặc vô hiệu một phần
Bất lợi cho bên ngay tình khi phát sinh tranh chấp
Phát sinh trách nhiệm bồi thường của tổ chức hành nghề công chứng
Trong nhiều vụ án dân sự, việc không xuất trình được hồ sơ công chứng đầy đủ đã khiến Tòa án phải đánh giá lại toàn bộ giao dịch.
>>> Xem thêm: Phí công chứng thay đổi ra sao với hợp đồng thương mại lớn?
5. Ví dụ minh họa thực tiễn
Một hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất được công chứng, nhưng khi xảy ra tranh chấp, hồ sơ lưu trữ chỉ còn bản chính văn bản công chứng, thiếu bản sao giấy chứng nhận và sơ đồ thửa đất. Việc hồ sơ bị tách rời khiến Tòa án gặp khó khăn trong việc xác định đối tượng giao dịch, kéo dài quá trình giải quyết và làm phát sinh trách nhiệm giải trình của tổ chức hành nghề công chứng.
Kết luận
Hồ sơ công chứng lưu trữ bị tách rời, lưu trữ không đồng bộ không chỉ là sai sót kỹ thuật mà còn là vi phạm nghĩa vụ pháp lý của tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên. Việc bảo đảm lưu trữ hồ sơ công chứng đầy đủ, thống nhất và toàn vẹn là điều kiện tiên quyết để bảo vệ giá trị pháp lý của văn bản công chứng, hạn chế rủi ro tranh chấp và tránh phát sinh trách nhiệm bồi thường. Trong bối cảnh siết chặt quản lý hoạt động công chứng, yêu cầu này càng trở nên cấp thiết và không thể xem nhẹ.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
