Thay đổi người đại diện pháp luật: thủ tục và lưu ý

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể cần thay đổi người đại diện pháp luật vì lý do thay đổi nhân sự, phân quyền quản lý, hoặc yêu cầu chiến lược kinh doanh. Việc thay đổi người đại diện pháp luật không chỉ là thủ tục hành chính mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quyền và nghĩa vụ pháp lý của doanh nghiệp trước cơ quan quản lý, đối tác và khách hàng.

>>> Xem thêm: Khi tranh chấp thừa kế xảy ra văn phòng công chứng là nơi hỗ trợ lập văn bản thỏa thuận di sản hợp pháp

⚖️ Căn cứ pháp lý

Luật Doanh nghiệp 2020 – Điều 12, Điều 30, Điều 31.
Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.
Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn mẫu hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
Nghị định 122/2021/NĐ-CP về xử phạt hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư.

📝 Khi nào cần thay đổi người đại diện pháp luật

Doanh nghiệp cần thực hiện thay đổi người đại diện pháp luật khi:

Người đại diện pháp luật thôi nhiệm, từ chức hoặc mất năng lực hành vi.
Thay đổi cơ cấu quản lý, bổ nhiệm Giám đốc/Tổng Giám đốc mới.
Doanh nghiệp muốn ủy quyền quyền ký kết hợp đồng, quyết định tài chính cho người mới.

💡 Ví dụ:
Công ty TNHH ABC bổ nhiệm Giám đốc mới để thay thế người đại diện pháp luật hiện tại, cần thực hiện thủ tục thông báo với Sở KH&ĐT.

>>> Xem thêm: Dịch vụ làm sổ đỏ uy tín giúp bảo đảm quyền lợi của người mua khi sang tên sổ đỏ

🧾 Hồ sơ cần chuẩn bị khi thay đổi người đại diện pháp luật

Theo Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ gồm:

📑 1. Thông báo thay đổi đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu Phụ lục II, Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
📑 2. Quyết định về việc thay đổi người đại diện pháp luật của Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị.
📑 3. Biên bản họp hoặc quyết định bổ nhiệm người đại diện pháp luật (đối với công ty cổ phần).
📑 4. Giấy tờ pháp lý của người nộp hồ sơ (CCCD/CMND/hộ chiếu).
📑 5. Giấy ủy quyền (nếu nộp hồ sơ thông qua đại diện).

💻 Trình tự thay đổi người đại diện pháp luật

📍 Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ

Doanh nghiệp soạn hồ sơ, kiểm tra chính xác thông tin người đại diện pháp luật mới và các tài liệu liên quan.

📍 Bước 2: Nộp hồ sơ

Trực tiếp: tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT nơi đặt trụ sở công ty.
Trực tuyến: qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

Xem thêm: Thỏa thuận di sản bằng miệng có cần công chứng không?

⏳ Bước 3: Thời gian xử lý

Thông thường: 3 – 5 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ.
Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ: doanh nghiệp sẽ nhận thông báo yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa.

📍 Bước 4: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới

Doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với người đại diện pháp luật mới.

>>> Xem thêm: Việc công chứng văn bản chấm dứt hợp đồng giúp tránh rủi ro pháp lý sau khi hủy bỏ giao dịch

⚠️ Lưu ý quan trọng khi thay đổi người đại diện pháp luật

Thông báo trong 10 ngày làm việc kể từ ngày bổ nhiệm người đại diện pháp luật mới (Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020).
Cập nhật thông tin trên hóa đơn, con dấu, tài khoản ngân hàng để tránh phát sinh tranh chấp pháp lý.
Nếu không thực hiện đúng thời hạn, doanh nghiệp có thể bị phạt 3 – 5 triệu đồng theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP.
Đối với công ty có nhiều chi nhánh hoặc văn phòng đại diện, cần cập nhật thông tin người đại diện pháp luật tại tất cả các địa điểm.

💡 Ví dụ minh họa:
Công ty TNHH XYZ bổ nhiệm Giám đốc mới thay thế người đại diện pháp luật cũ. Công ty nộp hồ sơ trực tuyến, nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới sau 4 ngày. Đồng thời, công ty cập nhật con dấu và thông báo đến ngân hàng để đảm bảo quyền giao dịch.

✅ Kết luận

Việc thay đổi người đại diện pháp luật là thủ tục quan trọng giúp doanh nghiệp hoạt động minh bạch, tuân thủ pháp luật và đảm bảo quyền lợi trước các đối tác.
Để tránh rủi ro pháp lý và xử phạt hành chính, doanh nghiệp cần:

✅ Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác.
✅ Thực hiện đúng thời hạn thông báo.
✅ Cập nhật đầy đủ thông tin trên hóa đơn, con dấu, tài khoản ngân hàng.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Xem thêm: Công chứng hợp đồng mua bán xe có cần người làm chứng không?

Các bài viết liên quan:

>>> Phí công chứng thỏa thuận di sản: Bảng giá cập nhật mới nhất

>>> Hiệu lực công chứng hợp đồng mua bán tài sản đấu giá

>>> Người dân nên thực hiện công chứng hợp đồng mua bán xe ô tô để đảm bảo quyền sở hữu hợp pháp

>>> Công chứng thừa kế giúp xác định rõ người được hưởng tài sản theo quy định

>>> Giao dịch mua bán xe ô tô hoặc xe máy cũng nên thực hiện qua văn phòng công chứng Hà Nội để bảo vệ quyền sở hữu

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.