Công chứng giấy xác nhận quá trình tham gia bảo hiểm thất nghiệp: Thủ tục chuẩn pháp luật
Khi chuẩn bị hồ sơ xin việc, làm thủ tục hưởng trợ cấp hoặc bổ sung hồ sơ lao động, nhiều người cần sao y hoặc chứng thực giấy xác nhận quá trình tham gia bảo hiểm thất nghiệp. Việc công chứng bảo hiểm thất nghiệp giúp đảm bảo thông tin được xác nhận hợp pháp, tránh rủi ro sai lệch khi nộp cho cơ quan, doanh nghiệp. Tuy thủ tục này khá đơn giản, nhưng nếu không nắm rõ quy định, người dân thường gặp tình trạng bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung giấy tờ. Bài viết sau sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục, cơ quan thực hiện và các lưu ý quan trọng theo đúng pháp luật hiện hành.
>>> Xem thêm: Bạn có biết công chứng viên tạivăn phòng công chứng phải chịu trách nhiệm thế nào không?
1. Giấy xác nhận quá trình tham gia bảo hiểm thất nghiệp là gì?
“Giấy xác nhận quá trình tham gia bảo hiểm thất nghiệp” là tài liệu do cơ quan bảo hiểm xã hội cấp, thể hiện quá trình người lao động tham gia bảo hiểm thất nghiệp theo “Luật Việc làm 2013”. Tài liệu này thường dùng trong các trường hợp:
Hồ sơ xin trợ cấp thất nghiệp.
Hồ sơ chuyển nơi làm việc hoặc chốt sổ.
Hồ sơ xin việc, bổ sung hồ sơ nhân sự.
Hồ sơ hưởng các chế độ an sinh có liên quan.
Do được cấp ở dạng bản chính nhưng khi sử dụng nhiều lần, người lao động buộc phải sao y chứng thực hoặc công chứng.
>>> Xem thêm: 7 bước quan trọng khicông chứng nhà đất giúp giao dịch thành công
2. Công chứng hay chứng thực giấy xác nhận bảo hiểm thất nghiệp – đâu là hình thức đúng?
Theo “Luật Công chứng 2014” và “Nghị định 23/2015/NĐ-CP”, có hai hình thức xác thực bản sao:
• Công chứng bản sao
Thực hiện tại phòng công chứng hoặc văn phòng công chứng. Công chứng viên xác nhận bản sao đúng với bản chính.
• Chứng thực bản sao
Thực hiện tại UBND xã/phường, Phòng Tư pháp, hoặc cơ quan BHXH (đối với giấy tờ do họ cấp). Công chức tư pháp – hộ tịch xác nhận bản sao đúng với bản chính.
➡️ Giấy xác nhận quá trình tham gia bảo hiểm thất nghiệp có thể công chứng hoặc chứng thực tại bất kỳ nơi nào nêu trên, không bị ràng buộc nơi cư trú.
5. Thời hạn sử dụng bản công chứng/chứng thực bảo hiểm thất nghiệp
Pháp luật không quy định thời hạn của bản sao công chứng, nhưng thông thường cơ quan tiếp nhận yêu cầu bản sao “trong vòng 3–6 tháng”. Người dân nên kiểm tra trước yêu cầu của cơ quan nộp hồ sơ để tránh phải làm lại.
6. Phí công chứng – chứng thực giấy xác nhận bảo hiểm thất nghiệp
Theo quy định hiện hành:
Chứng thực bản sao tại UBND xã/phường, phòng tư pháp: khoảng 2.000 – 3.000 đồng/trang.
Công chứng bản sao tại văn phòng công chứng: theo biểu phí nhưng tương đương mức chứng thực thông thường.
Các tổ chức hành nghề công chứng có thể thu thêm phí dịch vụ photocopy hoặc in ấn nếu người yêu cầu không mang theo bản sao.
7. Những lưu ý quan trọng để tránh bị từ chối
Khi công chứng bảo hiểm thất nghiệp, cần lưu ý:
• Giấy xác nhận phải là bản chính do BHXH cấp
Bản scan hoặc bản in từ điện thoại không được chấp nhận.
• Không có dấu hiệu tẩy xóa, chỉnh sửa
Nếu có dấu hiệu chỉnh sửa, cơ quan công chứng có quyền từ chối.
• Thông tin phải khớp với giấy tờ tùy thân
Trường hợp sai ngày sinh, sai số CCCD… phải xin điều chỉnh tại BHXH trước.
• Nộp hồ sơ đúng nơi có thẩm quyền
Cả công chứng và chứng thực đều hợp lệ, nhưng mỗi cơ quan có quy định tiếp nhận riêng.
8. Có thể công chứng bản sao từ bản điện tử được không?
Theo quy định hiện hành, không được công chứng/chứng thực bản sao từ file ảnh, bản PDF hoặc bản điện tử nếu không có bản chính giấy tờ kèm theo. Người dân buộc phải xuất trình bản giấy gốc.
9. Kết luận
Công chứng hoặc chứng thực giấy xác nhận quá trình tham gia bảo hiểm thất nghiệp là thủ tục đơn giản nhưng đóng vai trò quan trọng trong các hồ sơ lao động, xin việc và hưởng trợ cấp. Nắm rõ quy định, hồ sơ và quy trình sẽ giúp người dân thực hiện nhanh chóng, đúng pháp luật và tránh bị cơ quan tiếp nhận từ chối.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
