Xây dựng Quy chế Thưởng, Phạt Nội bộ: Đảm bảo Tính Hợp pháp

Việc ban hành quy chế thưởng phạt nội bộ giúp doanh nghiệp duy trì kỷ luật, nâng cao hiệu suất và công bằng trong môi trường làm việc. Tuy nhiên, nếu xây dựng sai hoặc vượt quá giới hạn pháp luật, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính hoặc bị tuyên vô hiệu khi xảy ra tranh chấp. Do đó, mọi quy định về thưởng — phạt phải dựa trên căn cứ pháp lý rõ ràng, phù hợp với nội quy lao động và không xâm phạm quyền lợi người lao động. Bài viết dưới đây phân tích những yêu cầu pháp lý quan trọng khi thiết lập quy chế này.

>>> Xem thêm: Văn phòng công chứng có được giữ bản chính hồ sơ không?

1. Quy chế thưởng phạt nội bộ là gì?

Xây dựng Quy chế

Quy chế thưởng phạt nội bộ là hệ thống quy định do doanh nghiệp ban hành để xác định hành vi được thưởng, hành vi vi phạm và hình thức xử lý tương ứng. Quy chế này thường được ban hành kèm theo nội quy lao động, hoặc là một phụ lục độc lập nhưng vẫn phải đảm bảo không trái với Bộ luật Lao động 2019.

Do tính chất tác động trực tiếp đến quyền lợi người lao động, mọi nội dung thưởng — phạt phải “rõ ràng, khả thi và không xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của người lao động”.

>>> Xem thêm: Khi nào nên đi công chứng nhà đất để an tâm giao dịch

2. Căn cứ pháp lý khi xây dựng quy chế thưởng phạt

Quy chế thưởng phạt phải dựa trên các quy định pháp luật sau:

2.1. Quy định về thưởng – Điều 104 Bộ luật Lao động 2019

Điều luật nêu rõ:

“Tiền thưởng là khoản tiền hoặc tài sản, hoặc bằng các hình thức khác mà người sử dụng lao động thưởng cho người lao động”.
Doanh nghiệp được quyền tự xây dựng quy chế thưởng, nhưng phải công bố công khai tại nơi làm việc.

=> Nghĩa là doanh nghiệp được quyền linh hoạt, miễn là nội dung không trái luật và được thông báo rõ ràng đến nhân viên.

>>> Xem thêm: Ưu điểm của việc kí Di chúc tại nhà với công chứng viên chuyên nghiệp

2.2. Quy định về kỷ luật lao động – Điều 117 và 118 Bộ luật Lao động 2019

Các nguyên tắc phải tuân thủ:

Không được đặt ra hành vi vi phạm hoặc hình thức xử lý kỷ luật trái luật.
Không được phạt tiền hoặc cắt lương thay cho xử lý kỷ luật (“Điều 127 Bộ luật Lao động 2019”).
Những nội dung liên quan đến kỷ luật phải được ghi trong nội quy lao động.

→ Nếu quy chế thưởng phạt nội bộ có nội dung là hình thức kỷ luật, doanh nghiệp bắt buộc phải đăng ký nội quy tại cơ quan quản lý nhà nước.

3. Những nội dung bắt buộc phải có trong quy chế thưởng phạt

Xây dựng Quy chế

Một quy chế hợp pháp phải bao gồm:

3.1. Nguyên tắc áp dụng

Nêu rõ:

Tính công bằng, minh bạch
Căn cứ đánh giá kết quả công việc
Trách nhiệm giải trình khi áp dụng thưởng hoặc phạt

Xem thêm: Xử lý khi hợp đồng mua bán tài sản đấu giá bị công chứng sai thẩm quyền

3.2. Các hình thức thưởng

Doanh nghiệp được quyền đa dạng hóa, bao gồm:

Thưởng năng suất
Thưởng sáng kiến
Thưởng chuyên cần
Thưởng theo kết quả đánh giá KPI

Tuy nhiên cần quy định tiêu chí cụ thể, tránh tùy tiện.

3.3. Các trường hợp bị xử lý vi phạm

Doanh nghiệp chỉ được quy định trong phạm vi được pháp luật cho phép, như:

Khiển trách
Kéo dài thời hạn nâng lương
Cách chức
Sa thải

Mọi hành vi vi phạm phải được mô tả “một cách rõ ràng, cụ thể và phù hợp với đặc thù doanh nghiệp”.

3.4. Quy trình áp dụng thưởng — phạt

Quy định rõ:

Chủ thể đề xuất
Bộ phận phê duyệt
Cách thức lập biên bản
Thời hạn ra quyết định

Điều này giúp doanh nghiệp tránh rủi ro khi bị khiếu nại.

>>> Xem thêm: Những lỗi phổ biến khi thực hiện thủ tục công chứng thừa kế

4. Những hành vi doanh nghiệp tuyệt đối không được đưa vào quy chế thưởng phạt

Doanh nghiệp không được quy định:

Phạt tiền hoặc cắt lương dưới mọi hình thức – vì bị cấm tuyệt đối.
Các hành vi mang tính xúc phạm danh dự, nhân phẩm như công khai mức phạt trước tập thể.
Các điều khoản “mơ hồ”, mang tính suy đoán như “thiếu tinh thần hợp tác”, “không tuân thủ văn hóa công ty” mà không có tiêu chí đo lường.

Các nội dung này nếu xuất hiện sẽ bị tuyên vô hiệu theo pháp luật lao động.

5. Quy trình pháp lý khi ban hành quy chế thưởng phạt nội bộ

5.1. Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động

Theo “Điều 119 Bộ luật Lao động 2019”, khi ban hành nội quy hoặc quy chế liên quan đến kỷ luật, doanh nghiệp phải trao đổi với tổ chức đại diện người lao động (nếu có).

5.2. Công bố và áp dụng

Doanh nghiệp phải:

Thông báo đến toàn bộ nhân viên
Niêm yết tại nơi làm việc
Đảm bảo người lao động có thể tiếp cận dễ dàng

Nếu nội dung có yếu tố kỷ luật, phải đăng ký tại cơ quan quản lý lao động cấp tỉnh theo quy định pháp luật.

6. Rủi ro pháp lý khi quy chế thưởng phạt trái luật

Doanh nghiệp có thể đối mặt với:

Quyết định kỷ luật bị tuyên vô hiệu
Nghĩa vụ bồi thường tiền lương, phụ cấp cho người lao động
Bị xử phạt hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP
Nguy cơ tranh chấp lao động tập thể

7. Vai trò của luật sư khi hỗ trợ xây dựng quy chế thưởng phạt nội bộ

Luật sư sẽ:

Rà soát để đảm bảo quy định không trái pháp luật
Xây dựng bộ tiêu chí rõ ràng, minh bạch
Hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn hóa hồ sơ đăng ký
Tư vấn xử lý tranh chấp liên quan đến kỷ luật và thưởng

Qua đó giảm thiểu rủi ro và bảo vệ doanh nghiệp trước các khiếu kiện lao động.

Kết luận

Quy chế thưởng phạt nội bộ chỉ thực sự có giá trị khi được xây dựng trên cơ sở pháp luật, minh bạch và đảm bảo quyền lợi người lao động. Doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ quy định về thưởng, kỷ luật và quy trình ban hành để tránh rủi ro tranh chấp. Việc tham khảo ý kiến luật sư là giải pháp tối ưu giúp hệ thống quy chế nội bộ vừa hợp pháp vừa phù hợp thực tiễn hoạt động.

Xem thêm: Án phí lao động được tính như thế nào?

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Tách thửa đất do Nhà nước quản lý: Ai được phép làm?

>>> Quy trình hòa giải tranh chấp đất đai có lấn chiếm tại xã, phường

>>> Công chứng tại nhà không có mặt đầy đủ các bên – Có hiệu lực không?

>>> Công chứng mua bán xe hợp đồng mua bán xe theo thỏa thuận miệng – công chứng hóa đơn

>>> Những điều cấm trong quá trình làm thủ tục đăng ký kết hôn

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.