Trong nhiều hồ sơ xin visa, xin giấy phép lao động hoặc thủ tục xuất cảnh, người nước ngoài hoặc công dân Việt Nam thường phải nộp bản dịch “Giấy xác nhận không thuộc diện cấm xuất cảnh”. Khi thực hiện công chứng giấy xác nhận xuất cảnh, người dân cần hiểu rõ quy định pháp lý, trình tự chứng thực bản dịch và những giấy tờ phải xuất trình để tránh bị từ chối. Đặc biệt, đây là loại giấy tờ liên quan đến quản lý cư trú và an ninh, nên yêu cầu về hồ sơ và đối chiếu rất chặt chẽ. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết toàn bộ quy trình theo đúng quy định mới nhất.

>>> Xem thêm: Khi nào bạn nên nhờ luật sư đi cùng đến văn phòng công chứng?

1. Giấy xác nhận không thuộc diện cấm xuất cảnh là gì? Dùng trong trường hợp nào?

Theo “Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam 2019 (sửa đổi 2023)”, một công dân chỉ bị hạn chế hoặc bị cấm xuất cảnh khi thuộc một trong các trường hợp như: đang bị điều tra, đang thi hành án, đang có nghĩa vụ tài chính chưa thanh toán, hoặc vì lý do an ninh quốc gia.

“Giấy xác nhận không thuộc diện cấm xuất cảnh” là văn bản do công an cấp tỉnh hoặc Cục Quản lý Xuất nhập cảnh cấp nhằm chứng minh rằng công dân không nằm trong bất kỳ trường hợp cấm hoặc tạm hoãn xuất cảnh.

Giấy này thường được yêu cầu trong:

• Hồ sơ xin visa lao động ở nước ngoài

• Hồ sơ kết hôn có yếu tố nước ngoài

• Hồ sơ định cư, du học

• Thủ tục làm việc tại các doanh nghiệp nước ngoài

Do giấy thường phải nộp cho cơ quan nước ngoài, bản dịch công chứng trở thành yêu cầu bắt buộc.

>>> Xem thêm: Những bí mật về công chứng mua bán nhà mà môi giới không muốn bạn biết

2. Trường hợp nào phải công chứng bản dịch giấy xác nhận không thuộc diện cấm xuất cảnh?

Theo “Luật Công chứng 2014”, bản dịch được coi là hợp lệ khi:

• Người dịch phải là cộng tác viên phiên dịch của tổ chức hành nghề công chứng;

• Công chứng viên xác nhận bản dịch đúng với bản gốc và người dịch chịu trách nhiệm về nội dung.

Do đó, bản dịch sẽ cần công chứng trong các trường hợp:

✔ Nộp cho cơ quan nước ngoài yêu cầu giấy tờ dịch sang tiếng Anh hoặc ngôn ngữ khác

✔ Nộp hồ sơ trong nước nhưng đơn vị tiếp nhận yêu cầu bản dịch công chứng

✔ Sử dụng bản dịch trong hồ sơ pháp lý, hành chính hoặc lao động

Không được sử dụng bản dịch tự dịch hoặc bản dịch không có chứng thực.

>>> Xem thêm: Những điều nên cân nhắc khi chia tài sản qua Di chúc

3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi công chứng giấy xác nhận xuất cảnh

Hồ sơ bắt buộc gồm:

1. Bản gốc Giấy xác nhận không thuộc diện cấm xuất cảnh

2. CMND/CCCD/Hộ chiếu của người yêu cầu công chứng

3. Bản photo giấy xác nhận (nếu tổ chức hành nghề công chứng yêu cầu)

4. Phiếu yêu cầu công chứng

5. Ngôn ngữ cần dịch (thường là tiếng Anh)

Lưu ý:

• Bản gốc phải rõ ràng, không tẩy xóa, không bị bong dấu.

• Nếu giấy được cấp đã quá lâu hoặc thông tin thay đổi, cơ quan công chứng có quyền yêu cầu cấp lại bản mới để đảm bảo tính chính xác.

>>> Xem thêm: Cách xử lý nếu ai đó từ chối nhận thừa kế trong thừa kế 

4. Quy trình công chứng bản dịch giấy xác nhận không thuộc diện cấm xuất cảnh

Bước 1 – Kiểm tra giấy tờ gốc

Công chứng viên đối chiếu thông tin, kiểm tra dấu, chữ ký, số hiệu và thời hạn giấy.

Bước 2 – Người dịch thực hiện bản dịch

Người dịch (cộng tác viên) dịch nội dung từ tiếng Việt sang ngôn ngữ yêu cầu.

Bước 3 – Công chứng viên xác nhận bản dịch

Công chứng viên ký xác nhận rằng:

• Bản dịch đúng với bản gốc

• Người dịch có đủ điều kiện hành nghề

• Tài liệu kèm theo là hợp pháp

Bước 4 – Đóng dấu và trả kết quả

Thời gian từ 20–45 phút tùy độ phức tạp, có thể nhanh hơn nếu chỉ dịch sang tiếng Anh.

5. Phí công chứng bản dịch giấy xác nhận xuất cảnh

Theo Thông tư phí – lệ phí công chứng:

• Phí dịch thuật: tính theo số trang hoặc số từ, tùy đơn vị

• Phí công chứng bản dịch: 10.000 – 20.000 đồng/trang

• Phí photo (nếu yêu cầu): 1.000 – 2.000 đồng/trang

Một số đơn vị có thể áp dụng bảng giá riêng theo thỏa thuận.

>>> Xem thêm: Cách rút ngắn thời gian khi dùng dịch vụ làm sổ đỏ

6. Các trường hợp bị từ chối công chứng bản dịch

Tổ chức hành nghề công chứng có thể từ chối nếu:

❌ Giấy xác nhận có dấu hiệu tẩy xóa, chỉnh sửa

❌ Giấy hết hạn hoặc thông tin không còn chính xác

❌ Giấy do cơ quan không có thẩm quyền cấp

❌ Người yêu cầu không xuất trình được bản gốc

❌ Giấy bị mất, rách hoặc mờ không thể đối chiếu

Trong những trường hợp này, người dân phải làm thủ tục cấp lại giấy xác nhận không thuộc diện cấm xuất cảnh.

7. Lưu ý quan trọng để hồ sơ không bị trả về

• Kiểm tra thông tin cá nhân trên giấy xác nhận trùng khớp với CCCD/hộ chiếu.

• Chuẩn bị ngôn ngữ cần dịch trước để tránh phải dịch lại nhiều lần.

• Nếu dùng cho nước yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự, nên hỏi trước xem bản dịch có phải hợp thức hóa hay không.

• Không sử dụng bản scan, bản chụp hoặc bản sao y ở nơi khác để yêu cầu công chứng bản dịch.

8. Kết luận

Thủ tục công chứng giấy xác nhận xuất cảnh đòi hỏi độ chính xác cao vì đây là tài liệu liên quan đến quản lý xuất nhập cảnh. Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, mang bản gốc để đối chiếu và thực hiện đúng quy trình công chứng bản dịch sẽ giúp hồ sơ được chấp nhận nhanh chóng, tránh rủi ro bị từ chối.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Vi bằng có giá trị pháp lý thế nào? – Giải đáp từ chuyên gia

>>> Thủ tục công chứng văn bản từ chối nhận di sản của người chưa có CCCD

>>> Tại sao nên nhờ luật sư xem xét trước khi ký hợp đồng mua bán nhà?

>>> Rủi ro khi bỏ qua chứng thực chữ ký trong giao dịch

>>> Có được cấp sổ đỏ nếu chưa hoàn công? – Giải đáp về thủ tục làm sổ đỏ

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com