Trong quá trình thực hiện công chứng, nhiều người dân chỉ quan tâm đến việc ký kết và nhận văn bản công chứng mà ít chú ý đến vấn đề lưu trữ hồ sơ công chứng. Tuy nhiên, khi phát sinh tranh chấp, thất lạc giấy tờ hoặc cần trích lục lại hồ sơ, câu hỏi thường được đặt ra là: thời hạn lưu trữ hồ sơ công chứng là bao lâu theo quy định pháp luật?
Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết thời hạn LTHS công chứng, căn cứ pháp lý, trách nhiệm lưu trữ và những lưu ý quan trọng, kèm ví dụ thực tế minh họa.
>>> Xem thêm: Đừng để việc công chứng làm bạn mất thời gian; quy trình tại đây cực kỳ nhanh gọn.
1. Thời hạn lưu trữ hồ sơ công chứng là gì?
Hồ sơ công chứng là tập hợp các giấy tờ liên quan đến việc công chứng, bao gồm:
Phiếu yêu cầu công chứng
Dự thảo hợp đồng, giao dịch
Bản sao giấy tờ tùy thân
Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản
Bản chính văn bản công chứng lưu tại tổ chức hành nghề công chứng
👉 Thời hạn LTHS công chứng là khoảng thời gian mà tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm bảo quản, lưu giữ các hồ sơ này theo quy định pháp luật.
2. Thời hạn lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định pháp luật
Pháp luật hiện hành quy định rõ ràng và bắt buộc về thời hạn LTHS công chứng, nhằm bảo đảm an toàn pháp lý và phục vụ việc tra cứu khi cần thiết.
📌 Căn cứ pháp lý
Theo Điều 62 Luật Công chứng 2014 quy định về lưu trữ hồ sơ công chứng:
“Hồ sơ công chứng phải được lưu trữ ít nhất 20 năm tại tổ chức hành nghề công chứng; đối với hồ sơ công chứng có giá trị lịch sử, thời hạn lưu trữ thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.”
👉 Như vậy, thời hạn lưu trữ hồ sơ công chứng tối thiểu là 20 năm kể từ ngày thực hiện công chứng.
👉 Là các tổ chức chịu trách nhiệm trực tiếp lưu trữ hồ sơ công chứng.
Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng:
Chấm dứt hoạt động
Chuyển đổi, sáp nhập
Giải thể
📌 Hồ sơ công chứng sẽ được bàn giao cho Sở Tư pháp quản lý theo quy định.
📍 Ví dụ thực tế
Văn phòng công chứng A giải thể năm 2023. Toàn bộ hồ sơ công chứng đã thực hiện trước đó được bàn giao cho Sở Tư pháp để tiếp tục lưu trữ đủ thời hạn lưu trữ hồ sơ công chứng theo luật định.
4. Ý nghĩa thực tế của thời hạn lưu trữ hồ sơ công chứng
Việc quy định thời hạn lưu trữ hồ sơ công chứng không chỉ mang tính hình thức mà có ý nghĩa rất lớn trong thực tiễn.
📌 Ý nghĩa pháp lý
Là căn cứ để trích lục hồ sơ khi người dân mất bản chính
Phục vụ giải quyết tranh chấp tại Tòa án
Xác minh tính hợp pháp của giao dịch đã công chứng
📍 Ví dụ thực tế
Anh A làm mất hợp đồng mua bán nhà đã công chứng từ năm 2010. Đến năm 2024, anh vẫn có thể yêu cầu trích lục hồ sơ tại văn phòng công chứng (hoặc Sở Tư pháp nếu văn phòng đã giải thể) vì vẫn còn trong thời hạn lưu trữ hồ sơ công chứng 20 năm.
>>> Xem thêm: Rất nhiều trường hợp chỉ cần Chứng thực nhưng lại đi công chứng gây mất thời gian.
5. Kết luận
Theo quy định của Luật Công chứng 2014, thời hạn lưu trữ hồ sơ công chứng tối thiểu là 20 năm kể từ ngày công chứng. Đây là quy định bắt buộc nhằm bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự và quyền lợi hợp pháp của người dân.
Người dân khi thực hiện công chứng nên:
Bảo quản bản chính văn bản công chứng cẩn thận
Biết rõ nơi lưu trữ hồ sơ để trích lục khi cần
Yên tâm rằng hồ sơ công chứng luôn được lưu giữ trong thời gian dài theo luật định
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
