Công chứng khi mất bản gốc là thắc mắc phổ biến của nhiều người dân trong quá trình hoàn thiện hồ sơ hành chính, xin việc, làm thủ tục nhà đất… Việc chỉ còn bản sao, giấy photo nhưng không có bản gốc liệu có thể công chứng được không? Câu trả lời sẽ được phân tích dưới đây với căn cứ pháp lý rõ ràng và ví dụ minh họa thực tế.
Theo quy định tại khoản 1 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác nhận bản sao là đúng với bản chính.
1.2. Điều kiện để công chứng khi mất bản gốc
Căn cứ theo Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, để được chứng thực bản sao từ bản chính thì người yêu cầu phải xuất trình bản chính làm cơ sở đối chiếu.
Điều 20. Chứng thực bản sao từ bản chính
“Người thực hiện chứng thực có trách nhiệm kiểm tra bản chính. Nếu bản chính hợp lệ thì mới được chứng thực bản sao.”
Do đó, không có bản gốc thì về nguyên tắc không thể chứng thực bản sao từ bản photo.
Lưu ý: Đây không phải là công chứng bản sao, mà là công chứng hợp đồng hoặc giao dịch mới dựa trên tài liệu có giá trị tương đương.
3. Ví dụ minh họa thực tế
Trường hợp 1 – Không được chứng thực bản sao khi không có bản gốc Anh Hưng muốn chứng thực bản sao CMND cũ nhưng đã làm mất bản gốc. Anh chỉ còn bản photo. Văn phòng công chứng từ chối yêu cầu vì không có cơ sở để đối chiếu với bản gốc.
Trường hợp 2 – Có thể lập văn bản mới thay vì công chứng bản photo Chị Hoa mất sổ hộ khẩu bản gốc nhưng cần làm giấy ủy quyền sử dụng đất. Văn phòng công chứng yêu cầu chị cung cấp xác nhận mất sổ và giấy cấp đổi sổ hộ khẩu mới để lập văn bản ủy quyền có công chứng, chứ không thực hiện chứng thực bản sao từ bản photo.
Nếu mất bản chính, nên ưu tiên thực hiện thủ tục cấp lại, ví dụ:
Mất CMND/CCCD → Đến cơ quan công an để cấp lại
Mất sổ hộ khẩu → Đề nghị cấp trích lục cư trú
Mất giấy khai sinh → Xin cấp lại tại UBND nơi đăng ký khai sinh
4.2. Sử dụng tài liệu thay thế hoặc xác nhận
Trong một số trường hợp đặc biệt, người dân có thể:
Xin văn bản xác nhận mất tài liệu
Xuất trình các tài liệu thay thế được pháp luật công nhận như bản trích lục, bản điện tử có mã xác thực
4.3. Tư vấn pháp lý trước khi công chứng
Nên liên hệ với văn phòng công chứng hoặc luật sư để được tư vấn cụ thể về tính hợp lệ của tài liệu, tránh mất thời gian, công sức.
>>>Xem thêm: Bất ngờ với những tiêu chí đánh giá mộtphòng công chứng uy tín tại Hà Nội
Kết luận
Công chứng khi mất bản gốc là điều không thể thực hiện đối với trường hợp chứng thực bản sao. Tuy nhiên, tùy từng mục đích và loại tài liệu, vẫn có giải pháp thay thế thông qua các thủ tục cấp lại hoặc lập văn bản mới. Người dân cần xác định rõ loại công chứng mong muốn và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định pháp luật.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
