Những bước cần thực hiện để bảo vệ dữ liệu cá nhân trong doanh nghiệp
Bảo vệ dữ liệu cá nhân đã trở thành một chủ đề quan trọng và được chú ý đặc biệt trong thời đại số hóa ngày nay. Việc xử lý và bảo mật thông tin cá nhân của khách hàng, nhân viên và đối tác là một trách nhiệm quan trọng của mọi doanh nghiệp. Để đảm bảo rằng dữ liệu cá nhân được bảo vệ tốt nhất, các doanh nghiệp cần tuân thủ những hướng dẫn và quy định về quản lý dữ liệu cá nhân. Dưới đây là hướng dẫn về các bước cần thực hiện để bảo vệ dữ liệu cá nhân trong doanh nghiệp.
1. Bổ sung quy định về thu thập, xử lý thông tin người lao động
Theo khoản 3 Điều 2 Nghị định 13/2023/NĐ-CP, những nội dung chủ yếu trong hợp đồng lao động như họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú, số thẻ Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người lao động theo Điều 21 Bộ luật Lao động 2019 đều thuộc dữ liệu cá nhân cơ bản của người lao động.
Thậm chí, trong một số trường hợp, người lao động có thể phải cung cấp thêm một số thông tin như: Dữ liệu về tội phạm, hành vi phạm tội được thu thập, lưu trữ bởi các cơ quan thực thi pháp luật; thông tin về đặc điểm di truyền… và đây chính là những dữ liệu cá nhân nhạy cảm theo khoản 4 Điều 2 Nghị định 13/2023/NĐ-CP.
Doannh nghiệp có nghĩa vụ phải thông báo cho ứng viên khi đăng ký tuyển dụng, người lao động của mình về việc xử lý dữ liệu cá nhân (thu thập, lưu giữ…) 01 lần trước khi tiến hành đối với hoạt động theo quy định tại Điều 13 Nghị định này.
Theo đó, thông báo xử lý dữ liệu cá nhân phải bao gồm các nội dung:
– Mục đích xử lý;
– Loại dữ liệu cá nhân được sử dụng có liên quan tới mục đích xử lý;
– Cách thức xử lý;
– Thông tin về các tổ chức, cá nhân khác có liên quan tới mục đích xử lý;
– Hậu quả, thiệt hại không mong muốn có khả năng xảy ra;
– Thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc xử lý dữ liệu.
Do vậy, doanh nghiệp cần phải bổ sung các điều khoản trong hợp đồng thử việc, hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng lao động các nội dung trên (phạm vi dữ liệu cá nhân được bảo vệ; mục đích, phạm vi xử lý dữ liệu cá nhân; nghĩa vụ của doanh nghiệp trong việc bảo mật dữ liệu cá nhân…).
>>> Xem thêm: Điều kiện, hồ sơ thực hiện thủ tục cấp sổ đỏ cho rừng sản xuất là rừng trồng năm 2023
2. Bổ sung/cập nhật nội dung biểu mẫu cho phép xử lý dữ liệu cá nhân
Căn cứ Điều 11 Nghị định 13/2023, doanh nghiệp phải được người lao động, ứng viên ứng tuyển đồng ý đối với tất cả các hoạt động (trừ các trường hợp tại Điều 17) trong quy trình xử lý xử liệu cá nhân như:
Thu thập, ghi, phân tích, xác nhận, lưu trữ, chỉnh sửa, công khai, kết hợp, truy cập, truy xuất, thu hồi, mã hóa, giải mã, sao chép, chia sẻ, truyền đưa, cung cấp, chuyển giao, xóa, hủy dữ liệu cá nhân hoặc các hành động khác có liên quan.
Sự đồng ý của người lao động, ứng viên phải được thể hiện bằng văn bản, giọng nói, đánh dấu vào ô đồng ý, cú pháp đồng ý qua tin nhắn, chọn các thiết lập kỹ thuật đồng ý hoặc một hành động khác thể hiện sự đồng ý.
Nếu có tranh chấp thì doanh nghiệp có nghĩa vụ chứng minh sự đồng ý của người lao động, ứng viên tuyển dụng nên doanh nghiệp cần xây dựng hoặc cập nhật nội dung biểu mẫu để ứng viên, người lao động đánh dấu hoặc xác nhận bằng văn bản cho phép sử dụng dữ liệu cá nhân.
3. Cập nhật quy định về cấm mua, bán và chia sẻ thông tin dữ liệu cá nhân
Theo khoản 4 Điều 3 Nghị định 13/2023/NĐ-CP, dữ liệu cá nhân không được mua, bán dưới mọi hình thức (trừ trường hợp luật có quy định khác).
Trường hợp vi phạm quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân, tùy mức độ, cơ quan, tổ chức, cá nhân vi phạm có thể bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính, xử lý hình sự theo quy định.
Do đó, doanh nghiệp cần phải xây dựng/cập nhật thêm vào Nội quy lao động các quy định cấm mua, bán và chia sẻ thông tin dữ liệu cá nhân để làm căn cứ xử lý kỷ luật lao động và bồi thường thiệt hại (nếu có) trong trường hợp có sai phạm.
4. Chỉ định cá nhân và bộ phận bảo vệ dữ liệu cá nhân nhạy cảm
Một trong những biện pháp để bảo vệ dữ liệu cá nhân nhạy cảm được quy định tại Điều 28 Nghị định 23/2023 là:
Chỉ định bộ phận có chức năng bảo vệ dữ liệu cá nhân, chỉ định nhân sự phụ trách bảo vệ dữ liệu cá nhân và trao đổi thông tin về bộ phận và cá nhân phụ trách bảo vệ dữ liệu cá nhân với Cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân. Trường hợp Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân, Bên Xử lý dữ liệu, Bên thứ ba là cá nhân thì trao đổi thông tin của cá nhân thực hiện.
Căn cứ Điều 24 Nghị định 13/2023, kể từ thời điểm bắt đầu xử lý dữ liệu, doanh nghiệp và các bên liên quan có nghĩa vụ lập và lưu giữ hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân và phải đảm bảo luôn có sẵn để phục vụ hoạt động kiểm tra, đánh giá của Bộ Công an.
Đồng thời, doanh nghiệp còn phải gửi 01 bản chính hồ sơ tới Cục An ninh mạng và phòng chống tội phạm sử dụng công nghệ cao – Bộ Công an theo Mẫu số 04 tại Phụ lục của Nghị định này trong thời gian 60 ngày kể từ ngày tiến hành xử lý dữ liệu cá nhân.
Bên cạnh đó, các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài nói chung và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoạt động theo mô hình Công ty mẹ – con nói riêng cần chú ý trường hợp chuyển dữ liệu cá nhân của công dân Việt Nam ra nước ngoài.
Theo đó, ngoài việc lập hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài, doanh nghiệp còn phải gửi 01 bản chính hồ sơ tới Cục An ninh mạng và phòng chống tội phạm sử dụng công nghệ cao – Bộ Công an theo mẫu số 06 tại Phụ lục của Nghị định này trong thời gian 60 ngày kể từ ngày tiến hành xử lý dữ liệu cá nhân.
Trên đây là bài viết giải đáp về “Những bước cần thực hiện để bảo vệ dữ liệu cá nhân trong doanh nghiệp”. Ngoài ra, nếu như bạn đọc còn thắc mắc gì liên quan đến nội dung trên hoặc cần tư vấn các vấn đề pháp lý khác về công chứng và sổ đỏ, xin vui lòng liên hệ theo thông tin:
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Ngoài ra, chúng tôi có đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
CÁC LOẠI HỢP ĐỒNG – GIAO DỊCH
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
Dịch thuật, chứng thực bản dịch các loại văn bản
Công chứng hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất
Công chứng hợp đồng mua bán, chuyển nhượng nhà đất
Công chứng văn bản thừa kế, phân chia di sản thừa kế
Công chứng di chúc, lưu giữ, bảo quản di chúc
Công chứng văn bản thỏa thuận về tài sản chung
Công chứng hợp đồng ủy quyền, giấy ủy quyền
Công chứng hợp đồng thế chấp tài sản
Công chứng hợp đồng mua bán Ô tô, Xe máy
Công chứng hợp đồng cho thuê, cho mượn BĐS
Cấp bản sao tài liệu, hợp đồng giao dịch